地质科技档案管理工作效益观

在以市场经济为主体的当今社会中,地质科技档案管理工作必须树立全面的地质档案工作效益观.正确区分档案管理工作效益和档案利用效益,处理好经济效益和社会效益的关系,促进地质科技档案管理工作由封闭型向开放型转变.

现代科技的迅速发展,使地质科技档案信息电子化、网络化,严重冲击了传统的地质科技档案管理工作模式,给地质档案工作的发展带来了机遇.特别在以市场经济为主体的当今社会中,我们更应该提高自己的认识水平,转变思想观念,树立全面的地质档案工作怎么写作观和效益观,为经济建设和社会发展作出更大贡献.

一、树立全面的地质档案工作效益观

传统的地质档案工作,虽然也重视档案的利用,把档案的利用作为地质档案工作根本目的来认识和对待,但仅从“效益”观点出发追求最佳效益是不够的.这是因为,第一,档案在利用上多是被动的,即是以档案实体为提供形式与手段的被动怎么写作,而主动怎么写作即以档案信息为单元的传递、利用和发展不够.这实际上是不注重效果,或者说没有注重获得最佳的利用效果.第二,档案的利用并不核算成本.传统的地质科技档案管理,没有档案利用成本的概念,更没有从产出与投入比的角度去分析地质档案工作或地质科技档案工作的效益.显然这样的地质科技档案工作是建立在不讲消耗、不讲效果、一切由国家承包的计划经济模式之下的.第三,没有把优质档案的增加看做是地质档案工作的效益,导致“效益观”的片面性,从而影响地质档案工作全面效益的提高.

在以市场经济为主体的当今社会中,地质档案工作更要讲究系统功能的完善,而其完善程度最终要以地质档案工作的输出――档案管理工作效益为标准进行衡量.当然,档案管理工作效益,在许多情况下是难以具体衡量的,但是树立地质档案工作效益观的概念,产出尽可能增多、消耗尽可能减少的观念,却是现代档案管理工作必须树立的重要理念之一.因为档案管理工作也和其他工作一样,效益明显才会受到社会的重视与支持.讲究效益,树立全面的效益观,就是千方百计地提高地质科技档案管理工作的效益,从根本上推动这项工作的发展.树立全面的档案管理工作效益观,还必须处理好档案管理工作的局部效益和整体效益的关系、现实效益和历史效益的关系.

二、明确地质科技档案管理工作效益的特点

地质科技档案管理工作效益,都附着和渗透在科技工作和有关的工作当中,而它本身不能独立表现出来.第一,地质科技档案的利用效益附着和渗透在利用者的劳动之中,人们看到的是利用者的工作产生效益,而忽略了档案人员的贡献因素.第二,由于科技人员利用的档案,均产生于一定的形成者,给人的印象是地质科技档案的形成者给了利用者的效益；对馆藏的增量也认为是别人移交的,忽略了地质档案工作者的劳动.其实,科技档案管理工作必须经过收集、整理、鉴定、保管、利用、统计六个重要环节,经过前四个环节所形成的科技档案虽然储存在内部单位,但它和已发表的论文、著作一样,也存在“著作权”问题.如果没有地质档案工作者的辛勤劳动,有关档案文件材料就可能不存在,或是残缺不全,科技人员也无法利用.第三,档案管理工作的效益均附着和渗透在科技人员的劳动对象之中,使它总是不能独立显现,而隐含在科技人员的劳动和总体效益之中,难免人们往往忽略地质档案工作者的效益贡献.

地质科技档案管理工作效益,在有些情况下是不明显的,例如地质科技成果的利用,以及地质储量报告的利用、图件文件的应用等,在为地质工作怎么写作中,地质科技档案管理工作的效益更多的是隐含的,由于档案价值的潜在性,档案利用效益的缓释性,使档案管理工作效益在短期内不能集中表现出来,而是通过漫长的岁月才能实现.如果地质档案工作者认识不到这一特点,有急功近利的思想,或者能够在眼下显示出档案管理工作的效果,但这是不能持久的,也是有害的.

三、区分档案管理工作效益和档案利用效益

地质科技档案管理工作效益与地质科技档案利用效益是有区别的.构成地质科技档案利用效益的因素包括地质科技档案管理人员的劳动因素,档案利用者的智能劳动因素和档案形成者的劳动因素.这里谈的地质科技档案管理工作效益,是指地质科技档案管理作为一项专业性工作,在科技工作中的贡献.区分地质科技档案管理工作效益和地质科技档案利用效益,有利于我们更全面地看问题.历来人们把档案管理工作的效益等同于档案利用效益,所以追求的目标基本是现实的利用效益,其中又主要是经济效益,特别是在市场经济条件更是如此.表现在档案学术理论的研究中,多以档案利用为主题,甚至形成了一种“急功近利”的档案利用畸形观点.地质科技档案管理效益理论告诉我们,档案管理工作不仅要取得现实最大利用效益,同时还要取得档案潜在价值、潜在效益的增量上,也就是地质档案的增量上.

四、处理好经济效益和社会效益的关系

地质档案工作要讲经济效益,但还必须讲社会效益,二者并重,不能偏废.不论是基层档案室在为本单位科技工作怎么写作中取得的直接或间接的经济效益,还是档案馆在为历史研究怎么写作中取得的社会效益,都同等重要,都是对社会的贡献.这两利,效益在一定条件下可以互相转化,不讲社会效益,单纯追求经济效益是有害的.

五、促进档案管理由封闭型向开放型转变

改革开放以来,随着利用需求的不断增大,人们效益观念不断增强,冲击了档案封闭型管理制度,使档案在内部利用上解除了限制,对外部提供利用方面做出了努力.但是,基层档案室要变为完全的开放型档案室是不可能的,档案管理的开放是有条件的,要控制在一定限度内.同时,也不是所有的档案都要保密,需要保密的档案不是永久性的,也不是对所有人需要保密.新时期中,基层档案室在坚持效益观念的同时,要进一步认清保密工作的相对性,只有这样,才能使地质科技档案管理由封闭状态转变为开放状态,从而扩大利用程度,提高档案的利用效益.

目前,档案虽不是商品,但从地质档案工作的怎么写作性和效益观上讲,要以优质怎么写作对待每一位利用者,树立“利用者第一”的观念.离开了利用者,档案的价值就无法转化,就谈不上效益.因此,我们在研究地质档案管理工作效益,特别是研究档案利用效益时,不可忽视研究“利用者”,只有满足了社会各方面利用者对档案信息的需求,才能实现档案的利用效益.