高职院校电子办公系统前景

点赞:4182 浏览:13358 近期更新时间:2024-03-15 作者:网友分享原创网站原创

摘 要:电子办公系统随着高职院校数字化快速发展.本文阐述了电子办公系统的概念、办公自动化的意义及发展前景.以重庆三峡医药高等专科学校为例,梳理了电子办公系统发展的现状及存在的隐患,提出了一些操作性较强的应对策略.

关 键 词 :高职院校;电子办公系统;前景

中图分类号:G710 文献标识码:A 文章编号:1674-7712 (2013) 08-0000-01

一、校园电子办公系统概述

(一)概念.以教育教学需求为基础,以IT技术为支撑,提高办公效率,实现办公自动化处理,为学校提供数据信息的综合管理办法.随着信息技术的发展,常见软件包括OA、CRM、HR、PM等系统.

(二)功能.办公系统提供学校常用的功能:个人事务、财务管理、办公事务、办公管理、基础设置、公文管理、内部论坛、医务室、权限管理等功能模块.也可结合自身实际选择所需要功能来构建办公系统,自行增加和修改学校办公系统功能模块和组织机构,同时学校也可以通过办公系统将各种信息上传下达、查看学校车辆、安排会议、资讯信息、图书管理等,实现基层数据的采集与汇总,形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统,逐步将学校日常办公管理规范化、标准化、科学化.

二、以重庆三峡医药高等专科学校为例,办公自动化建设情况及意义

从目前的发展情况看,重庆三峡医药高等专科学校的网络基础建设已经初具规模,不同部门的局域网已经基本搭建完成,甚至有些部门已经形成了基本雏形.从具体应用效果看,改变了学校各部门之间、教师与学生之间的信息分享方式,学校内部通过网络化沟通和信息共享,办公效率大有提高.电子办公系统的推行,引发教育管理观念的变革,全面提升了学校行政、管理、教学能力.

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三、办公自动化发展过程中出现的主要问题

以重庆三峡医药高等专科学校为例,办公自动化建设取得了良好的成绩,为提高行政管理效率和增加职能部门工作透明度发挥了重要作用.但在发展的同时,一些问题也逐渐显现出来.

(一)目前没有统一标准对电子办公系统建设进行安排、实施、监督.各个高校的电子办公体系建设各自为营,缺乏宏观上的统筹、调控,这样的现状与自动化办公的统一性、交互性和开放性产生了极大的冲突.

(二)高职高专、学校各个部门重复建设,网络技术标准、信息代码、数据库不统一,致使信息资源不能共享,浪费严重.

(三)自动化系统强调无纸化办公,这就涉及一系列的法律问题,而相关法律法规滞后,缺乏法律保护.目前联合国国际贸易法委员会的《示范法》、我国的《电子签名法》等都制定了较为宏观的条款,但很少在具体的程序法中加以落实.

(四)部分教师电脑技术缺乏,违规违法进行操作;物件上电子设备不足,网络建设实用性不足,导致网络系统瘫痪、信息产品失控.

(五)针对网络侵权现象,办公自动化发展的最大阻碍是对网络知识产权的侵犯.如果网络知识产权遭到侵犯,那么作者就不可能与其他人共享知识信息.

四、应对措施

根据重庆三峡医药高专办公自动化建设的现状和存在的问题,在电子办公系统建设方面应采取以下应对措施:

(一)组织实施.搞好传统项目管理专业化和自动化实施体制的衔接,做到以点带面,合作与分工并举,逐步完善的原则,形成一个完整的、有效的办公自动化体系.

(二)制度监督.目前得到法律认可的方案是采用版式文档形式的数据电文,电子文档未有法律效应,而公文的拟定、审核、签批等涉及到电子签名等有效身份验证,所以公文传递仍以纸质为准,应用性不强.实现办公自动化,是一个循序渐进、持续发展、逐步认识的过程,它是一个涉及到技术实现、法律完善、社会应用、制度创新等各方面的系统工程.最基础的是法律完善,要解决法律、制度的认可、明晰、改进问题.随着办公自动化系统的逐步建立,各种相关的规章制度也需要建立和加以完善,以保证系统的正常运行,工作人员也必须接受和使用该软件系统,在系统的管理过程中,还必须有一种制度对人为的方式进行管理,制定有关的使用、授权、录入、保密等制度.


(三)技术设计.系统设计原则遵循以下四点:

理念先进:采用公认先进的、标准的软件技术,符合信息技术发展的趋势,保证系统在可预计的阶段内有相当强大的生命力,整个办公系统应当是采用B/S结构的共享统一办公系统.

简单实用:系统界面简洁、功能实用、设置灵活、操作简单、方便易用,尽量符合用户的日常事务处理习惯.

扩展灵活:系统要求提供二次开发工具和自定义工具,方便用户灵活设置个性应用,快速构建功能扩展,满足随需而变的工作要求.

安全可靠:充分利用操作系统和开发平台提供的安全机制(口令验证、存取控制、电子签名、加密),实现怎么写作器、数据库、视图、表单、操作、域和写作技巧等多层安全控制.对敏感数据的存储进行加密,保证系统在用户认证、数据传输和数据储存等多方面的安全.

将设计办公自动化系统的着眼点放在用户对象身上,设计视角范围是整个内部网,在此基础之上进行相关业务设计,将面向对象的思想融入到系统设计中.

(四)实现方法:从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统CAS理论进行实现办公自动化系统,即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统,该系统能够适应环境变化,系统使用越久,积累的有价值的东西就越多.

五、前景预测

随着经济全球化趋势的日益明显,办公自动化是自身建设、改革和发展的必然要求,实现和推进办公自动化系统是管理信息化、网络化的必然趋势.作为一种有效手段,在规范教育教学行为、降低管理成本、提高工作效能、增强监管和怎么写作能力、促进师生监督等方面必将发挥重要的积极作用.它是高职高专数字建设的重要部分,是一个循序渐进、持续发展、逐步认识的过程.在今后的建设中,坚持以需求为导向,以应用促发展,理性地发现和解决问题,从应用需求和财力实际出发,与时俱进,有计划、分步骤地实施,带动学校的信息化工作.展望电子办公系统发展的未来,必将取得更加丰硕的成果.