民生档案的建设与利用

宜兴市档案馆2009年7月晋升为国家一级馆,当年接待查档人次首次破万,达到132191人次,较上年同比增长117.8％；调阅案卷15685卷,同比增长43.9％；摘录复印17720页,同比增长63.6％,创了建馆53年来接待利用的最高记录,凸显出民生档案在解决众多民生问题,构建和谐社会等方面中不可替代的作用.

从上可以看出,档案利用重头戏在民生档案,达到12713人次,占总量96％之多.特别可喜的是到今年5月底,我们查档接待人次已达5753人,较上年同比增长63.3％,这其中民生档案也同样是利用重点.这充分说明民生档案是档案利用的重中之重,而其中婚姻、兵役、人事档案三大类又是民生档案利用的佼佼者.

2009年馆藏档案结构分析

至2009年底,馆藏档案已达353026卷,51799件.其中文书档案151973卷,26077件；专门档案193368卷,25722件；科技档案6634卷,特殊载体档案1051卷.其中涉民档案达161608卷,占馆藏量的46％.其结构情况为：

到今年明底,馆藏档案已达355310卷,145600件,其中新进近90000件房产契税档案,馆藏的丰富为档案利用提供了坚实基础.

我们的做法

在档案资源建设方面,我们的做法概括为：

一是应该进馆的要在“全”字上做文章.该不该进馆,由《档案法》和有关规定条例说了算,我们始终坚持这一原则.关键是要求该进馆的档案越全越好.为了达到这一目的,我们将进馆单位档案搜集的齐全完整作为每年对其进行考核的重点之一,仅此一项就占了百分考核的18分,在平时的指导中也都作为重点.

二是需要进馆的要在“诚”字上下工夫.需不需要进馆,由查档接待的实际情况定,根据群众实际需要定.近年来,我们据此加大了对婚姻、兵役和破产企业档案等的进馆力度.在实际工作中,这些档案的原主管部门往往会以各种理由将我们的要求婉拒,对此我们一方面主动向领导汇报争取支持,另一方面与相关部门领导多沟通,说明情况,以诚恳态度赢得理解和支持.为了抢救原国有破产企业档案,我们及时以市委、市政府两办名义联合发专门文件.在与市人武部、民政局等部门领导沟通并达成共识基础上,现在兵役档案、婚姻登记档案进馆已成常态,其馆藏数量也逐年攀升.

在查档利用方面,我们的做法是：

一是按需要增加接待人员,满足窗口怎么写作需求.随着窗口查档人次的不断增加,接待人员也从当初的1人逐步增加到现在的3人,一周轮换一次,所以保管利用科实有人员6人.

二是加快档案数字化建设步伐,不断提高查档效率.现在进行档案数字化的专门从业人员已达37人,年可完成800万页左右档案数字化任务,大大提高了查档效率.如：今年1～5月查档人次达5753人次,较去年同比增长60.3％,而调阅书面案卷只有4203卷次,同比下降了24％.这一增一降就是得益于我们的档案数字化,因为通过上网直接查阅的档案越来越多,也越来越方便了.

三是变被动为主动,不断提高查全率.群众来查档,都是抱着尽快查到的迫切心情.为此,每当一项利民政策出台,我们就立即主动调出相关案卷以备群众查阅,这也大大提高了查全率.我们在上年查全率达91％的基础上,今年1～5月份的查全率已上升到95％(查档人次5753,解决人次5455),来馆查档群众大多能满意而归.

四是发挥集体智慧,解决疑难问题.对于群众提出的查档要求,有时也会碰到一时解决不了的问题,对此我们主动将其要求记录下来并实行跟踪怎么写作,对这些难题及时会诊,尽可能帮助查找到相关档案,并及时告知有关查档人员,大大提高了查全率,也获得群众一致好评.