大型国际学术会议项目组织与管理

一、国际学术会议的种类、特征和承办意义

国际学术会议的种类按照区域范围、会议规模、时间周期等不同标准进行划分,可以包括以下类型的会议.从区域范围上划分可分成国际学术会议、洲际学术会议、三边国际学术会议、双边国际学术会议等；按照规模可分为大型学术会议,一般指邀请代表在200人以上的会议,其中国外邀请人员不低于三分之一；中型学术会议,邀请人数在50～200人左右；50人以下的小型学术会议.按照时间周期可分为定期学术会议、不定期或临时学术会议等.国际学术会议具有学术研究主题明确性、交流专业性、会议成果具有时效性和前沿性的特点.在我国举办国际学术会议可实现下列目标:①了解国际科技发展动态,加强中外科技界的交流,实现资源和信息共享,提高我国在国际学术界的地位,②积极引进先进技术和设备,展示我国科技成就,配合国内科技发展计划,推动科技兴贸战略的实施,③加强科技界与产业界的合作,促进科技成果的产业化、商品化和国际化,④推动国际科技合作,实现我国科技进步,促进经济与社会可持续发展.从国际会议协会（ICCA）提供的数据分析中可以看出有80%的国际会议属于自然科学领域.

二、大型国际会议申办和前期筹备阶段

2.1会议承办的审批、申请与获得

在我国举办任何类型的国际会议都属于外事活动,都要经过政府的批准.根据会议规模的不同和学科的不同,批准的级别也不同,实行国务院和省部级两级批准,省部级以下无权批准国际会议.在没有得到批准前,任何个人和机构都不能在我国筹备和举办国际会议,也不能承诺国外机构在我国举办国际会议.

会议申请承办书的撰写是一项学术会议工作的开始.会议申办书一般是写给相关国际社团组织的主席或理事长,以信件格式表示对举办下一届学术会议的欢迎,保证提供各种便利条件使会议取得圆满成功.具体而言,包括：①申请举办会议的名称,拟举办的时间、地点及其会期等；②申请承办单位的简介,包括在该学科领域的学术实力和举办优势.有时还需要拟定初步的学术计划,即会议特邀报告人数量、口头报告及墙报的安排等；③拟申请承办学术会议的主题和学术议题；④申请承办单位计划联合邀请的学术团体和单位；⑤拟举办会议的财务预算等.当然,有时国际社团组织也常常采取现场申报会议承办权的方式,因此挑选一名具有专业领域知识并外语良好的代表做陈述报告十分重要.大型国际会议的申办权往往提早4～6年获得.如国际海岸工程会议（ICCE）2016年的举办权经过现场陈述评比,由美国土木工程师学会CERE于2010年7月5日宣布在土耳其伊斯坦布尔举办.

2.2会议筹备工作组的成立

2.2.1会议准备工作.

取得国际会议承办权后,建立会议筹备工作组,收集会议前几届会议相关信息和资料是会议组织工作的开始,调研工作需要提前1～2年甚至更长,大型国际会议的调研往往还要派工作组专家团队去别国参会并实地考察会议现场,获得感性认识和办会启发.会议初期方案的制定和工作安排是需要中方召集人及时与国外主办组织沟通并取得认可的.另外,也必须定期召开会议筹备进程阶段的协商工作会议.及时通报并讨论各项筹备工作的进展与阶段目标.

2.2.2会议秘书处设置

这是会议顺利举办的保证和核心.秘书处核心成员,4～5人均可.除会议秘书长统领会议各项工作以外,秘书组中应有1～2人具备与会议主题相关的专业基础知识,这是十分重要的,也是会议公司所不能替代的.秘书组人员应该分工明确,各司其职.一般而言,可以从会议学术秘书、会议财务管理、会务管理及其会议考察等几个方面去安排.

2.2.3会议地方组委会确认

任何学术会议的召开必定涉及相关的学术交流和学术探讨活动,因此具备权威的学术会议学术组和工作组是整个会议工作的关键.一般来讲,这项工作常常在申办这项会议的前期工作中已经确认,但也应该在下发第一、二号通知前再次予以确认.如地方组委会主席、组委会成员等名单及行使的职能等.

三、会议组织阶段

会议通知、会议网站、科技群体互通是会议信息宣传的重要方式.虽然互联网已经非常普及,但并不是每位参会者都会及时通过网络收集会议信息,因此通过纸质材料用邮寄的方式向可能参会的代表提供会议的各种信息是比较保险的方式.会议网站的建立是必须的,它可以很好、很全面地反映纸质材料不能反映的信息,而且还可以减少邮寄费用,这也是常在纸质材料中告知会议网站的重要原因.

3.1会议通知

会议通知一般为三轮,如果会议筹备期较长,也有发4～6轮的.会议第一轮通知一般比较简单,主要告知该学科领域的专家有这样一个会议,时间、地点、主要议题等内容,秘书处的和回执表.二号通知就应有比较全面详细的信息,包括此次会议组织机构、主要议题和征文要求（包括征文格式）、会议初步议程、会议初步学术考察路线、回执表等.其中,会议主要时间的确定、会议论文格式及回执表设计等相关内容是应注意的,会议前至少2个月发出三号通知,以方便计划与会专家了解会议的最终程序安排,安排行程.会议三号通知是会议发出的最后一轮通知,是会议期间所有会议学术日程和活动的详细安排.

3.2会议联络宣传与招商工作

会议组织阶段工作的好坏直接关系到到会代表的多少和会议期间各项工作的布置,因此这段时间的工作是非常重要和繁琐的.会议联络工作包括会议协办单位的组织联系、学术组成员的联系以及与会代表的联系等,因该项工作是重要的并贯穿始终,所以一般由秘书长和学术秘书担当此项工作.参会专家层次、人数的多少是决定会议成功与否的关键因素,同时会议赞助单位的落实以及展商的招募也是会议赢利与否的重要因素,会议的宣传是必要的.通过会议专家组和工作组的邀请,多为国内外知名的专家学者,而通过张贴海报、发会议通知等手段才能发掘国内潜在的与会代表,才能扩大学术规模,提高会议的影响力.当然,根据办会经验,400人-600人参会的会议学术交流成果丰硕,招商情况理想,取得了较好的社会与经济效益.

3.3会议论文集收稿阶段

3.3.1投稿论文归类管理

会议论文会随着收稿截至日期的临近而变得越来越多,因此经常要及时清理公布的会议联系.同时,论文应及时归档管理,可以通过建立简单的Excel表格进行管理,下列内容可为:文章序号、国别、姓名、性别、文章题目、护照号、签证号、随从情况、住宿要求等回执表信息整理归类,以便管理.学术秘书的工作除及时规整所收论文外,与代表们保持联系,及时解答相关问题也是工作的重心之一.文章归整完后,就可以通过学术组专家及时审阅稿件,层层删除不符合的文章,并通过及时退还稿件；对于符合条件的稿件,也应及时发送录稿单,对文章的内容表示肯定,并邀请投稿人与会并告知下一步的安排.

3.3.2会议注册费时间的安排

按照国际惯例,会议相关费用如注册费,文章版面费等的收取在接到录稿通知或邀请函后就可以支付了.会务组为了做好会议前期安排,一般都会鼓励代表提前安排行程,在优惠期（会前3-4个月）缴纳费用,通常这期间的注册费一般比会前缴费或注册缴费分别要便宜20-30%％左右,越早缴纳优惠越大.

3.3.3国际支付的开通

国际会议组织中,国际支付的开通是保证国外代表顺利支付会议注册费的保证.近年来,随着我国银行之间直接汇兑的增多,通过国际银行的转汇也越来越常见.为了方便缴纳会议费用,会议组织方一般会提供邮局汇款-票汇（check）、银行汇款-电汇（wiretraner）、转帐-信用卡（creditcard）三种支付方式,代表们可根据自己的实际情况确定其中一种支付方式.前两种方式对于国内代表来讲是比较方便的选择,因此国内代表通常需要会务组提供相关的银行名称、及开户行,同时将银行或邮局回单扫描发送给会务组.对于国外代表信用卡转账,会务组应该提供账户开户分行名称、银行地址、邮编、银行分支代码以及银行以及联系人姓名与手机号等信息.

3.4会议指南的设计与制作

会议指南设计是会务组后期需合力完成的工作,具有参会所有信息.其中应包含：组织机构、赞助与支持机构、大会主席欢迎词、总信息（应包含技术报告安排、海报的设立与拆除、参展时间、媒体室、摘 要集、论文集以及注册台、信息台等信息总汇）、楼层分布图、会议议程详细信息（应包含总体议程规划、分会场主持人须知、各分会场议程安排表等详细信息）.会议指南中所安排的会议事项应该是经过会务议已经确定的事情.会议议程是会议指南设计的核心,这需要花费大量的工作时间来完成,同时也会根据情况的变化进行调整.同时会议指南还一般还包括技术考察路线及简介、陪同人员须知、晚间节目以及参展单位介绍.指南的最后一般为参会作者及主持人索引,含作者、国家、论文（或海报）信息.会议指南的最后一页或封底往往提供了大会组委会的联系信息.

会议指南在会议中几乎人手一册,使用频率最高,因此,造型设计以美观大方、轻巧灵便为主,版面设计时考虑到方便查找与翻阅也是非常重要的.

四、会议召开阶段

4.1会议注册

会议注册是会议开始最为繁忙的阶段和关键阶段,这段工作的好坏直接关系到会议整个阶段的运作.担任注册主要工作的应该是秘书处的全体工作人员以及众多的会议志愿者.会议秘书长负责整体协调工作,学术秘书和财务人员是注册的核心成员.由于前期联系的关系,学术秘书比较熟悉代表情况,并在注册前也已准备好相关注册用的资料,包括所有归类信息和缴费情况,因此学术秘书需要与代表及时核对信息,并进行修正.会议考察是自愿行为,会务组一般只会在注册时张贴相关宣传海报供代表参考选择,并另外登记缴费.提供给国外代表的会议注册费可以只有会务组公章的收款凭据；但对于国内代表就必须是国家税务机关认可的事业单位了.

4.2会议召开

会议召开前一定要在显眼的位置安放会场分布图、当天的会场安排和各会场报告顺序,很多代表会在参会前核实报告情况.同时,收集PPT的媒体室也是需要的,它便于代表们及时在报告前将演示的PPT送到会务组整理并送到各分会场试演.因此,组织者应该在会前根据会场设置,准备相应数量的笔记本电脑和多媒体投影仪,有时播放的图片会对此有要求.当然有些代表为了保密资料会不愿意拷贝多媒体到会议电脑上,这也是可以理解的,因此对此也要注意不要强求.对于提前告知工作人员防止其PPT外泄的代表,工作人员也应尊重代表意见,保护合法权益.另外,当遇到原本计划做报告的代表最后因没能出席会议时,应及时修改报告顺序,并告知当天的会议主席,否则,参会代表将会要求等着报告代表的出现.

五、会议资料归档整理阶段

会议召开完后,资料的整理归档也是十分重要的,根据档案馆学术交流归档的要求,一般需要归档的材料有会议通知、会议议程、邀请函、开幕式上的演讲稿、合影及相关照片、论文集、通讯录、会议纪要、会议总结等材料.因此,从一开始到会议束,就需要注意会议相关资料的收集整理工作.

总之,注重细节是成功举办国际会议的有力保障.任何会议的组织程序都没有一层不变的,重要的是会前合理的安排和会中有序的组织,会议人力、物力、财力的保证也是成功举办国际性学术会议的保证.国际学术会议作为独立的项目进行在最近的十几年中才逐渐发展起来,由于自身的独特性,决定着在管理过程中既要参照项目管理的一般规律,同时还要结合实际寻找正确的方法来平衡,从而有效地控制内在因素的相互作用.