加强内部审计过程监督,不断提高合同执行力

主题词：内部审计 合同管理 问题 审计方法 提高 合同 执行力

内部审计是通过对被审单位内部控制制度和管理效能进行审计检查,发现管理方面存在的问题,找出管理中的薄弱环节,促进被审计单位改进管理,提高管理水平.现结合实际工作中的切身体会,谈谈施工单位内部审计中的合同管理审计的几点认识：

一、当前项目经济合同管理存在的主要问题及产生的原因

(一)当前项目经济合同管理存在的主要问题

1、对合同签约对象资质审查不严、考察不力.在签订合同前,必须认真审查对方的履约能力,对合同签约对象,即施工分包单位有一定的资质要求.但在实际操作过程中,还存在个别工程合同缺少施工方的资质证明,或有的资质证明已过期、或多人挂靠一家单位的现象,严重危害到工程的安全和质量.个别项目对外协队伍资质证、安全许可证等资料的审查流于形式,准入制度执行不到位,导致不合规的外协队伍进场；或挂靠单位《企业法人营业执照》未年检、分包单位施工负责人无法人授权委托书、合同甲方主体与公章不一致等现象.

2、有的单位部分合同未按照合同范本,个别施工协议、补充合同未走正规流程进行合同评审,调整单价时未认真进行单价测算和分析.

3、部分劳务单价定价机制不规范、不合理,单价测算错误或缺少测算依据,或者单价调整依据不充分,个别劳务合同单价未执行即调整,且未按规定程序审批.

4.未足额收取或不约定履约保证金、质保金.

5、合同交底不清,部分业务人员职责不明.项目部对分包队伍出现结算错误、应扣未扣等造成损失的现象,除主观人为管理责任因素后,客观上部分项目部由于合同交底不清,或根本就没有进行过合同交底,一些管理人员如副经理、主管收方的领工员对于分包合同内容、双方的权利、义务等内容根本不知晓,执行起来难免出现问题.

6.违约责任未分清,合同条款执行不严

尽管合同一般都订有违约条款,但实际执行中即使发生违约现象,个别单位也没按照有关条款追究责任,存在部分合同条款失效的现象.

7、合同外计时工、临时机械费控制不严格.专业分包原则上不允许发生点工,特殊情况下发生的点工,要有详细的用工地点、时间、人数、工时、施工内容、工作数量等作为计价的依据.但有的项目收方计价资料未附依据,且点工发生数量较大,不符合相关规定.

8、执行物资采购合同不严谨.如某项目部与某某水泥有限公司结算散装水泥款,对散装水泥单价定价时,未严格执行中标约定的条款第10.2条,“以投标月单价为基准点,到货当月为结算点,按二者工程造价信息水泥单价差额正负20元/t外,纳入到合同结算出厂单价”,结算时主要是选取投标基准月不准及结算月小票不是送货当月.

9、补充合同调整合同单价与原合同条款不符.二次经营对业主变更尚未形成成果,却已给外协队伍收方计价,无计价依据,与合同条款不相符.合同对于应由我方提供的材料范围约定不清,执行困难.

10、合同文件等内业资料管理不善.部分单位缺乏一套完善的合同文件管理规定,没有做到合同资料的统一规范管理,因此造成合同文件管理较分散,且合同清单和部分合同资料不齐全的现象,同时,合同管理台帐、合同清单的编制也不规范,内容不完整,信息更新不及时,不利于对各项合同的持续监督和控制.

(二)产生上述问题的主要原因剖析

一是合同管理内部控制的意识不强.合同管理中存在诸多不足,主要是部分管理人员没有引起足够重视,有的甚至以“惯例”为借口,忽视了这些问题的危害性,认为反正没“出事”,问题也不大,内部控制的意识较为薄弱.

二是合同管理的内部控制制度不够健全,修订也不及时.公司目前尚未建立严格的合同履行结果验收制度、合同资料管理规定等制度,对合同履约过程、合同资料管理等方面的控制力度不够.

三是合同管理的内控制度执行不严格.尽管有些单位的合同管理和控制制度的制定较规范,但在实际工作中往往将其束之高阁,对于既有的合同管理制度没有认真执行.四是对合同管理情况的考核力度不够.目前,公司每年对下属各单位进行年度安全工作和经营管理工作的考核,建立了一套安全和经济指标考核体系,但其中对合同管理工作缺少相应明确的考核要求.

二、合同审计采取的主要方法

经济合同管理是实现项目成本、工期、安全、质量等目标的基础,是项目管理的灵魂,因此以审计合同管理情况为重点,加强对合同主体的资格鉴别、合同签订及合同履行等环节的审计监督,将能够在很大程度上防范工程项目风险,提高项目管理的效率.

1.审查施工合同条款

首先要审查合同,弄清合同条款内容和各条款之间的相互关系.按照《合同法》和公司有关规定,判定该合同是否有效,合同内容有无违背公司政策和其他规定,合同各条款之间有无自相矛盾内容,合同条款有无明显不平等内容,合同内容有无明显漏洞或缺口.

2.审查补充合同、协议、纪要等资料

实际施工中,项目经常签订有补充合同或协议,这些补充的书面资料与原合同共同构成该工程的全部合约,都具有同等法律效力.审计中要重点对这部分资料进行细致的阅读审查,看其内容是否有推翻、超越、违背原合同条款内容的,有无人为的或因不了解建筑工程规定签订了留有活口的并有可能给公司造成损失的合约.

3.审查变更资料

审查变更要对照施工图和竣工图进行.在审计过程中,对合法变更对照施工图和竣工图及施工日志、隐蔽和现场记录,审查其真实性.

4.审查工程量等基础数据

工程量审查是工程审计的中心环节,主要目的是制止高估冒算行为.常见的有：a、违反工程量计算规则、重算、多算或少算工程量；b、违反规定,混淆各分项工程的尺寸界限,重算工程量；c、违反规定,应扣除的工程量不扣除：d、不同规格的分项工程混合计算；e、按规定应合并计算的工程量分开计算；f、定额中已包括在一起的工作内容分开项目,另计工程量；g、已计算的工程量实际未施工,结算时不扣除；h、由于计算疏忽造成工程量漏算.