档案的收集和整理

5月12日14时28分,四川汶川发生8.0级特大地震,抗震救灾攻坚战随即全面展开.历史要铭记这一切,作为档案工作者,要尽快收集整理这次大地震前后的文件材料,并加以归档整理,为今后分析、研究和总结这次地震发生的原因、规律和趋势提供科学依据.

档案收集范围

（1）党和国家领导人指挥抗震救灾工作的重要批示、指示和讲话稿及会议纪要、宣传报道、活动照片、录音、录像.

（2）各级抗震救灾指挥部负责人对抗震救灾工作的重要批示、指示和讲话、宣传报道、活动照片、录音、录像.

（3）各级党委、政府在抗震救灾工作中做出的重大决策,制定的预案和监测方案等文件材料.

（4）地震基本参数及图件.

基本参数主要有：事件发生前后测震、流体、电磁以及形变等四大学科观测记录资料,包括国家地震台网事件发生前后波形数据、汶川大地震发生前后的地震记录图纸、余震序列目录、地震走时表以及地震监测流动台站观测资料等；地震图件包括：汶川大地震震中分布图、地震过程中地表位移场变化图、地震震源及破裂过程图、地震CMT图解、卫星图片、遥感地质图片以及典型地震灾害图片等.

（5）会商会以及各种专题会议材料.

地震发生前一个月的会商报告；地震发生后中国地震局及各省局召开的周月及临时会商报告、震后趋势判定意见,包括会商会记录、专家发言等；地震后,中国地震局及各省局紧急召开的专门会议文件材料,包括各种专题会议文件材料以及会上专家对成因分析、构造背景以及震源机制等专题报告和学术论文等.

（6）地震现场和应急救援工作材料.

地震系统各单位赶赴灾区现场工作队发回的地震现场灾情报告和震害照片以及视频资料、现场工作日志、工作简报及针对灾情采取的防治措施、灾情统计的文件材料；地震科考工作组地震科学考察、地震调查、灾情评估、次生灾害的预测等报告；各省市赶赴灾区的地震灾害紧急救援队现场决策与指挥以及救援情况报告,包括在施救过程中采取的营救措施、成功救助幸存者案例、仪器设备使用情况以及可歌可泣的英雄人物材料等.

（7）各地新闻媒体就对地震部门的采访和报道材料.

电视台记者在中国地震台网中心实时性对监测的转播视频资料；中国地震局答记者问；电视台和各省市电视台就对地震部门负责人和专家进行的专访、报道以及各省市电视台、广播电台等媒体视频资料以及各家报纸开辟“防震减灾专栏”等材料.

（8）灾后重建的规划、实施、管理等相关文件材料.

地震专家参加各省市赴灾区制定的重建规划、勘选报告、技术方案和灾后重建的实施及管理等相关文件材料等.

（9）相关出版印刷材料.

纪实类――抗震救灾的真实记录的书刊及画册,包括现场救援和工作的英模先进材料等；知识类――编写的普及防震减灾知识读本；心理类――关注灾后心理救助的心理救助指南、灾后心理重建等出版物；诗歌类――饱含深情的诗歌、散文等文学作品集.

（10）相关音像视频资料.

音像视频资料可分为：党关怀、领导人灾区足迹、灾情实录、应急救援、国际救助、各地捐款、生命奇迹、感人故事、震后重建、生活安置、医疗卫生等.

档案整理和组卷

档案整理涉及方方面面,组卷模式既不能按文书档案组卷,也不能按科技档案组卷,可将其看作是一专题项目档案加以整理、组卷.因此,要遵循文件材料的形成规律以及档案成套性的特点,在保持卷内文件材料有机联系的前提下,将收集到不同时间、阶段的文件材料按内容、性质进行整理,做到分类科学、组卷合理.

（1）分类体系

档案按照不同时期、阶段和类型分类,根据实际情况主要可分为：震前阶段、震中阶段和震后阶段；档号的组成：分类号－××（单位代码）-××××（案卷流水号）.

（2）组卷方法

党和国家领导人指挥抗震救灾工作的重要批示、指示和讲话稿及宣传报道和各级抗震救灾指挥部负责人对抗震救灾工作的重要批示等材料按专题、时间组卷；管理性材料按问题、时间组卷；震前阶段：测震、流体、电磁以及形变等四大学科所有观测记录和资料按学科手段组卷；自然和动物等各种异常现象按地域组卷；震中阶段：地震基本参数及图件、中国地震台网中心以及各省局地震情月周和临时会商报告、专题会议以及媒体采访、专访等按专题组卷；现场救援和工作文件材料按时间顺序组卷；震后重建阶段：重建规划、勘选报告、技术方案按编制灾后重建规划所在地区组卷；相关印刷出版和音像视频按分类类型组卷.

要注意电子载体档案的整理组卷.后各单位现场工作组发回了大量视频和现场照片,刻录成光盘后,要用光盘贴粘贴在实体上,上方标明：题名,包括时间、地点和内容；左边标明：格式；右边标明播放时间或照片张数；下方标明制作单位和时间.电子载体档案要附与其对应的纸质材料,一般保存三套.由于电子载体档案要求的保存环境较高,所以它们最好单独组卷,放在消磁柜中保存.

（3）文件整理

分类完成后,纸质文件材料一般可以按照《归档文件整理规则》要求,对每卷的卷内文件材料还要逐份进行整理,编写页号、装订、加盖件号章、著录卷内目录、填写备考表.声像、电子等特殊载体档案,分别按照国家档案部门颁布的相应要求进行整理.

思考与建议

汶川大地震是新中国成立以来破坏性最强、波及范围最广、救灾难度最大的一次地震,做好抗震救灾工作文件材料的收集归档工作意义重大.

近日,国家档案局发出通知,要求做好防震减灾档案的收集和整理工作.四川省灾区的档案部门正在抓紧一切时间,尽一切可能进行现场拍照、录像、采集资料,为这场巨大的灾难留下真实写照,为抗击灾难中的经验和智慧留下宝贵记忆.然而,这次抗震救灾涉及国内国外,民政、公路、铁路、民航、电力、水利、通信、地震、气象、卫生等各部委和部门以及陆海空各兵种等等所产生的海量文件材料不是哪一个省、哪一个部门、哪一个地区能够收集齐全归档的.此外,形成的文件材料来源广、载体形式多样、文件价值鉴定难度较大、档案与资料界限难以区分清,如何收集和整理组卷,值得档案人员思考和探讨；而组卷后如何进行排架编写案卷顺序号也需要研究.5月22日浙江省档案工作者向全国档案工作者发出了为“汶川特大地震建大档案”的倡议,这是非常切合实际的.但“建大档案”是要以全国各有关单位收集整理好本行业本部门“小档案”为前提的.例如：中国地震局所属的全国地震系统各单位,地震时绝大部分省局都派出了地震现场工作组、地震现场科考组以及随地震灾害紧急救援队派出的地震专家组,国务院抗震救灾指挥部就设在中国地震台网中心.地震系统可以说是与关系最为密切,在抗震救灾和地震监测全过程中形成了大量具有保存价值的文字、图片、声像、实物等重要材料,是独具专业特色的,也只有本系统档案人员能较为全面地收集整理才形成了大量的档案.因此,全国各有关单位、各级抗震救灾工作机构应各负其责,积极行动,认真做好抗震救灾工作中各种文件材料的收集和整理工作,这是确保这次大地震文件材料齐全完整的基础.

（作者单位：中国地震台网中心100045）