会计档案管理

会计档案是公司全年经济活动的反映和纸质记录,是明确各方经济责任的重要依据.因此,各单位财务部门对这项工作均十分重视,部门负责人常亲自参与指导整理归档和监交.那么,如何使得会计档案整齐美观并方便下步查找查询,如何消除会计资料管理中的散失、污损的隐患,如何保证会计档案的传递环环相扣,万无一失.根据本人几年来会计档案管理工作的经验,认为会计档案管理需走好以下“三步棋”.

细心走好“装订棋”.装订是会计档案归档的第一步,也是会计档案管理最基础的工作.在打印出财务报表、会计账簿等各之后,在装订前的打码过程中需要仔细检查账表是否存在缺页漏页,是否有应打印而未打出的会计要素,盘点单、调节表等中当事人应签的字或章是否完整,平整好资料后要剔除隐含在纸张中的金属物体,防止金属后期生绣,绣迹影响会计档案观看.在用针线或者装订机器装订时,不能使装订区覆盖文字资料,影响到查阅观看.

顺心走好“编号棋”.会计档案归档时,要从主要到次要、从账簿到报表、从主账主表到附账附表的顺序安排整理,并参照往年的顺序,来编制档号.档盒应采用统一正规格式,档盒标注字迹务必工整,需标注要素务必完整,特别是标注的档案保存时间不能短于会计法规定时间.此外,对总账、分类明细账等不能忘记在其封面粘贴,以应对税务部门的随时检查.在会计档案在财务部门临时保管的一年时间中,要做好防虫、防霉、防潮 “三防”工作,并应按照档号顺序在同一地方整齐摆放,以便需要时快速查找翻看,查阅时要按照“六有”和考核要求,征得负责人同意,并详细登记借阅人、事由、借阅归还时间,由相关人员签字确认.

耐心走好“移交棋”.按照会计档案管理规定,财务部门应在规定时间向公司档案部门移交已暂存一年的隔年会计档案.在此一过程中,办公室和财务部门须派员全程监督,接交人员应耐心地对移交的会计档案资料一一开盒验视,查看有无霉变虫蛀、有无缺失,并将档盒内容物与档盒封面文字表注、移交清册移交内容三者核对一致,并由多方签字确认.此外,应按先后顺序摆放转移,防止在转移过程中发生错乱,为公司档案部门顺利开展长期保存工作做好为铺垫. （编辑 余俊娟）