应用中文编校软件缩短志鉴编纂时间提高志鉴文稿质量

在第二轮续修地方志以及近几年编辑年鉴资料的过程中,我办较多的使用了《编辑助手》、《黑马》等中文编辑和校对软件,收到了缩短编纂时间、提高志鉴文稿质量的双重效果.既提高了工作效率,又减轻了工作负担,是值得继续深入研究与坚持的好做法.

2006年初,我区第二轮修志工作进入关键的最后总纂阶段.160万字的初稿已经形成,认真修改、送审、复审、直至定稿出书,还有大量工作要做.而预计2007年底完成编纂任务的要求,时间又很紧迫.为了保质保量地按时完成任务,我们决定购写《黑马》软件,辅助进行志稿的修改工作.所以做出这样的选择,是因为我办在前几年续修县志收集、整理资料过程中,全体编纂人员都学会用计算机打字、编辑稿件,从而大大提高了工作效率,使我办续志工作进度由落后转为先进,尝到了应用计算机的甜头.与此同时,我办聘用的一名编辑,会一些编程技术,他搜集大量容易用错的词输入数据库,专门编了一个校对程序.把各篇章志稿粘贴到里面,由这个程序校对一遍,生成“勘误表”,再逐一进行手工确认修改.修改过程中发现机器没有查出来的新差错,及时追加到差错数据库里,以后机器也可以校对出这些差错了.由于这个校对程序是自己编制的,所以根据需要随时增加新的功能,满足工作需要.以后逐渐把条目筛查、姓名筛查、人名地名排序、索引生成、字典词典等功能追加进去,性能更加完善了.这个程序与《黑马》各有所长,又有互补性,我们总是用两个软件分别校对同一篇文稿,常常是各有所获,这样把差错控制在最低的限度内.我们给这个校对程序命名为《编辑助手》.在志稿修改过程中《黑马》、《编辑助手》成了我们离不开的好助手.

人（地）名库与人（地）名索引人名索引是志书、年鉴等资料性书籍必备的内容,而编辑人名索引,在手工操作情况下,是比较费时费力的.有软件的协助,这一工作轻松多了.首先是把文稿中的所有人名输入人名库.输入分三种情况,一是人名比较集中的篇章,可以直接复制其中的若干人名粘贴到人名库中；二是使用《编辑助手》中“人名筛查”功能,逐篇文稿筛查一遍,人名就进入人名库了；三是那些分散的含有冷僻字的人名,在用《编辑助手》校对文档时,选用“自助”方式,这些人名就会出现在“待整理词”列表中,手工确认待整理词表中的人名、地名,点按相应的按钮即加入人名、地名库了.人名库输入完成,其实人名索引也就完成了,以下的工作是以分秒计算的,只需要手工选择“按拼音排序”、“按笔画排序”即可生成人名索引表.

人（地）名库还有个作用,就是输入的人名、地名按标准词对待,再出现相似的人名、地名,会报告疑似差错.例如：“张文斌”、“腰堡乡”输入人名、地名库,以后校对文稿时遇到“张文彬”、“张文宾”都会提示是否应为“张文斌”；遇到“腰卜乡”就会提示是否应为“腰堡乡”.同一个人,在不同部门提供的资料中有不同的写法.如闫志学、阎智学,李小峰、李晓峰,郑微微、郑薇薇等等.到底是同一个人,还是几个人,需要核对.地名也存在类似情况,比如张家窝棚、张家窝铺等.软件中“查找相近人（地）名”功能可以快速把这些相似人名、地名筛选出来,分别不同情况,与原始资料核对、到所在单位核对、甚至找到本人核对.这样在志书稿7000多个人名中,合并统一、改正用错的人名200多个、地名几十个,保证了人名、地名的唯一性和正确无误,为后人用志减少了许多麻烦.在以后编纂年鉴过程中,同样改正了许多用错的人名、地名.

某处发现差错,全文多处修改用计算机协助改稿,比过去手工改稿方便多了,也省时多了.过去手工改稿,抄过来抄过去、贴贴剪剪、勾勾画画,在这过程中还会产生新的差错.现在用计算机,复制粘贴非常轻松.特别是遇到批量修改的内容,软件更是帮了大忙.我们把整个县志稿编辑成几十个WORD文档,当需要把各篇目中的“七区十二县”都换成“7区12县”时,先用《编辑助手》查一下哪几篇文档中有该词句,再打开各WORD文档用替换功能就很快就完成了.又如：发现某篇目中“五一”没有加引号、使用了“今年”、“去年”、“目前”字样等差错,用《编辑助手》很快锁定哪些篇目中有这些词,进而有的放矢地对各相关篇目进行修改.有些差错本是手工校对出来的,比如应该用“法定代表人”的地方使用了“法人代表”,对于这类差错软件还不能校对.但是可以用软件快速显示出各个文档中含“法人代表”的句子,手工判断哪里需要修改,加快了手工校对的速度.

两个校对软件互补在使用软件校对的过程中,我们发现两个软件校对结果并不完全一致,存在少量的差异.经对这些差异之处进行认真核对,发现两个软件都有各自的长处,又都有误报或漏报.例如《黑马》对国家领导人姓名、职务、排序,对政治性错误特别敏感,《编辑助手》次之.《编辑助手》对该用“地”的地方用了“的”之类问题并不敏感,而《黑马》则几乎无遗漏地报告出来（标红）.《编辑助手》校对时有“自助”选项,可以随时方便的追加新词、人名、地名,不断提高差错检出率.还有索引生成、人名筛查、条目筛查等功能,这些又是《黑马》不具备的.又如校对志稿中一段碑文：“大清咸丰九年三月毂旦”,手工校对几次没有发现什么问题,用《黑马》校对时,只是标了粉色,并没有给出具体修改建议；用《编辑助手》校对,他与数据库内标准词“穀旦”(良辰的意思)对比,字形接近、字不相同,报告疑似差错.又经手工核对,更正了这处差错.有些字形非常接近的字：侯候、己已、未末、历厉、喧暄,出现混用的时候,手工校对很难发现.又如有些词专业性比较强：硅整流二级管、硅整流二极管、聚氨脂、聚氨酯、聚乙稀、聚乙烯,手工校对受编辑人员专业面的限制、注意力的影响,也很难全部发现纠正.用两个软件校对则一个不漏地显示出来,保证了书稿的校对质量.

顺便提一下,在两个软件出现差异时,我们除了查找词典等工具书寻求标准答案外,在网上查找、核实相关资料,是非常有效的选择.许多生僻的专业词汇,在网上找专业网站、找权威部门文件,都能得到确认或更正.此外网上还能搜索到许多难得的资料,核准了一些我们手工掌握的资料.如在编辑《人物》篇时,先是靠各单位提供相关资料,但是有些人离开呼兰时间较长,本地又没有亲属,相关资料找不到.于是就开始在网上搜,在“百度”或“Google”的搜索栏里输入“呼兰人”、“呼兰出生”等字样,一点搜索按钮,就会搜出许多相关内容,再根据其提供的信箱、等进一步联系到本人,这样我们找到许多原来不掌握的人员信息,还有一些珍贵的历史照片.也有些资料通过上网,得到核准.比如在“大事记”中记录一段关于吉林汪清深层地震波及呼兰的记述,时间是2002年6月29日凌晨1点零9分.后来在网上搜关于“吉林汪清地震”的信息,经过与权威网页的核对,这次地震的准确时间是1点19分,避免了出现差错.

条目名筛查与条目名修改编制条目索引,需要先把各个条目名称集中起来.用软件完成这个任务是很轻松的,点一下“筛查条目”按钮马上即可完成.由于所有条目名都加了方头括号“【】”,索引筛查起来比筛查人名简单得多,不用手工干预,一次完成且没有误查、没有遗漏.在编制年鉴条目索引的实践中,我们还曾有意外的收获.当所有条目名筛查完成后,发现有许多相同名称的条目,如“【表彰奖励】”出现2次、“【强化监督】”出现4次、“【招商引资】”出现9次等等,手工审阅时,这些条目分散在各个篇章,并没有引起注意.出现这种情况,说明条目名的拟定还不科学,不利于资料检索的需要.之后调整修改了相关条目,增加了限制词,使条目名更具体了.如：【开发区招商引资】、【工商联招商引资】、【发改局招商引资】等.

标点符号校对,重复段落检查两款校对软件都能对部分标点符号的用法进行校对,如：一个句子中的逗号过多（可以自行设置最低报告数）,在文字中使用了半角标点符号,前后对应的标点符号“《》、（）、【】、{}、‘’”,漏掉其中一个、或一个用全角另一个用半角,两个标点符号连用,“/.!/；,”等等,都能给出相应的提示.《编辑助手》还能对文档中出现重复段落的情况,给出提示.重复段落的长度,由使用者自行设定.在用WORD文档编辑稿件时,常会根据需要将一段文字复制到另一处,难免造成大段文字重复的问题.在提供资料单位报来的原始电子数据资料、纸质资料中也有这种情况出现.手工审阅,由于重复段落并不相邻,也很难校对出来.我们在用《编辑助手》校对年鉴稿时,就轻松地发现更正了多处重复段落的问题.

双文比对适用方便日常编辑工作常会遇到这种情况,一篇文稿经两人或多人分别校对修改后,形成两个WORD文档,内容大致相同,个别处有改动.如何把两篇文档修改处综合统一起来,手工操作需要以其中一个为基准,对照检查另一篇文档,有差异处进行修改,操作起来很费精力.《编辑助手》软件有双文比对功能,两篇文稿粘贴进去,逐一显示有差异之处,速度快,无遗漏.据网上介绍,新版《黑马》软件也有双文比对功能.

中文校对软件的不足,手工校对与软件校对合理分工目前中文校对软件尚处于开发、成熟阶段,还有好多功能需要完善,不能完全替代手工校对.软件校对,对差错词、多次词、缺字词、异形词、错字（含应用简体而使用了繁体）等差错基本都能校对出来.而对文稿中的知识性错误、逻辑性错误、语法错误等,还很难校对出来.所以在文稿校对时,不能完全依赖机器校对,要有一个合理的“人机分工”,软件校对节省下来的时间、精力,要放在那些软件暂时还无法实现的方面,这样人机紧密配合,才能实现既速度快又质量高的校对效果.

（《黑马》.省略、《编辑助手》.省略/bjzs.）