ERP系统实施中的组织政治行为

内容摘 要 ：以往研究对于ERP实施过程中的员工政治行为关注较少,且多局限于用户抵制行为.本文采用组织政治学的视角,回顾了组织政治行为与员工抵制行为的经典理论,并归纳出ERP实施中可能出现的8种政治行为.在此基础上,通过定性研究的方法构建ERP实施过程中政治行为分类模型,并针对管理者如何正确处理员工政治行为的问题给出具体建议.

关 键 词 ：ERP系统实施 组织政治行为 抵制行为

信息系统（Information System,简称IS）实施对于一个企业而言,不仅是一个社会性的过程,也是一个政治性的过程.IS的实施会引起组织中角色、责任、权力的变化,从而影响不同利益群体的行为.各个利益群体在IS实施过程中会采取行动保护其既得利益,引发组织政治行为（anizational political behior）.

组织政治行为一直是公司治理研究的热点,但对于信息系统实施过程中的组织政治行为,当前研究大都局限于员工对IS系统的抵制行为（user resistance）.但在ERP实施过程中,员工的政治行为是一个复杂的过程,不能单纯用抵制行为来概括.

组织政治行为理论回顾

自20世纪70年代以来,西方学术界开始重点研究组织政治行为相关的理论.从最初的谈组织政治色变、逃避组织政治存在的现实,到现在已形成了不同的理论和流派,组织政治的概念经过了一系列的演变.

(一)组织政治行为的概念

组织政治行为最初源于Burns的“微观政治”这一术语,认为组织政治是组织内的员工为了获取竞争优势而采取的行动.之后Mintzberg（1985）、Kacmar（1999）等人都对组织政治的概念做过相关论述.本文采用Mayes和Allen（Mayes,Allen 1977）等人提出的组织政治行为概念,即：组织政治是组织内的个体或团体为了达到非组织认可的目标,或者使用非组织认可的手段达到组织认可的目标,而进行的影响力管理.根据以上理论,Mayes等人开发出目的-手段矩阵（见表1）,以辨别组织政治行为.

(二)组织政治行为的特点

根据之前学者的研究结果,可以分析出组织政治行为具有以下几个特点：

组织政治行为是一个中性概念,对组织可能有害,但也可能有利.例如,员工通过组织不认可的行为达到组织认可的目标,这种行为对组织有利.事实上,组织永远无法消除组织政治行为,管理者只能尽可能地把组织政治行为向有利于组织发展的方向引导.

组织政治行为与组织权力存在区别,组织权力的运用一般是具有合法性的,可以强制实施；而组织政治行为虽然以组织权力为基础,但权力实施具有隐蔽性,但只能间接影响他人的行为,不能强制实施.

IS实施过程中的政治行为研究

IS系统的实施会将许多变化强加于组织,如组织结构的变化,组织权力的再分配等,这些变化会促使组织内利益集团采取各种行动保护其既得利益,从而引发一系列的组织政治行为,其中研究较多的是员工抵制行为.

(一)抵制行为研究

抵制行为是试图阻止信息系统实施和使用的行为或试图阻止系统设计者和实施者达到目的的行为（Markus 1983）.抵制的原因大多源自IS系统的实施给组织带来的变革,这种变革会使人们感到威胁.Kling在1980年提出了抵制IS实施的三种经典理论：人为导向理论（people-oriented theory）、系统导向理论（system-oriented）以及人机系统交互理论（interaction theory）.

人为导向理论：员工对IS系统的抵制由其自身特点决定,例如教育背景、价值观、社会经历、对信息技术的认识等,与系统本身无关.

系统导向论：员工的抵制行为由信息系统的特点决定,例如系统功能不完善、用户界面不友好、操作过程繁复等.

人机系统交互理论：抵制行为由信息系统和员工之间的交互关系决定,在不同的组织环境中,同一IS系统遭受的抵制原因不同；对于相同的组织,不同的IS系统遭受抵制的原因也可能不同.

还有学者如Benjamin（1993）、Jiang（2000）等人归纳了抵制行为产生的具体原因,包括：工作内容改变、权力的再分配、原有资源的丧失、变革带来的不确定性、要求新的工作技能、员工再培训等.

抵制行为的研究明确了IS系统的实施不只是技术性问题,更是组织管理的问题,但也存在一些问题：首先,抵制行为只是IS实施中引发的组织政治行为中的一种,还有其他一些政治行为同样影响着IS系统实施的成败.其次,缺乏区分IS实施过程中政治行为的模型.

(二)ERP系统实施中组织政治行为归纳

尽管ERP系统一直受到企业的高度重视,但系统实施的成功率却很低.抛开技术因素,实施失败更多的是源自组织方面的问题.因此,研究ERP系统实施中的员工政治行为具有重要的现实意义.

根据对多名ERP实施项目经理的访谈,结合Fireholm（1984）等人对组织政治行为的分类,本文总结出了以下8种在ERP实施过程中可能出现的政治行为：

一是操纵信息：组织成员在ERP实施中控制对自己有利的信息以左右ERP实施；二是运用奖惩：组织高层运用其正式权力以奖赏或者惩罚促进ERP实施；三是运用符号和仪式：管理者在正式场合下运用各种符号和仪式来传递实施ERP重要性的信息；四是寻求外部专家支持：组织成员通过寻求外部实施顾问的支持来保证ERP向有利于自己的方向实施；五是树立良好形象：在系统实施中通过建立积极、正面的形象以占据有利位置；六是找替罪羊：为系统实施不力找出承担责任的人；七是暂时妥协：组织成员为了自身利益或迫于高层压力暂时性地在系统实施中放弃自身立场；八是主动沟通：高层、项目经理为减少实施阻力而积极与组织成员沟通. 以上组织政治行为,在不同情境下,对于ERP实施的影响各不相同.因此,建立一个模型区分系统实施过程中的政治行为,以指导组织高层、项目经理等对系统的实施进行监督管理是十分必要的.

ERP实施中组织政治行为分类模型

(一)组织政治行为因素

借鉴抵制行为中三种经典理论,可知信息系统实施过程中员工的组织政治行为的发生是一个交互的过程.检测设员工政治行为主要受三个方面因素的影响,分别为ERP系统自身特点、组织因素、个人因素.

1.ERP系统特点.信息系统倾向于将其内在逻辑性和业务流程设计强加于实施系统的组织,在实施过程中会给组织带来潜在的变化,如业务流程的标准化,组织结构重组以及组织权力的再分配等,这些变化是引发员工组织政治行为的直接原因.ERP系统特点有：系统功能、界面友好性、操作复杂程度、业务流程、管理思想等.

2.组织因素.不同组织在面对实施ERP带来的变革时,其应对策略各不相同,这与组织自身结构密切相关.研究表明,当组织能够正确处理变革给员工带来的压力,善于采取积极措施如沟通、参与、促进与支持等行为化解变革阻力时,该组织更易于取得ERP系统的实施成功.组织因素有：组织层次、正式化、集权化、信息共享、创新与风险承受能力、稳定性等.

3.个人因素.员工的个人背景和人格特质,影响着他们对于ERP实施带来的变革所作出的反应.从而引导其组织政治行为.因此,在分析信息系统实施中员工组织政治行为时,必须考虑其个人因素.个人因素有：年龄、性别、教育程度、控制点、马基雅维利主义、工作满意度等.

(二)组织政治行为分类

组织政治行为可能对组织会产生积极的影响,它可以成为员工升迁、完成任务、获取成功的手段.在建模过程中,根据目的-手段矩阵,通过分析员工采取政治行为的目的和手段,可以考量员工在实施过程中的政治行为对系统实施有利（即采纳行为）还是有害（即抵制行为）.当员工采取组织不允许的手段来达成促进系统实施的行为时,该行为即为采纳行为；当员工采取组织允许或者不允许的手段来阻碍、破坏系统实施的行为时,该行为即为抵制行为（见图1）.

利用该模型对之前归纳的8种政治行为进行分析,可知在不同的情境下政治行为对于系统实施的影响不同.例如,对于操控信息,有些实施ERP的企业高层可能会隐瞒一些具有破坏性的消息,从而稳定员工情绪,减少员工压力,以保障实施过程的稳定.而在其他组织中,高层人员为了维护自身权力,阻止系统的实施带来的权力流失,因而选择在系统实施前或实施过程中故意散布系统实施困难、失败率高等消息,导致员工在实施中缺乏信心,从而引发员工抵制行为,降低了系统实施成功的可能性.

员工政治行为的管理策略

员工政治行为并非都具有破坏性,有些政治行为可以帮助管理者及时发现ERP实施中所遇到的瓶颈,具有很强的建设性.如果管理者能够正确识别这些政治行为并善加管理,可以更好地促进ERP实施以及组织的稳定.

(一)系统分析组织情境

Markus认为：员工对信息系统的抵制强度,既由丧失利益的大小以及感知到的重要性决定,也由丧失利益者（个人或团体）在组织中的地位决定.不同个人或团体对信息系统采取政治行为的原因各不相同,管理者应该先于系统实施对其进行分别评估,以确定哪些个人和团体可能针对系统实施采取员工政治行为,同时制定策略预防和监督对于系统实施不利的政治行为,充分利用对系统实施有利的员工政治行为.

(二)积极推动变革管理

国内ERP实施失败,相当程度是源于企业自身运营和管理模式粗放,不能与ERP所包含的管理思想和业务流程很好地融合所致.在某种意义上,ERP实施不是改变系统软件的事情,而是重新定位公司、变革业务实践方式的事情.管理者在实施ERP系统之前,应从企业全局和长期发展目标出发,专注于企业变革管理,做好业务流程重组以匹配ERP系统,澄清员工工作角色的责权利,减少因ERP系统与组织原有业务流程和工作模式不匹配而导致的抵制性政治行为.

(三)合理缓解员工压力

ERP实施引发的组织变革,会造成增加员工工作负荷感、使原掌握专有信息的员工丧失权力等压力,可能引发员工寻求不利于系统实施的政治行为来缓解压力.因此,管理者应在之前组织情境分析的基础上,确定ERP实施中组织内高压人群,通过开展充分的员工培训、制定合理的绩效评估标准、吸收一线员工参与实施决策等方法缓解员工压力.

结论

本文在回顾组织政治行为理论与信息系统抵制行为理论的基础上,分析综合出10种在ERP实施中较为常见的员工政治行为,并建立模型以帮助企业管理者正确识别相关的员工政治行为,从而指导管理者在具体实施中对员工行为加以正确引导,减少阻力,保障ERP实施成功.