狠抓档案资源建设构筑合理馆藏结构

为提升综合档案馆(室)在信息社会中的核心竞争力,不断改善馆(室)藏结构,以适应社会各界和人民群众对档案资料和政务信息的需求,从2004～2006年,山东省在全省范围内连续三年组织开展了“档案资源建设年”活动,采取了双管齐下的方法：一方面,制写作度、规范、标准,强化档案接收进馆工作的管理,做好“主渠道”档案收集工作；另一方面,开拓征集渠道,广泛开展多种形式的社会征集活动,从而使馆(室)藏数量大幅提升,档案质量普遍提高,门类不断增加,结构得到优化.截至2006年年底,全省各级综合档案馆馆藏总量增长了27％,达到1630万余卷；省档案馆三年共接收征集文书档案、声像档案、实物档案和资料等116380卷(件).全省县级以上机关、企事业单位档案藏量增长了20％,达到2180万余卷；在全省各级档案馆中,文书档案占馆藏总量的比例由3年前的90％以上变为70％左右,威海市档案馆由3年前的95％下降到47％.

领导重视实　现建章立制依法管理

为使这项活动扎实有效开展,省档案局局长张奎明在有关会上作了动员部署,并发文进行具体安排.省档案局还专门成立了征集处,在人力、物力、财力方面给予支持.2006年年底召开了全省“档案资源建设年”活动总结表彰会,一些在活动中表现突出的单位在会上作了典型发言.

在建章立制方面,山东省委、省政府下发了《关于向省档案馆送交重大活动(事件)声像档案的通知》、《关于省档案馆参与重大活动拍摄和档案资料收集整理工作的通知》,省档案局制定了《关于深入开展“档案资源建设年”活动的意见》、《山东省省直单位档案收集范围、整理标准和进馆时限的规定》等规范性文件,市、县各级党委政府大都制发了关于加强档案资源建设的文件.青岛、莱芜等市与组织部门联合出台了领导干部公务活动档案资料的管理规定.临沂、泰安、淄博等市以“两办”文件印发了重大活动档案资料管理办法.这些规定的出台,为强化对档案接收工作的监督指导提供了重要依据.滨州、枣庄、临沂等市建立了档案资源建设岗位责任制.淄博、济南、济宁、聊城、德州等市成立了档案资源建设工作领导小组.烟台在全市进行了统一部署,并对档案资源建设的指导思想、活动内容、注意事项等提出了详细要求.日照市在制定档案资源建设责任体系时,把开发区、旅游度检测区等经济园区也纳入进去.山东大学制定了档案资源建设的长远规划,设置了专门机构.

强化主渠道　完善档案接收长效机制

从各类档案室依法接收档案进馆是丰富馆藏的主渠道.各级档案部门重视强化基础工作,加强对机关、事业单位以及企业档案工作的监督指导,从源头上抓好档案资源建设,构建档案接收工作长效机制.省档案局先后在《山东省档案管理考核办法》等规范性文件中,对档案依法接收进馆工作做出明确规定.各级档案主管部门据此做出了一系列相应规定,不仅接收一级单位的档案,也接收重要的二级单位的档案进馆；不仅接收机关的档案进馆,也接收企事业单位的档案进馆；不仅接收应进馆单位档案进馆,也积极开展非进馆范围单位档案进馆寄存；不仅按期接收档案进馆,对于突发性事件档案、临时机构档案等,也积极做好提前接收进馆工作.

为保证档案及时进馆,对有些无力自行整理的单位,省档案局(馆)主动提供怎么写作,协助完成档案整理任务.三年来共接收了29个单位的进馆档案33880卷,接收现行文件7800份、资料740册.省委不仅将应移交的文书档案及时移交省档案馆,而且将永久保存的照片4000多张、录音磁带500余盘、外事礼品40余件一并移交.省档案馆对这些照片及时进行整理并数字化,并将形成的数据连同前期的照片数据返还给原单位,便于查阅和利用.此外,淄博市在全市范围开展了大规模的档案普查活动,全面掌握了档案资源分布及管理情况,为建立档案资源建设的长效机制打下了良好基础.菏泽市将撤并单位形成的档案资料及时接收进馆.省交通厅对机关文件档案进行规范的制度化管理,职能处室和综合档案室各负其责,保证了档案的齐全完整,并组织所属单位对档案收集情况开展了集体展评.省建行在全国建行系统率先开展了档案资源的整合和共享,建成启用了分行档案管理中心,初步构建了集中、垂直的档案工作管理体制.

创新形式　加大档案征集工作力度

省档案局(馆)征集工作主要采取以下九种方式：一是通过发文进行专项征集.如颁发《山东省名人档案征集管理办法》、《关于收集有较大社会影响的无偿捐赠人士档案材料的通知》和《关于将编研资料上交省档案馆的通知》,等文件,收集到90多位名人档案资料1万余件,收集资料图书、史志资料370余册.二是利用接待窗口征集.采取与利用者互换的方式,征集档案资料以及照片600余件.如：2005年舒同的儿子舒安来我馆查阅有关档案,经过协商,我们与他交换了有关舒同的档案资料和照片.三是利用对外怎么写作征集.对省直单位进行档案整理有偿怎么写作,整理完后,将照片档案接收进馆,通过这种方式征集照片5000余张.四是通过召开摄影家座谈会的形式征集.省档案馆针对个人产权照片档案的征集工作,邀请省内著名摄影家召开了座谈会,创造性地提出了产权不变、资源共享、收益分成的征集、管理、利用模式,从摄影家手中接收照片1万余张.五是通过建立专门展室征集.省档案馆先后建立了特藏档案室、像章展室、票证展室、名人字画展室、外事礼品展室和文房四宝展室等.六是利用新闻媒体征集.如省档案馆与《齐鲁晚报》联合开展了山东“知青”、山东建设兵团等专题档案资料征集活动.七是在本单位和社会上征集.如在省档案局开展了“我为档案资源建设作贡献”活动.八是结合编研工作征集.就是采集电视新闻和互联网上重要专题,自动形成档案资料.录制《新闻联播》、《山东新闻》及专题160余盘,拍摄重大活动照片2300余张.

威海、青岛、济南等市还开展了涉外征集活动,先后多次从英国、德国、南非、美国、日本等地系统地征集复制了大量的地方历史档案.济南、青岛、枣庄、日照等地多次联合当地媒体,面向社会开展主题征集活动,抢救性征集了一大批社会散存的珍贵历史档案.威海市借召开国际学术研讨会之机,收集了一批珍贵的历史资料、实物等.青岛、淄博、烟台等市坚持采录当地重要新闻,并以数字形式进行管理利用.潍坊、东营等市制定了《档案馆寄存档案资料办法》,各档案馆都建立了档案资料寄存中心.采取寄存、代管、接收捐赠等灵活形式,蒙阴、莒南、平邑等县征集了孟良崮战役档案、八路军115师旧址档案、国家级文物碑刻等一批珍贵历史档案资料.莱钢集团通过形式多样的宣传发动,在集团上下形成了全员踊跃捐献捐赠档案的良好氛围,并举办了“档案资源建设年”成果展览.山东网通公司通过开展广泛的档案征集活动,建立了“企业文化馆”.青岛、淄博、潍坊、烟台等市经党委政府批准,直接参与全市重大活动跟踪拍摄和档案收集.全省各市都组织实施了形式多样的城乡变化记忆工程,大大增强了档案资源的生动性、现实性.

因地制宜　突出馆藏档案地方特色

泰安市征集了史志、图牒、书画、篆刻、碑拓、剪纸等各类泰山档案资料及历届国际登山节系列活动照片等近2万件.济宁市在征集中注重突出地方历史文化特色,形成了市中区的运河文化专题、鱼台的闵子骞家谱档案、兖州的教会档案、曲阜的孔子档案、梁山的水浒档案、嘉祥的石刻拓片档案、微山的湖区档案等一系列地方特色专题档案库.荣成市建立了动态的“将军”档案数据库.全省各地普遍开展的地方名人档案资料征集工作也取得了很大成绩.山东艺术学院建立了“艺术人生”档案专题,收集了一批珍贵的艺术名家档案.烟台、沂源市征集建立了本地籍奥运冠军个人档案.

通过在全省组织开展“档案资源建设年”活动,各级档案部门的档案资源意识明显提高,人人为档案资源建设添光彩的氛围已初步形成.通过内强基础,外树形象.在社会上也引起了较大的反响.从而扩大了档案部门的影响力和知名度,使档案部门在围绕党的中心工作怎么写作、为社会各界怎么写作、为百姓怎么写作方面发挥了越来越大的作用,为促进社会和谐提供了不可替代的信息资源支持.