期刊发行软件在财务中的应用

随着人民精神文化生活的日益丰富,期刊方阵处于空前繁荣阶段,发行量超百万的期刊不断涌现,市场竞争日益激烈.如何在激烈的市场竞争中占据一席之地并稳步提升份额,除了提升杂志的可读性和发行团队的有效运作外,期刊企业财务管理的与时俱进也显得尤为重要.

一、期刊核算早期模式

早期期刊经营模式单一,发行规模较小,更多的采取以产定销的方式,相应的财务核算也较为简单,刊物印刷后,基本采取一次性计入印刷成本,同时以实际收款作为当期发行收入的确认依据.此种做法的优点在于简单易行,适用于发行量较小,客户数量和规模相对有限的期刊企业；而缺陷在于没有遵循收入成本配比原则,同时基本忽略了存货和应收账款的管理.

二、现代期刊核算模式

现代期刊销售经营方式灵活多样,如不同销售渠道采用不同的折扣和收款方式；不同客户采用不同的版别,有全国版、省版、各大客户专刊等.同时,为扩大市场份额,必然加大杂志的投放量,相应会伴随退刊量的提高.为有效利用退刊,过刊二次销售或再利用日益普遍.这部分退刊有的直接再次销售,有的切边加封装订为合订本销售,有的作为样刊赠送等诸多最大化资源利用的方法应运而生.这都对财务管理提出了更高的要求.

为配合现代期刊的销售经营理念,财务管理人员应重新梳理期刊核算流程,重点做好存货和应收账款的日常管理.首先,将书刊纳入存货管理体系.期初,根据刊物入库数及印价确认当期新增存货成本,月末,根据发刊数减少库存数量并结转相应的存货成本,同时,对于当月收到的退刊及时再入库手续,增加库存数量及存货成本,每月末,编制库存商品收、付、存一览表,清晰反映当月印刷总量、各期杂志发出退回情况及月末仓库结存数等相关信息.刊物库存应做到定期盘存,帐实相符.与此同时,应根据每月扣减退刊后的实际发刊量及销售单价,确认当期发行收入,对应计入应收账款管理.对于当期收到款项及时核销相应的应收账款.应收账款做到明细到户,建立定期与客户对账制度.此种情况下,简单的EXCEL报表操作已不能满足日常工作和财务管理的需要.如何有效借助相关软件,进行系统化管理,实现源头录入,多维度取数,成为迫切需要解决的问题.笔者认为,运用相关软件需重点关注以下环节：

(一)初始资料的录入及相关权限的设置.

1．客户基础信息的录入.涉及客户名称、主要联系人、、所在区域、经营地址、发行渠道、折扣等相关信息,每个信息对应字段管理,各字段可以单独筛选取数,同时相应绑定负责该客户的客户经理,以方便客户经理对其客户的查询和客户资料的维护更新.

2．商品信息的录入.商品编码及其编码规则的确定,可以用字母及数字来作为编码,编码规则要考虑数据的扩展性,容易识别和记忆.

举例说明（如图1）：

3．印厂信息录入.设置各分印点印厂编码,同时录入各分印点印厂相关信息,如所在区域、采购单价等.

4．客户信用管理.根据客户过往销售记录、回款情况及退刊率等指标设置相应的信用级别,小客户设置为先款后货,允许赊销的大客户根据其信用记录设置不同的赊销额度及供货量,以期在合理保留客户的同时尽可能降低应收账款坏账风险和有效控制退刊率.

5．权限设置.根据销售部职责分工,分别设置操作员权限,每个权限下按照不相容岗位相互分离原则分设操作员及审核员.销售折扣权限实行分级管理,权限分布呈金字塔结构.

6．仓库库存结余数.初始化信息录入前需对仓库进行一次盘点,整理各刊期库存,以盘点数做为存货的期初数量,同时确定存货综合单位成本,由此计算库存商品价值并进行相应的账务处理.

7．通过与客户对账后,根据核对无误的数据分客户录入应收账款期初结欠数,将期初应收账款总额分解至每个客户,如有差错,及时进行账务处理,调整应收账款期初余额.

(二)发行管理流程.

结束初始化设置后,正式进入发行数据管理,通常以一期刊物作为一个发行周期,每期刊物根据编码规则单独设置商品代码.商品代码下根据需要可以设置辅助代码对不同版本的刊物进行区分,主要分以下四大模块对整个发行流程进行管理：一为采购模块,对应应付账款管理；二为销售模块.三为收款模块；四为退刊模块.发行流程图（如图2）.

具体运行情况如下：

1．采购环节.月初汇总客户要数,经大区经理综合考虑客户信用及增量等因素复核后生成销售订单,然后根据订单中客户区域分布确定各区域要数,以此上推相关信息到印厂各分印点,确定各分印点印刷数量,生成采购订单,同时将各分印点印厂检测定为虚拟仓库,刊物印刷完毕后,仓库根据采购清单虚拟入库；财务部对购货与入库清单审核无误后形成存货和相应的应付账款,完成采购入库环节.

2．销售模块.销售员根据客户要数在系统中录入销售订单,大区经理对销售订单进行复核.仓库根据销售订单生成销售出库单,并对销售出库单进行审核.财务会计根据系统中已审核的销售出库单下推生成.自动传递到应收账款管理系统,形成应收账款.月底财务做完出库核算后,根据单据生成相应凭证.

3．收款模块.根据财务人员录入的回款金额,由大区经理对应收账款分客户核销应收账款及相应的发出商品数量.

4．退刊模块.由仓库管理人员根据整理的退刊情况,分刊期在系统中录入红字销售出库单录,由区域经理关联客户,冲减当期发行收入,同时分客户核销相应应收账款及存货再入库手续,增加库存商品.

由此可见,销售订单成为所有流程中的核心内容,以此为中心可以上推进行存货和应付账款的管理,下推形成销售单,以此核算当期发行收入及进行应收账款的管理,实现了收入和成本的配比.同时也可以辅助进行管理,开具的与客户关联,可以在一定程度上杜绝的重复开具现象.期刊发行软件的引入,不仅在一定程度上减轻了发行人员的工作量,最大限度降低数据在多次重复录入过程中出现误差的概率,更为关键的是让发行人员能够更及时有效地了解客户情况,以采取更有针对性的有效措施,促进发行收入的可持续性增长.对于财务人员而言,资源数据的共享可以使各种数据分析变得简单易行,通过数据分析为各项决策提供参考,从而实现财务创造价值的目标.

（湖北日报传媒集团）