高职学院图书馆的档案管理

[摘 要 ]图书馆档案的管理是高职学院图书馆建设的一个重要组成部分,本文简述了在高职学院图书馆档案管理工作中存在的问题,及图书馆档案管理工作的新措施.

[关 键 词 ]高职学院图书馆,档案,管理

高职学院图书馆档案工作是图书馆工作的一个重要组成部分,图书馆档案客观真实地记录着高职学院图书馆各个历史时期的发展过程,对图书馆管理工作有较大的参考和利用价值.本人现以山东工业职业学院图书馆档案管理为例,浅谈高职学院图书馆档案的管理.

一、高职学院图书馆档案的管理

高职学院图书馆档案管理可分为文件、文书、资产档案三个部分.

其一,文件档案的管理,是指由上级主管部门下发的关于图书馆日常工作及管理方面的方针、政策、法规性文件,包括上级主管部门的各种文件、关单位的上级文件.它有相对单一性、重要性、保密性、存期长等特点.

其二,文书档案的管理,是指图书馆开展的日常工作、学习、活动中生成,并保存下来的不同载体的信息资料.包括图书馆的人事、财务、规章制度等日常工作事记、文献采购、文献典藏、读者信息等业务工作档案.各项业务档案都属于长期性保存档案.另外,如图书馆向上级单位必须在限定的时间内上报的资料.文书档案的管理具有,内容丰富、保存期长、时间性强特点.

其三,资产档案的管理,资产档案是指各类设备、仪器等图书馆固定资产在购写、安装、使用、管理、维护和报废等一系列过程中形成的属于归档的技术资料等.资产档案专业性较强,它可以提供所购各项设备的详细资料,为后期设备购置,提供参考依据,提高固定资产购写的针对性.设备档案管理具有如下特点：1.设备种类多.包括计算机、通信设备,打印设备、扫描识别设备及装订设备等.多种类的设备,其档案形成也必然具有复杂性.2.科技含量高,管理难度大.对于非专业人士的档案管理员来说,在管理的过程中也会遇到一定的困难.

二、高职学院图书馆档案的作用

1.图书馆档案是读者了解图书馆的依据.图书馆的档案资料来源于图书馆在教学、科研、管理以及怎么写作等各项工作.其中各种数据,如读者、馆藏、管理等数据能多方位向读者展示图书馆发展概况,使读者对图书馆有一个全面的了解；人员、各部门的简介、各项规章制度等等都起着引导读者科学利用图书馆的各项资源,提高资源的利用效率；现代化的怎么写作方式、管理方法,丰富的馆藏资料、电子书以及常规阅览和外借等,提高了读者利用图书馆资源的积极性.

2.图书馆档案是领导决策的参考依据.历任的学校、图书馆领导都可通过查阅图书馆档案资料较快熟悉图书馆的基本情况,而顺利地开展工作.图书馆档案在日常工作中应认真管理,保存了图书馆的重要文件,记录了图书馆重大发展事件,这为学校和图书馆领导进行相关决策、制订计划和总结工作提供了可靠的依据.

3.图书馆档案是做好图书馆怎么写作、提高工作效率的依据.随着时代的发展,图书馆工作内容也发生着变化,为读者提供优质的怎么写作是当前图书馆工作的一项重要内容,也是未来发展方向.图书馆的档案管理对做好怎么写作工作有非常重要的作用.在对高职学院图书馆怎么写作工作的探索过程中,档案管理人员完整地收集并记录怎么写作工作发展过程的重要文件资料,如工作思路、组织情况、经验和教训等.这些资料可以为图书馆改进怎么写作质量提供可靠的信息价值.

三、高职学院图书馆档案管理工作的现状

1.档案管理意识淡薄.因此缺乏搜集整理档案的主动性,不注重对档案的管理工作.图书馆档案是图书馆日常工作和活动中形成的珍贵信息资料,也是图书馆工作成果的综合反映,应该完整收集和科学管理.

2.档案管理制度不健全.由于高职图书馆档案管理缺乏系统性和完整性,给读者的查找和利用带来的一定的困难,降低了档案利用率.

3.档案管理人员业务水平不高.档案管理人员大多是,没有专业的档案管理知识,对有一定技术水平要求的档案信息化管理则不能适应,因此,当前的档案管理人员的业务水平已不能满足现代化管理的需求.

4.档案信息开发利用观念薄弱.重管理、轻开发的问题制约着档案为图书馆发展和建设怎么写作的各项功能的发挥,造成图书馆档案资源的闲置.

四、高职院校图书馆档案管理的新措施

针对高校图书馆档案管理中存在的这些问题,笔者认为应该从以下几个方面着手解决：

1.增强档案管理意识.图书馆档案对图书馆工作起着很重要的参考作用.因此,从各级领导,到图书馆档案管理人员,都应该从思想上高度重视这项工作.将图书馆档案管理工作规范化.

2.健全档案管理制度.图书馆档案管理业务包括档案收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等环节.如不制定具体的规章制度给予规范,将会使档案管理工作陷入混乱.为了使档案管理工作有序开展,就必须建立一套完整的管理制度,这是做好档案管理工作的前提条件.

3.提高档案管理人员的素质.首先,选择并固定优秀的档案管理人员.这有利于保持档案管理工作的稳定性和持续性.其次,进行档案管理专业培训,学习新知识、新技术.再次,档案管理人员要掌握计算机和网络应用技术,适应档案管理工作现代化的发展趋势.

4.开发利用档案信息.档案人员应做到：积极配合领导决策,根据工作需要及时提供相应的档案资料,为图书馆发展做好怎么写作,实现档案价值；做好宣传推广工作,使读者们正确认识到图书馆档案的价值,提高档案信息的利用率.

另外,加强对数字化图书馆档案的管理,在图书馆主页设置图书馆档案专栏,使读者能通过图书馆的网页利用图书馆档案.总之,档案是图书馆管理工作的基础,图书馆的许多工作都需要档案管理工作的支持.提高图书馆档案管理水平,档案利用率,可以促进高职院校图书馆各项怎么写作工作更好地发展.