网络化科研经费管理模式的应用与

[摘 要]网络信息化怎么写作是医院科研工作的基础,该文介绍我院网络化科研管理系统的设计与功能,通过网络化经费管理模块的应用和管理,肯定了该系统能显著提高科研管理的效率,促进医院科研经费管理的规范化与科学化.文章就如何充分利用信息平台,有效地将人、财、物、信息等要素相互配合,拓宽与完善科研管理信息系统的功能,最大程度地激发现有的资源潜能,实行科研的一体化管理等问题展开讨论.

[关 键 词]信息管理系统科研经费医院科研

信息化建设是管理变革的需要,可极大促进管理水平的提高[1].医院信息化管理已广泛应用在门诊、住院、病案,医技检查、医保等方面,使医院管理的可信度和工作效率明显提高.信息化、网络化的医院科研管理将是在知识经济时代生存的最基本条件[2],要满足飞速发展的科研工作,依托科研信息平台,提升医院科研管理水平已势在必行.利用信息管理系统进行医学课题网上申报、网上受理评审,实现申报、执行到结题验收及成果的登记、申报等全程纵向管理方面已基本达成共识.但由于随着国家对科研投入的不断增加,以及科研经费来源的多样化等带来管理的复杂化,科技经费管理和使用存在的问题越来越突出.因此,如何对医院科研经费进行科学、有效的管理,确保科研经费合理、高效地使用,成为医院科研管理人员一项重要课题.利用网络化科研信息平台进行科研经费管理目前尚未得到广泛应用,尚无统一的管理模式和标准,需进一步实践和探索.自2008年以来,我院建立了科研信息管理系统,采用了计算机网络化的科研经费管理模式,有效规范了我院的科研经费的管理,并带动了科研管理水平的提高.

1加强科研经费监管的重要性

医院科研经费是指医院科研人员获得的、由政府、企事业单位或其他组织提供、用以完成合同所规定的医学科研项目的经费.从我国科研经费监督管理的现状出发,为了进一步提高科研经费的使用效益,改变科研经费管理不到位,预算执行不严格,缺乏约束力,资金使用效率不高等现象[3],使科研经费管理制度化、规范化,为科研创造公平、规范、高效的创新环境,2005年教育部、财政部出台了《关于进一步加强高校科研经费治理的若干意见》,2006年财政部、科技部又颁发了《关于改进和加强财政科技经费管理若干意见》,以上文件明确规定了科研项目经费支出要严格按照批准的预算执行,尤其要规范人员费、会议费、差旅费、国际合作与交流费、协作研究费等支出的管理；要求健全科研项目经费的内部管理；加强科研项目结余经费治理,规范固定资产和无形资产治理.此外,加强科研经费监管是经济发展的客观要求,管好、用好科技经费,堵塞滋生问题的漏洞,充分发挥科技经费的作用是科技经费配置、管理及使用部门义不容辞的责任.

2我院科研管理信息系统建立

福建医科大学附属第一医院是集医疗、教学、科研为一体的综合性医院,现有在研课题近300项,近年平均年获科研立项经费约300万元左右,医院每年投入重点学科、研究所室经费150万元,随着科研经费总量增加,经费管理的问题渐渐显凸出来.因此,科研部门根据医院的特点,在院领导和信息科的支持下研发出科研信息管理软件,2008年首先启用科研经费管理、科研论文管理模块及系统设置维护模块,其他模块在建设和完善中.

2.1科研经费管理模块的架构与功能

2.1.1架构

科研项目经费管理模块,如下图所示,包括科研立项、经费管理、费用支出、费用审核四个子项目,经费管理相关信息能与信息科、财务科、仓库、药房、中心实验室共享,但权限不同,各司其职.

2.1.2功能

2.1.2.1费用控制和按合同预算分类管理功能

科研经费下达后,先建立帐户,系统按照任务书/合同书的经费预算,对该项目的总金额和分类金额进行限定,经科研科和财务科双重审核后开通使用.在经费报销时,科研部门录入系统,开具支票,再由财务审核扣费,这样,经费只能在限定的总金额和分类金额内支出,超出预算定额支出时,管理系统自动警示并拒绝执行.同时该系统还具有按国家基金管理规定的允许范围,对分类金额限定进行微调,保证经费使用的原则性和一定的灵活性统一.

2.1.2.2信息资源共享功能

每项科研经费的相关信息可在科研科、财务科、信息科、设备仓库、行政仓库、中心实验室及药房部门共享,但权限不同,各司其职；领用的设备、材料、药品等可实时扣费.

2.1.2.3便于科研经费审计与监管功能

经费管理信息系统的最重要的功能之一是利于经费的审计和监管,使科研经费的管理符合国家管理规范.该系统具有多重审核和经费决算功能,可打印每个项目决算表,实时核查科研经费使用情况.

2.1.2.4其他功能

费用查询功能：研究者可随时到科研科查询和打印费用使用情况,根据课题经费预算,把握好费用的支出.

规范科研固定资产管理功能：系统对课题计划的科研仪器设备、材料的购写,须经设备科或总务科负责核准,与医院管理系统帐目对接,列入医院总固定与非固定资产管理,使购写的程序和管理符合规定要求.

3应用体会与探讨

3.1体会

3.1.1理顺部门间关系是系统运行的前提条件

科研管理信息系统是医院管理信息系统的的一部分,科研管理系统的建立与相关部门有着千丝万缕的联系,系统功能的发挥赖于各相关部门的协作,因此,在系统软件的开发前,应先召开科研科、财务科、信息科、药房、仓库、研究等部门及研究人员的协调会,明确系统建立的目的、流程,对软件系统功能的科学性、规范性和可操作性进行论证,使信息化管理系统的开发与应用有计划的进行,同时以得到各部门的支持和配合.

3.1.2全面整理与结算现行科研经费是系统管理的基本要求

在启动经费管理系统时,财务科先要对全院现行的科研经费户头进行梳理、核算,归口专项管理,专人负责.然后由信息科建立和维护项目帐户,科研部门在经费管理系统录入每个项目经费金额和课题负责人基本信息,财务部门再次进行审核,最后课题负责人确认帐户金额和信息.对历史课题的沉积科研经费根据管理规定作相应处理,对在研课题经费按项目合同预算进行分类管理.

3.1.3规范科研经费管理是系统建立的主要目的

科研管理中,往往存在重立项,轻监管,科研部门和相关部门存在管理脱节现象；课题负责人往往注重考虑技术问题,对经费使用的合理性和使用效益考虑得相对少,加上缺乏有效的监督和反馈机制,项目科研经费预算不规范,使部分课题的经费预算与实际支出不相符,有些课题经费过多地用于劳务费、加班费、津贴、差旅费等,给科研经费的审计工作带来很烦；此外,科研项目结题不结帐的现象普遍存在,财务部门与科研管理部门之间信息不对称,都影响经费的审计和结题的经费决算,导致经费管理困难.经费管理系统的建立,理顺了科研、财务、信息设备部门的关系；可根据管理要求实行经费分类管理,有利于来自于政府科技管理部门和各行业主管部门下拨的纵向科研经费按合同管理,使来自于社会其他部门横向科研经费也纳入规范管理,同时利于对经费的监督控制和及时的评价,有效控制了人员费、会议费、差旅费、国际合作与交流费、协作研究费过多支出,提高科研经费使用效率,避免课题经费使用超支现象和预算与执行脱节的情况.

3.1.4依托信息平台,提高管理效率

该系统经过一年多的使用,运行稳定、可靠、方便、实用,减轻了繁琐的日常手工统计,避免了手工操作的误差,避免了以往财务扣费滞后的问题而造成的超支现象,大大方便了课题经费的管理,促进了科研经费管理的规范化、科学化.同时能为及时动态了解和分析科研工作状态,提供客观、真实、准确的数据和科学的分析结果,有效地提高了科研管理的效率.

3.1.5便于了解课题进展情况,跟踪课题过程管理

利用该信息系统可及时掌握科研经费使用情况,通过跟踪科研项目的执行阶段与科研经费使用进度是否大体一致,间接了解在研课题研究进展情况,对科研项目进行中期检查,发现存在问题,以便管理部门提出反馈意见和建议,有助于课题的过程管理.

3.2系统建设中需进一步完善的问题

医院科研管理工作的网络化信息系统建设不仅是建设一套适合的、满足日常工作需要的方便快捷的系统,更是一个不断摸索、协调、改进的过程.从科研管理的角度,我院现有科研管理系统功能覆盖面有限,需要进一步拓展,经费管理模块也待完善,因系统具有可扩充性和易维护性,有望系统从以下几方面升级.

3.2.1实现课题负责人刷卡信息查询

收集医院科研人员基本信息、科技项目、科研成果、论文、论著、奖励、专利等数据,对这些数据进行分类和筛选后,存入怎么写作器数据库,实现课题组负责人刷卡或院内网上查询即能查询课题相关信息和经费使用情况,使经费的使用心中有数,为合理使用经费提供前提保证,最终实现资源数字化、传输网络化,用户终端智能化,结算自动化的目标.

3.2.2拓宽系统功能,完善科研管理

在原有科研经费管理模块和科研论文管理模块的基础上增加药物临床试验费、院内项目评审（初审或遴选）、成果、课题数据库管理、重点学科申报与管理等管理模块,提升科研管理水平.

3.2.3加强内部核算,实行科研全成本核算

科研经费管理的最终目标在于保障科研经费出效率、出成果[4].医院往往对科研工作取得多少经济效益并不十分重视,甚至宁可贴钱,也要支持科研工作者搞科学研究,以致将从事科研所用的固定资产使用费、水电费、动物室饲养费、科研工作人员工资、奖金等都不计人科研成本,使科研经费使用缺乏效益分析.由于间接费用的确定不准确、不合理,不能真实反映出科研活动的真正经济效益,通过信息管理系统将材料、试剂、动物等可以计量的部分和现有仪器及其他资源部门支出分开核算,利于实行科研全成本核算；帮助管理部门掌控经费的使用情况,指引各课题组充分利用现有仪器设备等工作条件开展科研工作,提高现有仪器设备的利用率,避免设备重复购置和利用率低下的浪费现象；此外,还可以通过系统内部结算,为制定更新或购置科研仪器、设备的计划提供依据.

3.2.4加强网络与信息安全管理

加强网络与信息安全管理,为信息系统提供安全保障是对现有信息系统的强有力的补充.虽然系统设有用户权限管理机制,系统可对不同部门的用户进行审核认证,行使相应的功能,但用户的安全意识和安全操作不可忽视,授权用户应加强信息的保密,定期更换操作,系统管理和维护人员应密切监控系统使用的情况,同时不断完善系统保护功能,确保系统的安全；数据的备份和数据的恢复管理尤为重要；安装反病毒卡和反病毒软件,定期检测并消除计算机病毒不可少,确保数据的不丢失.

3.2.5提供科研考核与学科建设绩效评估

将科研项目、成果、论文、经费、学科建设、人才培养和平台管理等建立紧密的逻辑关联,与医务科、人事科、教学办信息资源实现共享,以人才管理为核心,利用与人才相关的信息,为掌握人才培养情况提供充分信息；建立课题、产出等一体化的人才管理数据库,并可实时提供汇总表和相关数据[5],为医师考核、学科建设绩效评估和医院的决策提供定期、不定期的报表和科研管理分析报告；实行科研人才的一体化管理.