人事档案管理信息化势在必行

【摘 要 】根据国家政策要求,2009年开始,事业单位分三步开展绩效工资改革.通过绩效工资改革过程中人事档案发挥的作用,就此提出,人事档案管理信息化势在必行,并提出了自身的建议和改进措施.

【关 键 词 】人事档案管理 信息化 重要性

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）07-069-01

一、背景资料

根据国务院事业单位绩效工资改革的部署,事业单位绩效工资改革分三步完成.第一步,首先在义务教育学校实施,第二步,在专业卫生事业单位实施,第三步,在其他事业单位实施.

所在单位是一个非教育、非卫生部门的财政全额的事业单位,绩效工资改革于第三步实施.经过两年来的协调工作,今年年初,所在单位的绩效工资改革也大部分完成.这次工资改革体现了不同岗位实行不同的工资级别,而且根据业务、管理等技能岗位的不同,在分配中实行多劳多得、优绩优酬的特点,重点向一线职工、骨干职工和做出突出成绩的其他工作人员倾斜,但随之而来的问题便是人事档案管理的同步和势在必行.

二、档案管理信息化的重要性

人事档案来源于人力资源管理活动,反过来又为人力资源管理怎么写作,他是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述,是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据.

随着新工资制度的出台,健全每一个人的人事档案中的工资数据至关重要,每一年的岗位变动、薪资变化,生动地体现出了每一个教职工的成长轨迹图,也体现出了人生的全部价值.

人事档案信息管理就是建立全面管理和记录教职工的信息数据库,而现有的信息库只单纯具有职工基本信息,不能与岗位绩效工资的实施、岗变薪变而匹配,某些单位还出现人事档案信息与岗位、薪资变动情况严重脱节的现象.这就要求我们尽快建立信息库,并将相关信息数据分层按类输入,使有效数据随着历次变动作出有效分析.档案信息库应针对每一个人每一组信息数据,进行合同时效分析、培训分析、奖惩分析等,使绩效工资与岗位变动、职称高低等直接挂钩,充分发挥出档案管理信息库的真正功效.

三、人事档案管理信息化的措施

既然人事档案管理信息化如此重要,那应如何才能实施人事档案管理信息化呢?根据多年来人事及档案管理工作经验,应从以下几点入手：

(一)管理人员方面

首先,单位领导应高度重视,挑选熟悉与通透国家政策、具有运用信息处理技术深入开发档案资源的本领,满足各层次信息需求的管理人才.其次,针对新形势下对人事档案工作的要求,要有重点、有目的地培养档案人员知识与技能.可采用集中授课、自学等多种方式,掌握多项技能,重在讲实效,避免走形式、走过场,对重点难点进行攻克,探讨出现的问题,各个击破.另外,人事档案管理应与时俱进,努力配备或培养高素质复合型人才.自古就有“术业有专攻”之说,而新形势更加需要人事、档案、计算机三位一体复合型人才,用科学的思想、组织、方法和手段,对档案工作进行有效的管理,使之获得最佳的工作效益.需要用现代信息技术的创新理念、技术、设备对档案管理业务流程、绩效实施方案、管理模式进行重新整合与定位,为实施岗位绩效政策提供有力的数据与保障.

(二)档案管理方面

一要建立一人一档制.将每位职工的工资以电子表格的形式呈现,包括职称变动、历次薪资调整、岗位设置、竞聘情况,如此一来,一目了然,方便检索,即可作为职工成长电子档案备查.二是要优化存储设备.为保证人事档案的保管安全、提供方便和利用准确,单位应根据信息量配置网络化存储设备,用科学发展的眼光建立存储系统.第三,要形成过程的控制.职工人事档案资料从形成到归档,常常跨越多个部门,要加强归档的组织领导,明确责任意识,建议调档时以只读形式调阅,以防删改与误操作而造成文件的改变.

(三)收集整理方面

档案管理人员要将每年发生在职工身上的信息,积极整理存档,尽量不放过任何一个细节,特别是对于成绩特出的职工,相关的培训、论文、学术交流、采访录像、珍贵照片等资料都应一一保存,留心收集,整理成册,最好是有电子资料,这将对每位职工的职称评定、晋升岗位工资起到不小的促进作用.

(四)跟踪完善方面

要及时增补、完善每位职工的信息,校核有关人事信息,职工的每一次工资的变动、职称的晋升、荣誉的取得都要及时更新,将静态性信息描述为动态性的信息,不断充实人事档案信息内容,全面、准确地反映个人的真实面貌,提高利用效率与公信力.

综上所述,人事档案管理工作是一项横贯各类的重要基础工作,新的形势、新的政策赋予了档案新的理念、新的发展机遇,人事档案管理信息化是一门新的课题,他对档案管理工作提出了新的要求.人事档案工作信息化是今后工资改革发展的需要,又为人事档案工作的发展开辟了一条崭新的路径.人事档案工作要不断创新怎么写作机制,才能使人事改革充满生机与活力,在新的领域开拓奋进.