做好学生档案工作为大学生就业怎么写作

高校学生档案是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据.随着社会主义市场经济体制的逐步建立,高校大学生就业工作由包分配转变为“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的模式.在目前就业竞争激烈的情况下,高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证,仍然有着难以替代的作用.目前高校学生档案管理中还存在着不少问题,需要我们认真加以解决.

一、高校学生档案目前存在的主要问题

１．信息过时,无法满足用人单位的需求.高校学生档案原有的功能是在计划经济体制下设置的,在市场经济条件下,档案中记载的许多内容已经失去意义,但许多符合时代需要的新内容未被记载.如,目前,高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔,涉及高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、入党入团材料、报到证存根、体检表等材料比较多,而用人单位希望了解的个人素质、成就、能力、诚信等方面的材料比较少.同时,档案内容比较单一、陈旧,内容空洞、政治术语多,呈公式化、口号化特征,千人一面,缺乏个性.

２．信息失真,干扰了毕业生就业市场的公平竞争.１９９９年开始扩招以来,大学生就业压力越来越大,有的毕业生为在激烈的竞争中取胜,不惜采取涂改成绩,办检测证明、检测文凭等不正当手段以击败对手.新形势下,也有个别高校为使自己的毕业生就业顺利,也为使学校博取“生源素质好,就业率高”的社会声誉,便普遍提高毕业生专业成绩,扩大学生干部覆盖面及获奖比例,降低考评标准,撤销学生处分材料,等等.由于信息失真,查重现象严重,致使很多国有企事业单位在招聘毕业生时,也多采用“试用期”制度,干扰了毕业生就业市场的公平竞争.

３．高校学生档案缺乏全程管理,阻碍和影响了大学生就业.

（１）网上招生带来的影响.２００１年始,各省相继开始实行网络招生,考生档案电子化.但电子档案中所反映的内容不够真实、完整,只包括报名、体检、成绩和高考志愿４项内容信息,高校能得到的纸质档案只是一张表格；还有不少省份考生纸质档案交由本人自带,有的是由考生所在中学或招办寄发.更有甚者,有的省份不寄纸质档案,送一张录取学生电子档案光盘到高校了事.至于纸质档案的内容更是五花八门.这无疑给新生入校后建档带来麻烦.

（２）高校学生档案管理的落后和归档的滞后.现在高校学生档案管理体制的状况是各行其是.有的高校把学生档案放在综合档案室实行综合管理；有的高校把学生档案放在人事部门或学生工作部门一起管理；有的高校为了便于利用,把学生档案放在各个系（院）,实行分散管理.不管哪种方式,大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案.而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就已经开始了.由于不少高校仍沿袭旧的运作方式,学生进校后其档案不建档就束之高阁了,在校期间产生的档案材料散放在各系（院）、处（室）乃至个人手中,等毕业生离校时再集中整理、归档.待到用人单位上门查阅参考时,却到处难觅“芳踪”,影响了毕业生就业.

（３）毕业生跟踪档案滞后.大多数高校认为,毕业生离校,完成档案转递任务后,学生档案就应该结束使命了.学生毕业后的跟踪档案（如毕业生质量调查、贷款诚信度调查等）几乎为零.为此,学校在进行学科、专业和课程调整,教学内容和方法改革时便失去重要的参考依据,导致学校的专业设置与社会需求相脱节,人才供需结构性失衡.

二、高校学生档案管理的新思路

１．明确高校学生档案的归档规范.教育部作为权威机构在高校学生档案管理这项工作上应有非常严格而明确的要求,应结合新时期对人才的需求,对档案材料的收集范围及教师应从哪些方面评价学生都作出统一、具体的规定.按照组织部、国家档案局关于印发《干部档案工作条例》的通知精神对高校学生档案进行规范化整理与管理,实现学生档案向干部档案顺利过渡.每个高校在新生入校后就应抓好这项工作,注意观察和了解学生在校各项活动中所表现出的能力并如实记载下来,努力做到即收即归,保持材料的齐全和连贯,这既可减少集中整理时的工作量,又能使学生档案反映出学生的新情况,使学生档案有较多、较新的信息含量,保持档案的完整和最新状态,使学生档案真正成为学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证.

２．确保高校学生档案的真实性.在一个法制健全的社会中,诚信是一种无形资产,诚信是脸面,更是脊梁.大学生档案是靠当事人自己的言行建立起来的,其中有些档案材料学生本人必须实事求是提供,使其更具真实性,更具说服力.一份完整的学生档案不单纯是学生受教育的情况,还应包括学生个人的信贷消费、有无犯罪记录和参加社会公益活动的记录等内容,是对学生成长历史真实完整的记录.原始的学生档案材料是具有法律效力的,可以为当事人出具合法的第三方证明.

为维护高等学校及其毕业生合法权利,打击不法分子伪造和写卖书的行径,应根据教育部《高等教育书电子注册管理暂行规定》,将普通高校、成人高等教育和高等教育自学考试的毕业生文凭和毕业生彩色照片、一同注册上网,进入全国高等教育书电子档案数据库,用人单位只需将学生代码输入,就可在网上查实,既方便快捷,更可以从根本上治理检测文凭市场.

３．加强高校学生档案的全程化管理.

（１）规范网上招生档案.第一,各地招办、各类中学必须在给每位考生建立电子档案的同时,建立纸质档案.强调电子档案仅是为方便网上招生工作,不能代替纸质档案.被录取的考生档案中,既要有反映其高考情况的电子档案,也要有其在高中或工作单位经历的纸质档案.第二,被录取考生的纸质档案一律由各省招办归口管理,目前暂不宜由地市县招办或中学管理.第三,对已被录取而后又放弃入学资格的考生,其纸质档案应退回考生所在的省招办.第四,保证考生档案内容的真实性与档案材料的完整性,以便高校及时对考生入学资格进行复查和今后用人单位对毕业生的全面了解.

（２）及时收集、整理学生档案材料.面对当前就业工作的超前性,以及档案材料在大学生就业中作用的特殊性,我们的学生档案已不能再沿袭过去的方法――滞后到毕业生离校时再整理归档.要从大学生进校起就做好建档工作,并根据其专业、班组群体性,随时按照新的归档范围和要求,收集、整理有关材料.学生的各种材料一经形成,就要尽快存入学生的档案中去.保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档,以杜绝临时抱佛脚的突击行为,避免错装、漏装和档案转递不及时、不准确的人为错误.

（３）建立毕业生信息反馈档案.建立毕业生信息反馈档案,可以为在校学生提供相关的就业信息.一是间接的就业信息.即毕业生信息反馈中反映了当前社会对大学生的思想道德、知识结构、专业技能、心理素质等的具体要求,在校生可以依据这些信息,主动地、有意识地设计自己,以适应社会.二是直接的就业信息.某些毕业生信息反馈中提出了明确的用人要求,高校可以直接提供给有关专业的在校生.更重要的是学校可以根据这些信息反映出的市场对人才的需求状况,在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调整,主动适应人才市场,培养学生综合素质和基本技能.

４．高校学生档案的信息化大有可为.随着计算机在各个行业中的广泛应用,高校学生录取、毕业环节已实现网络管理,电子档案已成雏形.各种档案信息管理软件的不断涌现,大大简化了查询的手续；信息高速公路的出现,通过互联网络技术,可实现异地信息交流档案查询.实行电子计算机管理,采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件,对学生的学籍、考籍等多项信息进行数字管理,并实现存储信息与网上阅卷、网上录取和学业证书的链接及数据处理.利用者可直接在网上查阅、利用,为用人单位提供了最捷径、最准确的毕业生档案信息.摆脱了以前那种要在大量档案中翻阅查找的麻烦,使查阅变得轻松、快速、也使得毕业生档案的管理更规范化、更有序化,这既减轻了劳动强度,又大大提高了工作效率和工作质量.

电子档案的建立,并不是摒弃学生的纸质档案,而是把它作为原始材料,作为对电子档案的补充和备份,若对电子档案的信息有异议,还可查阅纸质档案,并作为最后的依据.因此,高校必须建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式.

（作者单位：山东临沂师范学院大学生就业指导中心２７６００５）