如何加强水电建设工程项目档案管理

国家“十五”计划提出了实施“西部大开发”的经济战略部署,“西电东送”工程作为重点建设项目之一,是开发贵州、云南、广西、四川等西部省区的电力资源,输送到电力紧缺的广东、上海、江苏等地区,以水电为主.这批水电建设骨干工程是国家重点建设项目,项目档案是水电建设工程的重要组成部分,是工程建设的重要财富,是水电建设者劳动和智慧的结晶,是工程竣工验收、项目稽查和审计的重要依据,是维护资产和权益的凭证,是运行管理、维修改造的保障,同时也是工程达标投产、创优质工程的重要考核内容.

作为我国档案事业管理的重要手段,档案法制工作是促进国家档案制度建立健全的基础,是发展档案事业的根本保证.加强档案法制工作,是依法治国方略在档案工作领域的具体体现,也是健全和完善社会主义市场经济体制下档案事务管理机制的必由之路.通过建立健全档案法规体系,加强档案普法、档案法制宣传和档案行政执法,增强社会的档案意识和档案法制观念,提高公民、法人和社会组织在档案事务方面的守法水平,创造档案工作有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的法制环境,切实推进档案事业的法制化进程,有力保障档案事业持续、健康、快速地发展.

由于电力建设项目的参建单位多,项目档案管理工作面广量大,为使基建档案资料工作纳入统一化管理模式,增强管理的依据性、权威性、规范性,统一工程文件的收集、编制和归档整理,必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的.从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求.用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量.

为进一步加强对基建项目档案收集工作的监督管理,工程档案收集要贯彻“三纳入、四同步、五参加”.“三纳入”概括：将项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入工程建设工作计划和各项管理程序,将档案工作纳入工程建设生产、技术管理各个环节.“四同步”概括：档案收集工作与基建、生产、科研设备管理活动同步进行.“五参加”概括：档案人员参加科研成果评优、建设项目竣工验收和设备仪器定型等方面的有关会议,参加设备、重要仪器的开箱验收工作,履行签字手续并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集.事前,介入在与参建单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理、消防等单位）,应对项目档案的套数、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求.事中,档案人员要负责组织监督和检查有关单位档案的形成、积累、移交工作,做到边施工边整理.使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系.

工程项目建设是一个动态过程,从项目的勘察、设计到施工、验收,档案一直处于活跃的状态,工程建设中,影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重,部分人员不重视.工程建设过程不同阶段会产生大量的原始资料,如合同、协议、施工方案与施工记录、事故处理与质检材料等,这些原始资料之间的内在联系,只有当事人在当时才是最清楚的,及时收集整理比较容易.随着工程建设进程的深入,产生的文件材料越积越多,如果工程建设各阶段不能及时完成应归档文件的收集整理,对工程档案的完整、系统、准确性必将产生不利的影响.若到竣工阶段再进行文件材料的收集整理,会带来意想不到的困难,如由于时间长、管理体制变化,或工程技术人员的工作变动等,不仅给整理工作带来困难,而且对日后档案利用留下严重隐患.为解决这个问题,档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保障措施,从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约,做好“三约束”,摆正档案和建设项目的关系,确保了电力工程收集归档工作的正常有序进行.

按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则,认真做好档案验收工作,查缺补漏,发现问题及时纠正错误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的所有资料,工程资料不齐全的不进行竣工验收.在工程决算、付款上进行约束.把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件.各工程项目组档案人员负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收,齐全完整的予以签字确认.经签字确认的给予决算付款,对验收不合格的不签字不予决算付款.近年来,我国水电建设项目通过开展达标投产活动,参建各方的质量意识、创优意识得到增强,工程建设管理和工程施工精细化水平得到进一步提高,工程建设质量有了质的提升,工程安全文明管理水平上了新的台阶,工程档案的完整性、系统性、准确性和归档的及时性、规范性得到了加强,工程整体移交质量和水平得到了明显提高,同时也锻炼和提高了水电工程建设队伍的素质,使我国水电建设进入一个崭新的阶段.实践证明,从1999年至今,经过十多年来对水电建设工程达标投产工作的开展,已显示出其强大的生命力.

1、项目前期文件管理：项目前期文件在基建工程档案中属于重要文件,它证明一个工程建设项目是否合法的有效,同时也是档案收集整理难度较大的一项工作.前期工作一结束就应按照项目申报程序进行收集和归档整理,发现问题及时查找,实践证明,在一定程度上可以保证前期文件的齐全完整归档.

2、设备招标文件管理：设备招标工作往往因为参加单位及人员多,在招标过程中形成的文件种类多（招标文件、投标文件、澄清文件、答疑、投标报价、评标报告、中标通知书）,招标过程中往来文件传递较频繁,容易出现资料收集不全、签字不规范等现象.为保证文件资料的全部合格归档,档案人员应尽可能的参加招标评标工作,对整个过程中的文件资料传递实行统一管理,由于工作原因不能参加招标工作时,待招标结束后积极主动与招标部门联系移交.

3、施工图纸及设备图纸管理：在建设中,为保证工程用图,避免因图纸延发影响施工进度,这就需要档案人员要坚持做到当天接收,当天完成上账（台账及计算机录入）登记及分类上架保管,并于当天发放各参建单位,定期按照设计院出图计划将到图情况进行汇总报单位领导,以便领导全面掌握施工图设计进度,做好施工过程中的决策.

4、施工、设备、材料合同管理：为确保合同完整的归档,档案人员应经常与物资供应部门联系沟通合同签订情况,对已完成签订的合同及时移交手续,档案人员对合同的签字盖章是否完备、内容是否齐全要进行逐一检查,确保合同正本归档.

5、项目施工及安装文件的管理：项目建设单位档案管理人员要做好监督、检查、指导工作,积极协助指导施工单位实行文件制度,加强施工记录、资料的及时收集.

6、项目竣工文件的管理与移交：严格执行工程档案的归档与移交管理制度.档案人员要经常与各参建单位联系并现场检查指导,严格控制归档文件的完整、准确、系统、规范及文件材料质量,协助指导他们完成竣工资料编制工作,并组织施工监理单位对竣工移交文件进行核查.

总之,档案管理部门是冷门弱势部门,这就要求档案工作人员必须要有强烈的事业心、责任心,牢固树立全心全意为人民怎么写作的宗旨意识,一切从维护党和国家的历史真实面貌出发,摒弃名利思想,无私奉献.面对当前档案管理模式改革,我们应把握机遇,解放思想,更新观念,开拓创新,提高创造性的工作能力,结合具体工作实际,开辟新途径,钻研新技术,探索新领域,走出新路子,创造工作新业绩.