报社档案管理

一、档案管理的价值

1.史料价值.

报纸适时记录着一个时期、一个地区正在发生的新闻事件,涉及政治、经济、文化和社会方方面面的内容,由于新闻报道本身自身的真实性和及时性,报纸本身就具有重要的史料价值.

当前,在党报和市场化报纸呈现不同报道方式的背景下,党报更多地体现了宣传党和国家的大政方针以及反映人民呼声,体现出鲜明的政治性,而市场化媒体（主要的晚报、都市报）更多地报道社会民生新闻、提供经济发展和市场交易信息,体现出更多的经济属性和社会属性,党报和市场化报纸的这种区别以及发展格局使得报纸从整体上反映了一个多元的社会现实,让社会历史变得更加可亲可感,这也就让报纸的史料价值更加丰富和重要,从这样一个开阔的视角来看,一个地区的所有报纸是整个社会的档案,是一部鲜活的历史.

对报社的档案管理部门和人员来讲,虽然报纸公开发行,不具有其他档案的保密性,普通大众也只是将报纸作为当天的新闻纸来看,但是从报纸的史料性来讲,它的价值正在于保存,经过历史的沉淀,为后来者和历史学者研究该地的历史发展进程提供最为原始和真实的资料,这也是报社档案工作“存史资政”的价值所在.

2.决策价值.

现代管理学认为,管理的基础在于对内外信息的认知和把握.可以说,信息决策的基础,必须有充分完整的信息,否则就不可能作出科学的决策.报社的档案除了对外公开出版发行的报纸、杂志期刊外,还有内部的管理文件、规整制度、会议纪要、公务文书、来信来访记录、发展记录、财务人事档案等等.从这些档案来看,报社的档案针对报社自身和外部社会都有重要的决策价值.

首先,对报社内部而言,报社的管理要科学化和规范化,就需要有一套成熟的制度和相关的依据,而报社的内部管理档案就是这些依据的重要组成部分,报社的一些重大决议和发展战略,都需要根据报社的历史发展基础和现实情况来定夺,而了解其历史依据和现实情况的重要文献就是报社历年的各种档案资料.特别是近年来,全国各大报社都在迅速推进事业单位改革,对媒体进行事业性和经营性两分开的改革,各大报社纷纷成立了传媒集团,在体制机制上进一步放活,这也就为报社的内部管理带来了新的挑战,而报社和传媒集团内部有效的档案管理为报社的管理和决策咨询提供了基础.

其次,对报社外部来讲,报纸本身具有宣传党和国家大政方针的作用,报纸作为一种广义的档案,对广大人民群众的生产生活提供了信息和决策帮助.报社作为社会舆论公器,反映广大群众的呼声,党和政府也间接地从报纸上了解到这些呼声和要求,从而为检验政府政策的贯彻落实效果,并能及时调整某些不合时宜的政策起到了相当重要的作用.同时,报社记者除了采写新闻稿件外,还会将某些不适合公开发表的民生问题写成内参的形式递交给党和政府的主要领导人,很多基层群众也会有不少来信来访,这些特殊性质的档案为党和政府的决策起到了一定的作用.

3.文化价值.

报社作为一个文化机构,是社会文化生产的主阵地,报社生产的文化产品要以报社档案的形式进行保存,就档案的实质内容来看,档案本质上是一种信息.信息和物质、能量共同组成整个世界,信息本身就是一种重要的资源,在当前正处于信息化时代的背景下,档案信息作为国家和社会的核心资源,其价值不言而喻.目前,各大报社利用报社的新闻信息资源构建的网络信息平台,成为各地主流的新闻网站,网站中庞大的数据库将每天报纸上的新闻以电子版的形式进行传播和保存,产生了巨大的社会经济效应,而新闻网站的网络存储空间也成为报社报纸档案的信息化存储空间.

但是报社档案不同于信息资源本身,它还具有文化的特殊属性.报社的档案实际上是报社作为一个文化产业和企业最为核心的资产,这种资产是报社的无形资产或者文化软实力.只是现在很多报社没有认识到这种无形资产所具有的价值,也没有给予足够的重视,更谈不上对报社历史档案的挖掘、保护以及开发利用.

二、档案管理的思考

报社的档案管理要从管理理念、管理方式和管理能力三个方面进行创新,使报社的档案管理工作跟上时代潮流,符合报社档案所应该承担的社会历史价值.

1.在管理理念上要有创新思维.

报社的档案管理创新,最为关键的是要从管理理念上具有创新性的思维方式.档案管理作为一项重要的管理活动,具备管理学的一些基本要素,它需要领导、计划、组织、管理、控制等这些管理要件.但是,档案管理的对象是信息,档案管理不同于一般工厂意义上的流程管理或者行政人事管理,档案管理作为信息管理的特殊性,信息具有共享性、可复制性、易传播性、高附加值性,同时,作为档案管理的信息又具有保密性和唯一性,这需要格外注重档案管理的安全.因此,我们对于档案管理除了利用传统的管理手段外,更加需要创新管理理念,科学而又高效的管理理念直接决定了档案管理的管理成本和管理效果.

在具体的管理实践中,笔者认为,要加强学习和摸索,只有不断的学习,才能将不同的新思维和新理念有效地利用到档案管理中来,学习是创新的不竭动力.特别是我们正处于信息化时代,信息自身的更新千变万化,更新速度呈现几何级增长,围绕信息管理的新理念和新手段也在不断更新,作为档案管理工作人员,必须保持对这些新管理思想和手段的不断学习,并将其利用到日常的档案管理工作中来.

2.在管理方式上坚持信息化、科学化和规范化相结合.

现代的报社档案管理方式上已经不同于传统的管理方式,需要结合现代的管理手段和先进技术,实现对报社档案管理的信息化、科学化和规范化,虽然三者的内涵各不相同,但是都具有内在的统一性.

档案管理的信息化和现代化是当前最重要的趋势,信息时代科学技术手段利用到档案管理中,使得档案管理更加科学和便捷,目前体现在报社档案管理中的科学技术主要有以下几种：计算机技术与档案管理自动化、多媒体技术与档案信息表现多元化、网络技术与档案信息传递、数据库技术与档案信息组织有序化和标准化、海量存储技术与档案信息存储、虚拟技术与档案馆（室）生存空间虚拟化.其中计算机技术在档案管理中的应用范围：档案自动编目和自动检索,档案业务工作辅助管理,档案自动标引,文档一体化管理等等.这些方面是档案管理基本的业务环节,也是档案管理自动化的具体体现,更是档案管理现代化全面实现的基础.档案管理的科学化主要指管理的流程要符合精简、高效、规范的基本原则,它需要利用计算机等科学技术对报社的各种信息进行科学的分类组织,需要对档案的接收、甄别、分类、保存、缩微、检索和利用进行科学化的设置,实现档案管理的科学化和规范化,特别是按照最新的《档案管理条例》,要加强对既有档案的开发利用,对于档案的开发利用,让档案信息怎么写作人民大众,怎么写作于政府科学决策,这就需要对档案的开发利用符合科学规范的原则,不能造成对档案资源的破坏和遗失.只有将报社档案管理的信息化和科学化、规范化统一起来,才能真正确保报社档案管理手段的优化和高效.

3.在人财物等方面加大投入.

报社的档案管理作为一项内部管理活动,其重要价值不言而喻,但是,要真正实现对报社档案管理的科学化、规划化和信息化,除了报社管理人员自身具备良好的管理理念和管理手段外,还需要得到报社各方面的支持,加大对档案管理工作的资金、人力和物力投入,才能使得报社档案管理工作的有效开展.

当前,报社档案除了纸质版外,还有电子版（光盘）,以适应信息化时代对报社档案电子化处理的管理要求,同时也是进一步对这些电子档案开发利用的基础.传统的纸质档案管理除需要独立的办公室、阅文室、档案库房等硬件设施之外,现在还需要更新计算机、扫描打印复印机、档案管理软件等许多现代化的软硬件,这些都需要资金投入和物力保障.

同时,还需要加强档案管理队伍建设,提高档案管理人员素质.目前,档案管理已从手工管理升级到对档案信息资源的收集、存储、传输与开发利用的现代化管理,还需要对新闻档案资源进行开发,推进文化传播,以“档案信息化”、“利用网络化”为导向,建立一个报社档案信息网络平台,向报社内部和社会开放,这就需要档案管理人员必须加强现代知识的学习,熟练掌握电子计算机应用技术、网络技术以及办公自动化等知识,提高现代化信息技术技能,为管理和利用好现代新型档案奠定技术基础.