如何管理IT项目监理部?

项目监理部作为IT监理公司委派到工程项目建设现场的监理组织机构,其监理工作水平也取决于监理公司领导层的决策、监督、管理和指导.

IT工程项目要在限定的时间、空间、质量、费用范围内,将大量的人力、设备、材料、财力组织在一起,有序地实现工程项目目标,离开了责、权、力、效、利相匹配的高效率的组织保证系统是不可想象的.现代组织理论的研究表明,组织是除了劳动力、劳动资料、劳动对象之外的第四大生产力要素,前三大生产力要素间可以相互替代,而组织是不能替代的,组织可使其他生产力要素合理配置.随着其他生产力要素相互依赖的增加和系统化、综合化的新趋势,组织在提高经济效益方面的作用也愈来愈显著.

IT监理公司按照建设单位的委托和授权,根据项目建设的特点和实际情况,委派工程监理人员到IT工程项目实施现场成立项目监理部（组）,成员包括总监理工程师、监理工程师、总监理代表、监理员等.IT项目监理部是为了适应IT工程项目监理工作的需要而建立的,它是由一组个体成员为完成IT工程项目目标而组织起来的协同工作的队伍.依据我国现行法律法规的规定,IT项目监理采取总监理工程师负责制,由总监理工程师负责整个项目的监理工作,项目监理部所有成员都必须具有监理行业相应的执业资格证书,同时保证专业配套合理齐全.

项目监理部作为工程项目建设现场质量控制、进度控制、成本控制的核心,担负着项目实施过程监督管理、沟通信息、下达指令、协调矛盾、统一步调、组织运转、制定决策的重任,是实施有效监理的保证.由于IT工程监理不同于一般性的监督管理,而是一项目标性很明确的具体行为,它有傍站、巡视、检查、评审、控制等从旁纠偏、督促目标实现的意思,它也是一个以严密的制度为显著特征的综合管理行为.

项目监理部作为IT监理公司委派到工程项目建设现场的监理组织机构,其监理工作水平主要体现在能否把组成监理机构的各种要素,包括人员和装备有机地组织协调起来,做到人尽其才,物尽其用,并使之高效运转,除了主要取决于项目总监理工程师及专业监理工程师的素质和能力以外,公司领导层的决策、监督、管理和指导也非常重要.

负责制和监督制是现代管理科学中同一个事物并存的两个方面,例如政府行政管理实行部门领导负责制,同时还要专门设立纪检监察部门进行监督,两者相辅相成,缺一不可.同样,在IT工程项目实施过程中,监理工作既要强调总监理工程师负责制,也要重视公司的监督管理和指导支持,这就好比是放风筝,风筝本身既要结构合理、足够结实,又不能断了线.以往有些工程项目的建设过程就出现过这方面的问题,因公司领导对现场监理部监督管理不够,或放任自流,导致监理工作不到位,甚至出现一些违法乱纪行为,造成工程项目建设发生重大质量事故,教训很深刻.

项目监理组织的实例

深圳市某单位中心大楼是一栋地下2层,地上20层的综合性办公楼,总建筑面积为3.3万平方米.该项目要求建设成为一座智能大厦,即采用先进实用、优化组合的成套技术怎么写作体系,建立一个安全舒适、通信便捷、环境优雅的数字化、网络化、智能化的管理、怎么写作及办公环境,满足用户现代化管理怎么写作办公要求.

该工程项目建设总投资为2000万元,包含了综合布线系统、计算机网络系统、多媒体会议系统,LED大屏显示系统、建筑设备管理系统（BAS）、有线电视系统、闭路视频监控系统、防盗报警系统、背景音乐及公共广播系统、一卡通系统和机房工程等十多个子系统.从该工程项目建设的具体内容及其所包含的子系统,可看出该项目的工程建设类型属于信息化建设工程中的智能建筑弱电工程类.为保证顺利实现工程建设的质量、进度和投资目标,建设单位聘请了IT监理公司负责该项目的监理工作.

IT监理公司为履行好建设单位的委托监理合同,成立了该工程建设现场项目监理部,委派总监理工程师代表公司全面负责该工程项目建设的监理业务及行政管理工作.根据该工程项目特点和以往工程监理的经验,该工程项目监理组织采用直线职能式组织结构形式.这种组织结构形式的优点是分工明确、指挥得力,能够充分发挥各专业监理工程师的积极性,提高工作效率.派驻工地现场的项目监理机构由总监理工程师负责,总监代表、各专业监理工程师及监理辅助人员,具体实施监理工作,以监理规划和监理细则为中心,实现项目建设的监理目标.现场监理组织结构图如图1所示.

对现场项目监理部的监督管理

针对该工程项目的特点,IT监理公司组成由公司直接领导的高层顾问组,对工程项目建设的重大技术问题进行监督、研究和指导.公司领导层不定期对工程进行巡视、检查,听取建设单位对监理工作的意见,对现场工作给予指导,见图2.

对项目监理部人员组织的管理.

1.IT监理公司与业主签订监理委托合同后,公司人力资源部要根据所监理项目的工程规模、复杂程度和监理范围,组建项目监理部,工程部、行政部做好其他资源的配置.

2.由总经理任命项目总监理工程师.

3.工程部负责按《人力资源管理控制程序》对项目监理部全体人员实施岗前培训,主要内容为结合本项目特点,学习质量体系程序文件和相关的作业文件.

对计量检测仪器和设备的管理.

1.总监理工程师提出本项目监理部计量检测设备使用计划,由行政部负责落实配置.

2.检测设备在使用前,由工程部按《测量装置控制程序》进行校准,并对校准和鉴定后的状态进行标识.

3.项目监理部不得使用无标识和标识不合格的仪器和设备.

4.专业监理工程师负责对检测仪器和设备的正确使用和维护,使用过程中应填写《计量检测仪器设备使用履历表》.

对文件资料的管理.

1.总监理工程师提出本项目监理部所需文件、资料清单,由行政部、工程部负责落实配置.

2.工程部负责提供法规性文件、技术性文件和质量体系文件目录供选用.

3.文件资料管理按公司《文件控制程序》执行.

各类监督措施

组织措施

1.将工程质量领导责任制落到实处,公司总部成立本项目领导小组,由领导小组具体负责对驻现场项目监理部的监督管理,并加强对该项目监理部工作的指导支持.

2.成立本工程项目监理部,实行“总监负责制”.按照投标文件中申报的监理人员派遣并保证按时到位.

3.公司保证为项目监理部提供足够的办公设备、影像设备、检测工具、通信工具、交通车辆和其他生产、生活设施,满足现场需要.作为项目监理部的坚强后盾,公司将提供强大的各项物质支持.

4.实行岗前培训、技术交底和职业道德教育培训,使项目监理部所有成员都能熟悉监理合同、与本项目工程建设管理有关的法律、规范、标准、制度等,明确监理目标,合格者上岗.严肃纪律,杜绝不按规定要求行使监理职责、到位差、怎么写作意识差、遇事推委拖拉等现象发生,对职业道德差、业务工作不适应者,公司坚决予以更换.

5.项目监理部在“各级监理人员岗位职责”的制度下分解监理职责,将责任落实到岗、到人,同时明确岗位替代和替代交接程序,对本岗位的怎么写作质量承担终身责任,确保工程监理怎么写作“凡事有人管”.

6.公司领导小组每月定期或不定期到项目实施现场考核评价监理工作,征求业主和承包商的意见和建议,不断提高监理水平,保证做到让业主满意.

技术措施

1.公司领导小组建立监理和工程目标动态控制系统.充分发挥监理工程师的知识与才能,对工程目标进行全面、细致的考察,对实现工程目标的影响因素进行判断和分析,制定有针对性的、具体的预控措施,全面、及时、准确地掌握工程的动态数据并与计划数据比较,监督和指导总监理工程师采取有效、得力的措施及时进行动态纠偏和整改,圆满实现监理工作目标.

2.公司领导小组监督和指导总监理工程师建立健全现场质量管理体系,加大对现场质量检查和内审,实现监理单位质量体系与承包商质量体系的协调运作.

3.公司领导小组监督和指导总监理工程师制订用于本项目的“监理部内部管理制度”,并根据本项目的实际情况,补充编写针对本项目特点的有关制度,报公司审批执行,确保工程监理怎么写作“凡事有章可循”.

4.在本项目工程监理工作中,使用IT监理计算机管理软件,实现IT监理工作数字化管理.

5.为本项目监理部配置现代化的办公设备、检测仪器和设备,用先进手段来提高监理怎么写作水平.

6.针对本项目实施过程中遇到的特殊问题随时制定特殊措施.

7.公司领导小组监督和指导总监理工程师建立可追溯的怎么写作质量的记录体系,严格执行现场怎么写作信息记载检查的有关要求,做到监理怎么写作质量“凡事有据可查”.

8.公司领导小组监督和要求项目监理部的一切活动均做到事先有要求,事中有检查,事后有结果,不留空白,闭环运行.

9.公司领导小组定期进行质量回访,按质量体系文件要求,每半年一次向业主发出“业主监督建议卡”,征询业主对公司监理怎么写作的意见,不断改进和提高监理怎么写作质量水平.

经济措施

1.公司建立各部门经济责任制,将监理怎么写作质量目标层层分解,各部门收入与本项目工程质量和业主评价挂钩.

2.公司总经理与本项目总监理工程师签订监理怎么写作质量奖罚责任书,加大总监理工程师的责、权、利.

3.本项目监理部实行半年初评、年终总评,考核评价每个监理人员怎么写作质量,建立奖罚分明和优胜劣汰的激励机制,调动每个监理人员的积极性.

4.监理人员严格遵守公司《监理工程师守则》和公司《廉政建设责任制实施细则》,坚决杜绝向承包商借钱和吃、拿、卡、要行为.

合同措施

1.公司与项目监理部每个成员签订本项目质量、进度、安全、投资监理目标责任书.

2.公司与项目监理部每个成员签订廉政建设责任书.

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IT项目监理组织的四大特点

IT工程建设现场项目监理部的组织形式有别于一般的政府机关、企事业团体、社团组织和军事团体等.实践证明,在IT工程项目实施过程中,由于现场项目监理部组织形式的特殊性,决定了IT监理公司领导层必须重视和加强对它的监督、管理和指导,否则它就会像断线的风筝一样,随风乱飘,往往会给工程建设和公司带来无法估量的损失.

1.组织的目的性

IT项目监理部是为了完成项目总目标和总任务而建立的,因而项目目标是决定其监理组织结构和组织运行的最重要因素.IT监理公司领导在决策委派总监理工程师及组建现场监理部时,要充分考虑到组织成员的责、权、利,以及他们之间的合作关系,明确项目监理组织中的任务和职责的层次,工作流、决策流和信息流,以及其他的特殊要求.

2.组合的临时性

每一个具体的项目都是一次性的、暂时的,所以IT项目监理部组织也是一次性的、暂时性的,具有临时组合性特点.通常监理组织机构在项目启动前建立,并在项目竣工验收、审计完成后解体,伴随着该项目的结束而终结.其基本原则是因事设人,根据项目的任务设置机构,设岗用人,事毕及时调整,项目组织解散,人员调往其他有需要的项目组织.

3.组织的柔性

IT项目监理部组织要有机动灵活的组织形式和用人机制,是一种柔性组织,具有高度的弹性、可变性和灵活性.其组织结构应根据项目的规模、结构、复杂程度、专业特点、人员素质和地域范围确定.它不像其他组织那样有明晰的组织边界,采用不同的项目组织策略和不同的项目实施计划,就会具有不同的项目监理机构组织形式,如职能式、项目式和矩阵式等几种组织形式.职能式结构有利于提高效率,比较适用于规模较小的IT工程项目,项目式结构有利于取得效果,比较适合于规模大的IT项目或多项目监理,矩阵式结构兼具职能式和项目式两者的优点.

4.组织建设的规范化

IT项目监理部要想对IT工程项目实施过程的监督管理做到制度化、规范化、科学化,首先要求其组织机构内部管理理顺、线条明确,各个岗位职责明确,监理工作要有规范有程序,做到有据可查、有法可依.组织建设的规范化要通过一系列的内部管理制度和工作制度来保障.