会计电算化后档案的管理

摘 要 ：随着会计电算化的逐渐普及,如何管理电算化的会计档案工作,是档案管理人员不得不面临的问题,本文首先分析了会计电算化的档案管理工作所具的特点,其次指出了面临的问题,最后提出了解决问题的对策.

关 键 词 ：会计电算化　会计电算化档案

当今,随着计算机信息技术的飞速发展,将计算机应用到会计的实务中,实现会计数据处理的电算化,对会计核算工作走向管理的现代化转变起到了积极的促进作用.到目前为止,我国已有数百万家企事业单位使用了计算机和会计软件来处理会计的核算工作,有效完成了会计日常工作的记账、算账、报账等任务,使广大财会人员从烦琐的手工会计工作中解脱出来,极大地提高了工作效率.实行会计电算化后的会计档案管理工作是会计基础工作的一个重要组成部分,因此也应该引起高度的重视.

一、会计电算化后档案的新特点

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据.这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改.各级机关、企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而赋予会计档案许多新的特点.

(一)档案的范围比传统的会计档案更广.会计电算化后档案不仅保留了传统意义上的会计档案,即纸质档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据和其他磁性介质上的会计信息.

(二)会计电算化档案需要一定的软硬件环境支持.传统的会计档案不需要软硬件的支持,而且比较直观,可以一目了然地看到会计信息,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境支持下才可以使用.

(三)扩大了会计档案的保管的范围.由于会计电算化档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料等.

(四)对会计电算化档案的安全性、完整性提出了更高的要求.会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高,实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的升级的版本越多,即会计电算化档案更需要科学地管理.

(五)电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要.电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法,还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识,而对系统安全性,则更因为网络与计算机本身的原因而提高,同时也对个人安全操作使用提出了新的需要.

二、会计电算化后档案管理存在的问题

(一)会计电算化后档案资料收集不完整.会计档案收集的不完整直接影响着会计档案的内在质量,有的单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,使得会计电算化档案不够完整.

(二)缺乏有效的管理制度和制约手段.会计电算化后多数单位在归档工作中,没有制定出一些切实可行的制度、办法和相应的管理措施.单位将会计信息存储在磁盘、光盘等磁性介质上后就万事大吉了,对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理,从而容易造成会计信息的丢失.由于会计电算化软件的升级换代很快,在不同版式本下的会计数据结构有可能不同.许多单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存,造成会计电算化档案不能被调阅,不能充分发挥电算化会计档案的作用.

(三)会计人员的电子档案管理意识较弱,计算机操作能力较低.由于会计人员的电算化操作能力较低,对电算化档案的重视不足及操作人员的时间观念不强等原因,以致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储中保存,有时又不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的检测备份,使磁盘上的标签与电子文档不符的现象时有发生,一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,影响电算化系统的正常工作.

(四)会计电子档案尚未真正纳入会计档案管理范畴.《会计档案管理办法》第十二条：采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案.具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案.然而受企事业单位规模条件等限制,大多数已实施会计电算化的单位并未将存储会计资料的磁盘、光盘等资料作为会计档案予以保存,而会计电子备份数据一般由系统管理人员自行保存,电子档案处于一种无序的、不连贯的管理状态,未形成有效的管理机制,随着会计岗位的调整,电算化资料大都无档可查.

三、加强会计电算化档案管理的对策

(一)建立健全会计电算化的档案管理制度.电算化会计档案是会计核算的信息及资料,是重要的会计基础工作.各单位的领导必须加强对电算化档案管理工作的重视,建立和健全会计电算化档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁制度,并由专人负责管理.由于实行会计电算化会计档案具有磁性化和不可见的特点,原来的《会计档案管理办法》中有关规定没有包括这方面的内容,因此必须根据会计电算化的特点和《会计档案管理办法》的要求,修订本单位会计档案管理的制度.对采用计算机打印输出的书面会计凭证、账簿、报表应符合国家统一的会计制度的要求,保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行.

(二)加强对电算化会计档案的存放管理.存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)是在会计电算化情况下的新的会计档案形式,在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并留有副本.为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存,直至会计信息完全过时为止.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表,由于具有磁性化和不可见的特点,作为会计档案保存,其保存期限应同《会计档案管理办法》中规定的会计数据(书面形成的会计账簿、报表)一致.对于电算化形成的磁性介质档案保管,要做到远离磁场,注意防火、防潮、防尘,应定期对磁性介质档案进行检查工作,防止数据的丢失.对重要的会计档案应进行双份备份后存放在两个不同的地点.总之,对会计档案的存放管理应做到存放有序、查找方便、妥善保管.

(三)经常进行会计数据的备份工作.由于会计电算化的会计数据都存放在计算机中,为了避免计算机意外故障和人为错误引起会计数据的丢失,要定期把计算机系统中的所有 会计资料拷贝到磁性介质或光盘上,从而形成了脱离于原计算机系统的会计档案,财务部门应把会计数据的备份文件保存好,并且在每份上要注明档案形成的时间、会计数据的内容和时间、操作员的姓名.对备份的数据资料要定期进行检查,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失.以防意外事件导致单位整体会计资料丢失与不可恢复性,给单位会计档案管理工作造成无法挽救的损失.凡业务量较多、财务比较集中的财务部门应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量少采用软盘存储会计档案.

(四)加强会计电算化后软件的管理和计算机的维护.会计软件是会计电算化运行的重要程序及资料,对会计软件的全套文档资料及会计软件应视同会计档案保管,保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的五年.但一般情况下,单位如遇到会计软件升级、更换以及会计软件运行环境改变的情况时,旧版本会计软件及相关的文档资料应与该软件使用的会计资料一并归档.会计电算化的系统维护人员要经常对设备进行维护保养,保持机房和设备的清洁,使计算机有良好的运行环境.健全必要的防治计算机病毒的措施,预防、检测、清除计算机病毒,防止病毒和意外事故因素导致计算机工作终断,影响财务工作的正常开展.健全计算机硬件和软件故障排除的管理措施,保证会计数据的完整性.在日常工作中还应注意收集计算机硬件、软件及操作系统等方面的资料,关注软件更新换代、升级等方面信息以便为本单位财会电算化管理水平的进一步提高做好充分的准备工作.

(五)做好会计档案的日常管理工作,充分利用好会计档案.会计档案记录着会计核算全过程的重要信息和资料,必须做到内容正确、资料完整、字迹清楚.对年终会计电算化形成的凭证、账簿、报表等要按照会计档案管理要求进行整理、立卷或装订成册,对进行归档的会计资料要检查有关人员的签名、盖章是否齐全.档案管理人员应严格执行会计档案的安全保密制度,不得随意堆放,严防毁坏、散失和泄密.对各种会计档案未经领导同意,不得外借和拿出单位.经领导同意调阅的会计档案,应按规定有关手续,调阅人员不得擅自复制会计档案,对调阅的会计档案在归还时,还应认真检查,防止感染其他的病毒.

(六)提高会计档案管理人员的业务素质.会计档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,随着会计电算化的普及和广泛应用,对会计档案的管理工作提出更高的要求,会计档案人员只有懂得档案管理的知识,精通财会知识和计算机方面的知识,才能适应新形势会计档案管理工作的需要.因此,单位领导一定要重视会计档案管理人才的培养,进一步加强对会计档案管理人员队伍的建设,不断提高会计档案的管理水平.

(七)重视会计档案开发和利用工作.会计档案部门应建立和完善会计档案的开发和信息反馈系统,注重对会计档案原件中储存的信息资源加以编辑,通过对一系列的会计档案整理和比较分析,充分利用历年的会计电算化档案的数据设计出一些有利于单位管理与决策的数据模型,从而建立一整套比较完善的单位决策支持系统,以实现会计电算化档案的再利用.