煤矿建设项目档案的规范化管理

被国家发改委命名的国家重要的大型煤炭基地、煤化工基地、西电东送的火电基地宁东能源化工基地,位于宁夏回族自治区东部毛乌素沙漠西南边一带,它是国家规划的13个亿吨级大型煤炭基地之一,是全国罕见的整装煤田.神华宁夏煤业集团有限责任公司所辖的羊场湾、枣泉、红柳、任家庄、清水营等一个个千万吨现代化煤矿横空出世,梅花井煤矿就是这些特大型矿井之一,年设计生产能力12.0mt／a(百万吨／年),是目前宁夏宁东能源化工基地煤矿设计生产能力最大的煤矿矿井概算总投资34.25亿元.

项目于2006年5月开工建设,历时44个月完成了一期建设任务,完成一期总投资179407.01万元,一期年生产能力达4.0mt／a,一期工程建设有142个单位工程,形成项目档案2106卷,光盘档案271件,照片档案15册.2010年9月29日,梅花井煤矿项目档案一次顺利通过了宁夏回族自治区档案局组织的档案专项验收.

煤矿建设尤其是井工型煤矿建设项目,不同于地面工程建设,都是在地下几百米深处作业,危险性大,设计变更多,自然条件复杂,受水文、地质、瓦斯、煤尘等影响大,专业性强,相对于其他建设项目来讲,煤矿工程建设具有高风险、投资大、规模大、工期长、单位工程多、参建单位多、人员结构复杂、没有矿建档案归档标准等特点,这些客观存在的问题给梅花井煤矿建设项目档案管理带来了巨大的困难和挑战.梅花井煤矿筹建处在没有前人经验可借鉴的情况下,面对困难迎难而上,大胆创新,结合煤矿建设工程实际,探索出一条较为成功的煤矿建设项目档案规范化管理的方法,为国家在煤矿建设领域重大建设项目档案规范化管理积累了一定的经验.

优化项目档案管理组织形式,为煤矿建设项目档案规范化管理提供组织保障

煤矿建设项目档案涉及各个部门和环节,需要多个部门的共同协作,因此,在管理上存在着一定的困难,梅花井煤矿项目开工建设初期,就成立了项目档案管理领导小组,将煤矿办公室、计划部、动力部、工程部等形成项目档案的部门负责人全部纳入领导小组成员中,煤矿建设筹建处负责人担任领导小组组长,选派了一名懂工程专业的责任心强的人担当专职档案员.在与各参建方签订项目施工合同时,将项目档案收集、整理、归挡等要求纳入了合同管理中,坚持项目档案集中统一管理、分工负责的原则,建立了以建设单位为档案管理核心,以设计、施工单位为档案管理主体,以监理单位控制为手段的档案管理网络,一级对一级负责,层层抓落实,真正将项目档案工作贯穿于项目建设的各单位、各部门、各领域,做到全员参与、全程管理.

部门、参建单位总动员,分工到位、互相配合,形成合力、齐抓共管

建设单位充分发挥档案管理核心地位作用,在项目建设开始,就制定了《梅花井煤矿工程资料管理规定》、《梅花井煤矿工程资料整理标准》、《国家重大建设项目档案管理办法》、《科学技术案卷构成一般格式要求》、《梅花井煤矿工程资料档案分类大纲》、《梅花井煤矿工程资料档案管理办法》等规章制度,明确参建单位在项目建设过程中对项目文件收集、整理、排序、字迹、装订、装具的标准和职责,并下发到各参建单位执行.施工单位采取逐级包干管理责任制,即对于总承包单位,所辖分包单位其形成的项目文件材料由各分包单位负责收集整理编目,在单位工程竣工验收前,提交总承包单位审核、验收、签字,按照单位工程档案的系统性进行排列,再向建设方移交.监理单位针对矿建工程和设备安装工程没有国家和行业档案管理标准的情况,通过与建设单位、参建单位及参加过大型煤矿建设有丰富管理和实践经验的管理、监理、施工等部门人员进行座谈、讨论、征求意见等形式和方法,结合自身在矿建资料管理方面积累的经验,依据《煤矿井巷工程质量检验评定标准》、《煤炭安装工程质量检验评定标准》、《国家重大建设项目档案管理办法》和《科学技术案卷构成一般格式要求》等标准的要求,编制了《煤矿矿建单位工程资料管理规程》、《煤矿机电安装单位工程资料管理规程》,这两个规程对监理方、施工方的项目资料收集的范围、格式、字号、电子格式、份数、签字等,特别是对矿建施工中形成的工程安全、功能检验、测量、水文地质、通风安全设施、设备试运行记录等文件材料的内容、格式作了详细、明确的要求,其中,《煤矿矿建单位工程资料管理规程》监理资料有三大项54条内容,施工资料有九大项217条内容；《煤矿机电安装单位工程资料管理规程》监理资料有三大项54条内容,施工资料有十三大项270条内容；这两个规程的编制在一定_程度上填补了国家在煤矿工程建设和设备安装领域资料收集范围的空白,为系统地收集、整理煤矿工程建设形成的文件材料提供了一定的参考依据.

创新档案培训模式,强化档案人员实际操作能力

有了档案管理的规章制度,有了煤矿建设文件资料的归档范围,但档案管理方面的主体一各参建单位的资料员档案管理水平、资质等参差不齐,为了快速适应、进入项目档案管理的角色,提高实际工作能力,矿领导决定采取“集中培训――实践――再现场答疑、点评”的档案管理培训模式,即工程项目一开工,矿领导就组织建设方及所有参建单位项目负责人、档案员、资料员等相关人员,请其业务主管部门――神华宁煤集团和自治区档案局专家进行授课,结合煤矿建设工程实际,着重讲解《国家重大建设项目档案管理办法》、《科学技术案卷构成一般格式要求》、会计、声像档案管理办法等内容,具有很强的针对性和操作性.各参建单位将项目资料整理一个阶段后,建设单位组织各参建单位把已整理好的资料带来,请档案专家到现场进行检查、点评,对提出的问题进行耐心、细致地解答.待工程建设进入收尾阶段,建设单位再请档案专家进行把关预验.经过这种快速、实际、有效的学习,大大提高了档案人员的实际操作水平,使项目档案收集整理的质量有了显著的提高.

强化项目档案过程监管机制,从源头把好收集关,确保项目档案的完整齐全

项目档案管理是项目控制的重点之一,对项目管理起着支撑和保障作用,煤矿建设是高危行业,其矿建前期的论证阶段不同于其他基本建设项目,涉及政府部门多,有规划、国土资源、消防、安全评价、水利、征地移民、地震、卫生、地质勘查、测绘等,论证时间长,其形成的文件材料多,为了便于管控项目前期形成的文件材料,按照项目档案集中统一管理、分工负责的原则,梅花井煤矿计划部负责项目前期文件材料的收集整理,动力部负责设备的采购和开箱验收整理工作,工程部负责项目的招投标文件的收集整理和工程管理工作,并将项目档案管理纳人到部门的工作岗位考核中,实行奖罚制度,巡回检查和考核制度.一是每月、每旬由建设单位牵头,组织计划部、工程部、动力部、监理单位的有关人员对项目档案形成的参建单位及责任部门进行检查和考核.二是监理方对土建和安装工程实行周检,对矿建工程实行旬检,对工程质量、安全、进度及项目档案进行全面检查,对项目档案整理存在问题的参建单位在工地例会和旬检通报会上进行通报,下发会议纪要给各个参建单位,并要求限期整改,由监理方再组织专人进行复查,整改完后,由监理人员在档案移交清单上签字确认.如项目档案整理不合格,监理方拒绝组织工程初步验收,在项目档案整理合格后才同意施工单位向建设单位提交竣工验收报告.三是每个季度由神华宁煤集团相关部门再组织建设方、施工方、监理方人员共同对工程质量和档案整理进行检查,真正将项目档案管理与工程管理同布置、同检查、同考核.与此同时,对项目档案整理的质量还采取审核的控制措施,即监理单位首先对各参建单位的档案整理质量进行审核、签字,然后交建设方工程部审核土建、矿建工程形成的档案整理的质量；动力部审核设备安装形成的档案整理质量,最后交档案部门进行全面审定后,再正式接收进入档案室.

建立了档案安全设施设备投入保障机制

梅花井煤矿一期建设中,矿领导充分考虑了项目档案的集中统一管理和今后借阅利用工作,在办公楼的一楼专门设置了80多平方米的档案专用库房,实现库房、查阅室、档案人员办公室三分开,一楼设置安装了监控,投入十几万元配备了豪华型密集架、防磁柜、吸尘器、加湿机、温湿度计、电脑、复印机、打印机、碎纸机等设施设备,满足了档案工作的需要和安全保管目的,为档案工作可持续发展提供了有力的经费保障和支持.

神华宁煤集团梅花井煤矿建设项目档案管理经验给人们的启示是必须遵循煤矿项目档案形成的规律,理顺档案管理体制,建立健全项目档案管理各项规章制度和标准,将项目档案真正纳入到煤矿建设工程全过程管理中,采取行之有效的措施,协调各部门、各参建单位之间的工作,才能实现煤矿建设项目档案规范化管理,为煤矿项目建设、安全生产和监督管理提供保障.

(作者单位：宁夏回族自治区档案局750021)