全国明清档案案卷级目录采集方案

为做好全国明清档案案卷级目录采集工作,建立全国统一的明清档案检索体系,促进明清档案信息交流,实现全国明清档案资源共享,依据《国家档案局关于印发〈档案资料目录报送方案〉的通知》（国档发[１９９２]１１号）精神,特制定本方案.

本方案规定了报送明清档案案卷级目录工作目标、报送范围、方法步骤和要求.

本方案适用于全国各级档案馆及有关档案单位和个人保存的明清档案案卷级目录报送工作.

１．工作目标

１．１从２００５年开始逐步建立并不断充实完善全国明清档案案卷级目录数据库.

１．２各省在以省馆为依托建立本省明清档案案卷级目录数据库的同时,将数据备份直接报送全国明清档案资料目录中心.

２．报送范围

２．１全国县以上档案馆及有关档案单位与个人保存的明清档案案卷目录（若明清档案检索工具无案卷级,只有文件级或文件组合级,可直接报送文件级或文件组合级目录）.

２．２凡在国内其他档案馆获取的档案复制件,其目录无须报送；从国外或国内个人处获取的档案复制件,其目录则需要报送,并在备注栏注明“复制件”字样.

３．目录加工方法和要求

３．１目录加工使用标准及工具

３．１．１中国第一历史档案馆研制、由国家档案局作为行业标准批准发布的相关标准化文件为报送标准依据.主要包括：

ＤＡ／Ｔ８―９４《明清档案著录细则》

ＤＡ／Ｔ９―９４《明清档案档号编制规则》

ＤＡ／Ｔ３３―２００５《明清档案目录中心数据采集标准、明清档案机读目录数据交换格式》

３．１．２中国第一历史档案馆研制《明清档案工作标准文献汇编》（１９９５年版）中收录作为推荐性的标准化文件,作为报送标准参考依据.主要包括：

《明清档案著录文字使用规则》（试行本）

《明清档案整理规则》（试行本）

《清代档案分类表》

《清代档案主题词表》（试行本）

３．１．３将《明清档案著录细则》著录项中的主题词、缩微号由必填项改为选择项.

３．１．４在原《明清档案著录细则》基础上,补充“朝年政权标识”、“页号”、“档案馆代码”等著录项（详见《明清档案目录中心数据采集标准、明清档案机读目录数据交换格式》）.

３．２目录制作要合理利用原有目录基础.原有案卷目录尚未进行任何标引的,应依据本方案３．１款对目录作标引处理.原有案卷标题不能提示档案内容的应重新拟写,尤其是题名中缺少反映档案主题要素的必须补齐.

３．３凡需要保密、延期开放等控制使用的档案,必须依据标准标识控制使用的符号.

３．４各省目录报送形式为磁（光）盘的形式,须经严格校审,并自留备份.

３．５各省所报目录磁（光）盘除外部贴附标签标识外,磁（光）盘内也应附有卷标,以揭示本盘的内容.

４．报送的时间与步骤

４．１目录报送工作从２００５年开始,至２００８年结束.

４．２省级、计划单列市、副省级市档案馆在２００８年完成目录报送工作,其他馆可根据实际情况,在总的时限内,安排本馆的目录报送时间.

５．目录报送工作组织管理

５．１案卷级目录报送工作以省为单位,实行分级管理,即全国明清档案资料目录中心只负责协调省级目录报送的单位.各省、自治区、直辖市档案局（馆）负责协调本省各级档案馆及其他部门的目录报送工作.

５．２对计算机录入暂时有困难的档案馆目录报送工作,由各省局（馆）协调处理,予以解决.

５．３各省局（馆）目录中心或负责报送目录的部门可派专人或采取机要传递的方式将本地区各馆目录数据报送至全国明清档案资料目录中心.

５．４报送的目录数据磁（光）盘必须严格包装,妥善保管,严防途中遗失或损坏,确保磁（光）盘数据的安全.磁（光）盘标签上应当标明相应的提示性信息,如省、自治区、直辖市、县的名称等,并另附函说明.

５．５目录报送地址：北京市故宫西华门内中国第一历史档案馆全国明清档案资料目录中心

５．６本方案由全国明清档案资料目录中心负责解释.