项目建设单位如何做好档案管理工作

【摘 要 】工程项目档案是指项目在规划、建设及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料,是建设项目全过程的原始、真实记录,在项目建成运营、养护中起着非常重要的作用.

【关 键 词 】项目建设；档案；管理工作

高速公路项目建设是一项资金投入巨大、参与单位众多、涉及面相当广泛的系统工程.项目档案管理贯穿高速公路项目建设的始终,是该系统工程中重要的一环.

项目档案管理工作本身也是一项包含很多环节的系统工程,它包括建立档案管理体系、内、外业资料收集、分类、归档等许多方面.作为项目建设业主单位,对档案管理工作的各个环节,责无旁贷地负有领导、协调和督促的责任,必须自始至终予以高度重视.

本文结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目建设中档案管理工作的几点体会,谈谈项目建设单位应如何做好档案管理工作.

一、加强领导,精心组织,建立高效的档案管理工作体系

档案管理工作必须领导重视,全员参与,尽早建立完善的档案管理体系.

公司领导十分重视档案管理工作,始终把档案管理作为项目建设管理工作的重要组成部分,统筹规划,规范管理.为确保内业资料的质量,项目从筹建开始,公司就指定由分管技术工作的总工程师牵头成立了项目档案管理工作领导小组,统筹、协调整个项目建设期间的档案管理工作.各参建单位的档案管理工作同样实行项目经理分管、专（兼）职档案员负责的管理体制.明确参建各方在档案管理方面的责任,要求各施工单位必须配备足够的人力、物力抓好档案管理工作,监理单位则必须监督档案文件材料的形成质量.只有领导重视,层层落实,才能使项目档案工作取得较好的成绩.

另一方面,我们依靠上级主管部门或行业管理单位,在他们的指导下积极开展工作.就档案管理工作中出现的问题,我们及时向上级单位的档案管理部门反映,他们多次派员深入现场了解情况,并给予及时指导和支持.实践证明,领导的重视和支持是项目档案管理工作最强有力的保证.

二、档案管理工作必须与项目建设同步进行

档案管理工作必须与项目建设同步进行,这是档案管理工作的基本要求.

由于历史的原因,中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目均持续时间较长,这给项目档案管理工作带来了较大的困难.管理单位和人员更换频繁,许多前期产生的资料收集起来相当困难.为此,公司专门抽调人手,花费大量人力、物力去有关单位收集、整理了与这两个项目有关的内、外业资料,较好地保存了早期文件,这给后来的竣工文件编制工作等打下了良好的基础.

此外,中江高速公路和江鹤高速公路（二期）不仅参建单位众多,而且,管理模式不同,建设期限也不同,这给项目档案管理工作也造成了一定的困难.中江高速公路采取施工总承包模式,项目业主对工程建设各方面的控制通过对监理单位和总承包单位的管理来实行.江鹤高速公路（二期）则由业主直接进行施工招标和管理工作,但开工迟于中江高速公路一年多.为此,我们根据项目特点,分别建立了各自的档案管理体系.在中江高速公路项目建设中,我们在档案管理工作中依靠监理单位和总承包单位开展工作,以合同和有关法规为依据,以各项管理制度为手段,加强协调管理.在江鹤高速公路的项目建设中,我们则建立了以项目业主为主的垂直档案管理体系,对档案管理工作的每个环节均予以高度重视,对发现的问题及时处理.由于主观重视,措施得当,基本上保证了这两个项目的档案管理工作与项目建设同步进行.

三、统一标准,规范做法,严格要求,确保档案的内、外在质量

1、加强业务培训,提高档案管理人员素质

为了提高档案管理人员业务素质,公司加强了档案业务培训工作.我司多次邀请省档案局有关领导和专家对项目竣工文件的收集、归档整理及竣工文件编制进行了分阶段性的岗位培训.我们还组织了资料员到兄弟单位参观学习、交流,使全线档案管理人员业务能力不断提高.

2.及时制定标准,规范做法,确保内业资料的质量

项目建设初期,公司就及时下发了《广东省公路建设有限公司高速公路竣工文件编制办法》等上级单位关于建设项目档案管理工作的文件,并结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）的具体情况,规范了文件格式、题名、编号等,明确了各施工单位竣工资料管理的职责和编制要求,健全了本项目内业资料的质量保证体系,为项目档案管理工作的顺利开展奠定了基础.

3.高度重视资料的及时收集工作

项目建设过程中,如果不及时收集各种内、外业资料,将给以后的编制竣工资料工作造成很大困难.为此,各施工单位应在平时及时整理好质检资料,建设各方应设专人负责资料的收集和整理工作.该项工作应做到及时、完整、准确且格式统一,过程当中应加强协调、检查工作.

4.坚持定期检查,发现问题及时整改

为了做好档案管理工作,公司非常重视内业资料的检查和整改.除了坚持月度检查外,还会同总监办、总承包单位不定期进行检查,发现问题及时指出并帮助施工单位整改,把问题消除在萌芽状态.对施工单位提交的竣工资料,我司及时指定技术人员进行审查把关,确保施工文件齐全、规范.

5.配备完善的档案管理设施,实施电子化管理

四、档案管理工作中必须重视的几个环节

1.设计单位必须同步提供电子版设计文件

根据交通部2004年《公路工程竣（交）工验收办法》的归档分类要求,高速公路建设项目的竣工文件划分为八大类,即：1、可行性研究及前期综合文件；2、设计基础文件、 设计文件；3、财务决算、工程结算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7、竣工图文件；8、科研文件等.

其中,竣工图的编制是高速公路项目档案管理工作中极其重要的一环,它是项目建设的真实反映,是后来查询、利用者了解项目建设情况的重要工具.竣工图编制工作的总体要求是真实、准确,如实反映设计变更情况,与施工实体必须完全相符；有关变更必须手续齐备,依据充足；图纸质量必须规格统一,图面整洁,字迹线条清晰、耐久,标注位置合理.

在竣工图编制工作开展前,能否从设计单位取得完整的施工图电子版设计文件,就成为做好这项工作的关键.

为此,在项目设计合同洽谈中,项目建设单位须约定由设计单位同步提供完整的全套电子版设计文件,这既方便在日常施工中开展设计变更管理工作,同时,也将为日后的竣工图编制工作打下良好的基础.

2.应在有关施工合同中保证档案资料的及时交付

前已述及,中江高速公路采取施工总承包模式,项目业主不与各施工标段直接签署施工合同,项目业主对工程建设各方面的控制通过对总承包单位和监理单位的管理来实行.总承包单位和部分分包单位之间由于合同纠纷,在一定程度上不仅对工程进度、质量造成了不利影响,也影响了档案管理工作的进展.具体表现为,个别标段由于与总承包单位之间存在合同纠纷,就以内业资料相要挟,拒不上交给业主,影响了整个档案验收工作的及时进行,这是今后值得注意的地方.为此,我们认为,在有关施工合同中,应将内业资料等档案材料是否及时上交给业主单位,与该标段的计量支付工作联系起来.对拒不提交资料者,应果断地暂停其计量支付工作.只有这样从合同条款上保证资料的及时归档、收集,才能使档案管理工作高效、规范、有序地向前推进.

【参考文献】

1.交通部2004年《公路工程竣（交）工验收办法》

2.广东省公路建设有限公司高速公路竣工文件编制办法