如何提高井巷工程档案管理的质量

摘 要 ： 随着工程建设领域管理的不断完善和规范,工程档案管理的重要性已经日益为工程界所普遍重视.井巷工程档案形成于井巷工程施工的全过程,做好工程建设全过程文件材料的形成和积累,才能保证井巷工程项目档案的完整、准确、系统,才能提高工程档案的质量.本文从井巷工程档案的定义和作用分析出发,对于影响井巷工程档案管理质量的工期、人员和资料等因素提出了有针对性的解决措施,从而有效地提高井巷工程档案管理的质量.

Abstract： With the improvement and standardization of the construction field management, the importance of engineering archives management has been increasingly emphasized by the engineering circles. The sinking and driving engineering archives are formed in the whole process of sinking and driving engineering. Completing the formation and accumulation of documents and materials in the whole process of engineering construction, we can ensure the sinking and driving engineering archives be plete, accurate and systemic, and improve the quality of project archives. From the analysis of the definition and function of sinking and driving engineering archives, the article puts forward some constructive measures on the factors which influence the sinking and driving engineering archives' time limit for project, personnel and information etc., and effectively improve the sinking and driving engineering archives management quality.

关 键 词 ： 工程档案；管理质量；影响因素；解决措施

Key words： engineering archives；management quality；influencing factors；measures

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）19-0134-02

0 引言

随着工程建设领域管理的不断完善和规范,工程档案管理的重要性已经日益为工程界所普遍重视.井巷工程档案形成于井巷工程施工的全过程,做好工程建设全过程文件材料的形成和积累,才能保证井巷工程项目档案的完整、准确、系统,才能提高工程档案的质量.如何做好井巷工程档案管理工作、保证档案的完整性和准确性提高井巷工程档案的质量呢?应该从井巷工程档案的作用以及影响因素分析入手,提出有针对性的解决方案和实施措施.

1.井巷工程档案的概念

井巷工程档案是指在井巷工程建设活动中直接形成的,具有归档保存价值的文字资料、施工图表、隐蔽工程声像等各种形式的历史记录.

2.井巷工程档案的作用

2.1 井巷工程档案可以为维护矿建施工企业的合法权益怎么写作,也是为处理和判决井巷工程质量问题的依据.所谓“空口无凭,立字为证”.比如：前几年有个单位矿建施工企业建设的主井井筒出现整体偏移的问题,一时行业内沸沸扬扬、议论纷纷,都说是某某矿建施工单位质量管理体系有问题,才会把井筒打歪了,要找他们算帐.但事实又是如何呢?为此,主管部门专门组织了事故处理领导小组,召集有关专家和专业人员对该工程进行实地调查,关键是借助平时积累的原始竣工资料档案进行核查,剖析、考证,终于弄清楚了该井筒整体倾斜主要原因是设计计算原因.因为该井筒穿越的地质情况复杂,表土段冻结较深,施工以后没有及时处理流沙层化冻以后带来的轴向扭矩问题,加之地质观察记录不及时,整合地质资料分析没有到位,导致了交付使用后向一侧倾斜的现象.由此可见,如果没有详尽的原始工程档案作为事实依据,就无法洗清施工单位的不白之冤,从而给企业造成经济损失和名誉损失,还要负法律责任,后果不堪设想.因此,真实、准确、完整、翔实的工程档案作用非常重要.

2.2 井巷工程档案是业主方井巷工程维修、改建、扩建的依据,是提高矿建施工企业经济效益的最佳途径.井巷工程档案也是施工行业技术的重要来源,可以转化为现实的生产力.通过利用技术怎么写作可转化为物化劳动,直接创造物质财富.缺乏完整的井巷工程档案,建好的井巷工程维护、改建、扩建设计等工作就缺乏依据.因此,井巷工程档案是业主方维护、改建、扩建的井巷工程的基础和重要依据.

2.3 井巷工程档案是传承矿建施工科学技术的重要手段.井巷工程档案是工程建设活动的直接记录,记录了丰富的科技知识,井巷工程施工单位在施工中继承和借鉴前人或他人技术成果为工程建设怎么写作,所以井巷工程档案也是传承矿建施工科学技术的重要手段.

3.井巷工程档案管理质量的影响因素

3.1 工期因素 由于矿建施工项目建设周期比较长,一般在一年以上若干年以下.由于地质情况、资金和国家产业政策等各种原因,时而开工,时而停工,更拉长了井巷工程施工时间.较长的施工工期给井巷工程档案资料的及时收集、积累带来了影响.加之有些矿建施工单位施工人员调动频繁,有的施工人员既在甲地工作,同时又在乙地,施工单位又没有针对施工进度和施工人员的调动形成一套合理资料机制,造成了工程档案资料的混乱. 3.2 人员因素 由于档案管理人员平时不注意收集、档案资料丢失,造成工程档案失实现象.有些井巷施工单位对井巷工程档案管理不太重视.只是到工程完工后,即将交工验收,才开始慌忙整理,由于人员流动性大,有的施工单位甚至当初的档案管理人员也难以找到,给档案整理带来很大难度.同时由于井巷工程资料分散于技术、合同管理、试验室等部门,工井巷程后期人员陆续撤离后,有些施工单位留下的人员对各种资料不熟悉,加之有些资料签字手续不完备,拖延了资料整理时间,且平时不注意收集,到最后资料很难收集齐全,只好查重,从而造成工程档案的失实现象.

3.3 资料因素 井巷工程档案管理人员只是注重施工组织设计、施工措施、图纸和设计变更文字和纸质资料,忽视录音、录像、照片等非纸质档案资料的收集、整理,特别是涉及到隐蔽工程的记录资料,从而为井巷工程档案的完整性和可追溯性带来了问题.

4.提高井巷工程档案管理质量的措施

4.1 企业建立健全井巷工程档案管理的组织体系和规章制度是做好工程档案工作的重要保障.建立健全合理的工程档案组织体系和工作规章制度是一项原则性、科学性和系统性的工作,同时也是建立和健全井巷工程档案质量的重要保障.这样才能使井巷工程档案的收集工作有章可循,才能按照统一的规范和管理流程协调一致地进行.

4.2 坚持井巷工程档案工作与井巷工程施工同步进行,避免事后资料不全.井巷工程档案是在井巷工程施工过程中逐步形成的,这些资料档案一旦形成,它的完整、准确、系统就应该是标识客观存在的.要保证这种客观性,就要在制定井巷工程施工组织设计时,对需要建立的井巷工程档案工作进行通盘考虑和统筹规划,遵循井巷工程施工和档案工作要求,坚持档案与井巷工程施工同步进行,使得应归档的文件材料及时归档.

4.3 加强电子文档管理,确保其数据齐全.随着信息化水平的不断提升,井巷施工企业在施工过程中形成大量的电子文档.井巷工程电子文件和资料是通过监测设备及软件系统自动生成,以数码形式存储于存储设备,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.为加强井巷工程电子文件的归档与管理,保障文件的安全保管与有效开发利用,在井巷工程电子文件的形成过程中,应按照所使用的信息化系统要求对各类电子文档的通用格式进行编辑整理.

4.4 井巷工程技术人员和档案管理人员之间的及时沟通和良好配合是做好档案工作的基础.井巷工程档案贯穿于井巷工程施工的全过程,一组完整、准确、系统的档案,是井巷工程各参建单位共同努力的结果,档案管理人员应经常深入现场进行及时指导,宣传档案工作在工程建设中的重要作用,和井巷工程各个部门的技术人员及时沟通和通力合作,共同做好井巷工程的档案管理工作.

5.结束语

档案工作是一项长期持之以恒的工作,加强井巷工程档案工作是为了规范管理,同时也是防患于未然并对未来工作进行指导,它所涉及的专业知识信息量大,范围广,工作量大,这要求井巷工程档案管理人员不仅精通档案管理知识,还要懂得工程施工工艺和流程等技术知识.按照规范的组织管理体系和管理规章制度的要求,运行一整套有保障的井巷工程档案管理流程,确保井巷工程档案的真实性、科学性和完整性,真正地体现井巷工程档案在矿建工程建设中的重要性.