信息技术在档案管理工作中的应用

随着信息技术的飞跃发展,档案管理工作必须与时俱进,创新求变.新形势下的档案管理必须丰富档案信息资源建设,提高档案管理人员素质,创新档案怎么写作机制,强化档案怎么写作功能.

下面就信息技术在档案管理工作中的应用,谈几点粗浅认识,请同仁指教.

一、信息技术的运用,在档案管理工作中势在必行

众所周知,以计算机为代表的信息技术,已经渗透到社会生活的各个领域,作为信息资源的一个载体――档案管理工作将信息技术的纳入已势在必行.传统方式的档案的收集、整理、保管和提供利用不仅难以适应快节奏、高效率社会发展的多元化要求,而且也难以保障信息化时代档案信息的收集、管理和永久保存工作的有效开展.随着信息技术的发展,档案工作进入了一个快速发展的新时期,这也为档案工作提出了一些新的课题,这便是由过去传统的档案工作程序向“信息输入――处理――输出”的基本模式转变.

二、档案工作人员的信息技术应用素质的提高,是做好档案信息管理技术工作的前提

档案工作要适应信息时代的要求,必须有一支政治素质好、专业水平高、工作能力强的档案管理队伍才能适应经济社会发展的需要,提高档案人员的信息技术应用能力势在必行,它是提高档案管理工作的前提.

先进的科技手段打破了传统的档案管理的物理时空的限制,使人们对资源的查找有了快捷、便利和及时的方式,现代化的信息库,也可以加强档案管理系统之间的联系和交流,为不同的用户需求提供了多样化的选择空间,档案工作要适应这些新的东西,要求我们档案工作者,在整个档案的信息管理工作方面,引进、消化、适应信息技术的成果,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要,档案管理也只有渗透新理念、运用新技术、才能开创档案管理工作的新局面.

基于以上原因,档案管理者要优化自己的知识结构,使自己成为适应符合时代要求和自身业务需要的复合型人才.要充分掌握有关信息处理的基础和方法,档案工作者,还要学会利用网络进行档案信息资源的开发利用,最好还能根据工作实际独立开发档案网络信息资源,在整个档案管理方面实现计算机网络管理,做到档案信息资源共享.

三、纸质档与电子档并存的情况下,规范档案管理是个亟待解决的问题

档案的内容由于行业的不同,内容也各不相同,因此档案的收集整理目标也因人而异.以学校档案为例,各种各样的档案也多达几十种甚至上百种,宽泛的从部门来讲,包括办公室档案、政教处档案、教导处档案、总务处档案及其他档案.而办公室档案又包括上级文件、各种规章制度、各种计划总结、各种责任书、联合办学协议书、个人人事档案、各种荣誉、学校大事记等等.教导处档案包括各种文件资料、各种常规记录、教学资料、教研资料、教师管理资料、教师培训、学生学籍管理资料等等.政教处、总务处辖下也各有不同分类,这些上百种甚至上千种的档案资料在以前全部以纸质的形式存在,泛泛其多,不胜其数,而又不能销毁,只能以其应有的形式存在,而有些档案资料仍将以其原有面貌出现并延续.

信息时代来临后,各种档案资料以电子档的形式呈现,给档案管理带来新的面貌.

当下在纸质档案与电子档案并存的情况下,规范档案管理又成为档案管理工作中一项亟待解决的问题.

抛开纸质档案不说,单电子档案私下认为就有一下三个问题亟待解决.

1.信息（电子档）的收集范围

简单地讲,电子档的内容主要包括图像、图形文件、声像文件、数据文件和文本文件.实际上以上目录中还包括许许多多的子目录,子目录还有根目录等等.

2.信息（电子档）资源的收集和整理形式及要求

电子档案收集整理后的归档形式、存档格式、备份数量、保管形式等诸多内容.

3.信息（电子档）的怎么写作畅通性

电子档案归档整理后如何保障需求人员在网络系统终端上进行正常的浏览、查阅,如何让保障档案不被非法复制、删改等,确保需要长期保存归档的电子文件的真实性、完整性、安全性和怎么写作的畅通性.

总之,信息技术的发展为档案工作带来了难得的机遇,同时也提出了严峻的挑战.档案工作者只有提高素质,改进怎么写作,才能开创档案管理工作的新局面.