代建制模式下信息管理的过程与沟通

摘 要 ：代建制模式下工程项目信息管理的过程及信息沟通的方法作出了具体的分析,搭建代建制模式下工程项目统一信息管理平台.

关 键 词 ：代建制；工程项目；管理模式

1代建制下工程项目信息管理的过程分析

1.1代建制下工程项目信息的收集分析

（1）项目建设前期的信息收集

建设项目在正式开工之前,需要进行大量的工作,这些工作将产生大量的文件,文件中包含着丰富的内容.

1）收集设计任务书及有关资料

设计任务书是确定建设项目建设方案的重要文件,也是编制工程设计文件的重要依据.此阶段的建设项目信息包括项目前期的一系列信息资料,如项目建议书、可行性研究报告以及项目建设上级单位和政府主管部门对建设项目的要求和批复,还包括项目建设用地的自然、社会、经济环境等有关信息资料.

2）设计文件及有关资料的收集

在进行工程项目设计之前,工程设计单位通常要收集以下内容方面的资料信息：社会调查情况及自然灾害等调查情况；工程技术勘测调查情况；技术经济勘察调查情况.

3）招标投标合同文件及其有关资料的收集

在代建制模式下政府机构建设项目的招标文件包括选择代建单位的招投标文件以及选择设计、施工、供货等的招投标文件.在招投标过程中及在决标以后,招标、投标文件及其他一些文件将形成一套对工程建设起制约作用的合同文件.

（2）建设项目施工期的信息收集

建设项目在整个工程施工阶段．每天都发生各种各样的情况,相应地包含着各种信息,需要及时收集和处理.因此,项目的施工阶段,可以说是大量的信息发生、传递和处理的阶段.

1）代建单位提供的信息

代建单位作为建设项目的管理者,在施工中要按照合同文件规定以及在政府授权的权限内提供相应的条件,并要不时表达对工程各方面的意见和看法,下达某些指令.

2）施工方提供的信息

施工方在施工中,现场所发生的各种情况均包含了大量的内容,工程建设的各参与单位根据自身项目管理工作需要必须要掌握和收集这些内容.经收集和整理后,汇集成丰富的信息资料.

3）工程监理的记录

工地现场的工程监理单位的记录包括驻地工程师（工地工程师）的监理记录工程质量记录、工程计量和工程款记录、竣工记录等内容.

（3）工程竣工阶段的信息收集

工程竣工并按要求进行竣工验收时,需要大量的对竣工验收有关的各种资料信息.这些信息一部分是在整个施工过程中,长期积累形成的；一部分是在竣工验收期间,根据积累的资料整理分析而形成的,完整的竣工资料应由承建单位编制,经工程监理单位和有关方面审查后,移交代建单位及相应的政府单位移交项目管理运行单位.

1.2代建制下工程项目信息的分析存档

（1）工程项目信息的分析

代建制下建设项目的信息管理除应注意各种原始资料的收集外,更重要的要对收集来的资料进行加工整理,并对工程决策和实施过程中出现的各种问题进行处理.项目情息的加工、整理和存储是数据收集后的必要过程.收集的数据经过加工、整理后产生信息.信息是指导施工和工程管理的基础,要把管理由定性分析转到定量管理上来,信息是不可或缺的要素

（2）信息的存档

信息的存档是将信息保留起来以备将来应用.对有价值的原始资料、数据及经过加工整理的信息,要长期积累以备查阅.信息的存储一般需要建立统一的数据库,各类数据以文件的形式组织在一起,组织的方法一般由单位自定,但要考虑规范化.

1.3代建制下工程项目信息的查询传递分析

无论是存入档案库还是存入计算机存储器的信息、资料,为了查找的方便,在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段,作好编目分类工作.健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好,又查找方便.否则会使资料杂乱无章,无法利用.

信息的传递是指借助于一定的载体（如纸张、软盘、磁带等）在建设项目信息管理工作的各部门、各单位之间的传递.通过传递,形成各种信息流.畅通的信息流,将利用报表、图表、文字、记录、电讯、各种收发文、会议、审批及计算机等传递手段,不断地将建设项目信息输送到项目建设各方手中,成为他们工作的依据.

2代建制下工程项目信息沟通分析

代建制模式下的组织内的信息沟通的类型同其他管理模式下组织内的沟通类型是相似的,可以分为正式沟通和非正式沟通.

2.1正式沟通

（1）自上而下的沟通.这是信息在组织内部从较高的组织级别层次,按照组织的上下隶属关系和等级系列,向较低的组织级别层次传递信息的沟通过程.

（2）自下而上的沟通.这是指信息在组织内部从较低的组织级别层次,按照组织的上下隶属关系和等级系列,向较高的组织级别层次传递信息的沟通过程.

（3）横向沟通.这是指发生在组织内部同级层次成员之间相互的信息沟通,以谋求相互之间的了解和工作上的合作配合.这种沟通具有非命令性、协商性和双向性的特点.

（4）斜向沟通.这是指发生在组织内部既不隶属于同一组织级别,又不属于同一等级层次之间的信息沟通,这样做的目的是为了加快信息的交流,谋求相互之间必要的通报、合作和支持.

2.2非正式沟通

非正式沟通指的是不按照正规的组织程序、隶属关系、等级系列来进行的沟通.因此,通过非正式沟通渠道来传播信息,传播速度快,传播范围也广.

代建制管理模式下,改进项目信息沟通除了要运用上述一般管理模式下的方法和手段外,一定要强调代建单位在工程项目信息管理的中心地位,重视其在项目生产过程中的主导地位,还要结合代建制管理模式的特点,遵循其前所述的运行程序和运行体系,运用现代信息和通讯技术,建立统一的以代建单位为中心的信息管理沟通平台.

3结束语

对代建制模式下的工程项目信息管理的过程进行了系统分析,阐述了代建制管理模式下信息的收集、分析存档、查询和传递等信息管理过程,同时对工程项目信息沟通及形式进行了分析.