教学秘书与教务教学管理

高等学校教务教学管理工作是整个学校教学行政工作的重要组成部分.教学秘书是高等学校具体负责学生学籍管理、成绩管理、教材管理、排课调课及日常教务等工作的管理人员,是高等教育管理系统中的重要组成部分,他们在学校的教务教学管理中起着重要而特殊的作用.但是在目前,我国高等院校教学秘书队伍还存在很多问题.

一、教学秘书在高校教务教学管理中的作用

基层管理作用.教学秘书是基层管理者.在教学活动管理中,教学秘书受院系和教务处双重领导,完成教学运行管理、日常教务工作管理、学籍管理、教材管理、教学档案管理、教师授课情况及工作量管理等基层管理工作.

组织协调作用.教学秘书在日常工作中主要组织和协调监考教师的安排、教师调课、学校与院系之间教学活动、学生课程实习和毕业生实习以及毕业论文相关工作的安排协调.

桥梁纽带作用.教学秘书要充分发挥“上令下达”,将教务处、主管领导的有关要求和规定及时准确地传达给相关教师和学生；还要做好“下情上传”,将师生提出的问题和意见要求汇总归纳,及时反映给主管领导.

检查监督作用.检查监督教学环节的落实情况,配合院系领导关注课程教学质量、教师教学进度实施情况；做好期中、期末教学检查总结工作,以保证教学质量和提高教学效果.

参谋助手作用.院系教学工作由学校直接管理转入宏观管理后,各院系根据自己的专业设置特点,制定切实可行的具体实施条例和措施,保证规章制度的落实.

管理育人作用.教学秘书可以利用工作中与学生联系广泛的特点,在育人方面发挥积极作用.

二、教学秘书队伍存在的问题

专业不对口.教学秘书工作人员来源多样,大多是高等院校直接留校的毕业生,部分是从其他岗位转来.

缺乏创新精神.在长期工作中,教学秘书已形成了按惯例、按领导指示做事的习惯,严重缺乏积极创新意识.

缺乏科学化管理.由于其工作复杂性,又要接受教务处等职能部门的管理,常常造成教学管理工作不协调.

岗位责任意识不强.随着高校人事制度的改革,行政职务、教师职称的评聘成为大家关注的焦点,教学秘书工作是怎么写作性的,没有任何实质性的权力,教学秘书自己也对岗位重要性认识不足,缺少敬业精神.

知识更新不够、缺乏现代信息意识. 教学秘书以往学习的知识不久就可能过时,加之每天忙于事务,很少有进修、外出参观学习的机会,结果知识匮乏、现代信息意识薄弱,制约了管理能力的提高.

待遇低、稳定性差. 教学秘书队伍人员流动过快,很多人不安心工作.培训深造机会少、晋升机会少、待遇与工作效益不平衡、缺少评价机制,并且在干部聘任、职称评审、考核分配等方面,往往得不到公正待遇.

三、解决问题的几点建议

我国高校教学秘书队伍存在的问题严重影响了高等学校管理水平,为了改变这种现状和解决实际问题,必须制定和落实教学秘书队伍建设的措施.具体总结为以下几点建议：

改善专业不对口问题.引进竞争机制,可以招聘秘书专业或与秘书相关专业的毕业生充实教学秘书队伍.这样一方面可以解决现有教学秘书专业不对口现象,同时又给现有教学秘书以竞争压力,促使他们爱岗敬业.

各级领导重视.学校各级领导要从认识上重视教学秘书,把教学秘书队伍建设和管理列入议事日程,使之成为学校管理队伍中重要的“正规军”.把重视教学秘书工作落实到行动上,树立他们的自信心和自尊心,解决他们的实际困难.

建立和完善管理制度.为了充分发挥教学秘书作用,必须稳定教学秘书队伍.这不仅从认识上重视,而且要从教学秘书任用、管理、培训、晋升、奖励等方面建立和完善规章制度,使教学秘书队伍建设和管理做到有规可依、有章可循.

加强学习培训.高校教学秘书来源不同、结构复杂,加强学习和培训是非常必要的.又由于教务管理工作变动性大,为适应改革发展的新形势,也需要及时组织教学秘书学习培训.

提高待遇、调动工作积极性.提高待遇,使教学秘书岗位成为一个有吸引力的岗位.制定合理政策,使教学秘书在职称、职务的晋升方面享受同等待遇,奖金方面有所倾斜,以充分调动教学秘书的积极性.

总之,教学秘书作为教学管理的基层人员,由于他们在学校的教务教学管理中起着重要而特殊的作用,所以不仅要充分认识这项工作的重要性,具有强烈的责任感和事业心,还要不断努力学习、掌握现代管理知识与技能,才能使高等学校教务管理走上进一步科学化、现代化、规范化的轨道.

杨卫东、申华：沈阳化工学院教务处.