科技档案形成规律

【摘 要 】科技档案是对科技活动成果的历史再现,对于科学研究是很好的借鉴.研究科技档案的形成规律有利于发挥档案管理人员和科技人员的主观能动性,使档案部门和科研单位携手合作,使得形成的档案更具有完整性、准确性等特点实现档案的历史重现性和社会功能性的特点.

【关 键 词 】科技档案；规律；原理；意识性

新形势下,科学技术是第一生产力.科技档案是对人类科技活动成果的历史再现,对于科学研究是很好的借鉴.各企业单位无论是进行技术研发,还是拟定和实施技术改造方案,都离不开企业科技档案的参考作用；因此,对于科技档案的管理具有重要的意义,而科技档案形成规律则是科技档案工作的理论基础基础.对于科技档案形成规律的研究是做好科技档案管理工作的前提基础.

1科技档案的概念界定

所谓科技档案,是科学技术档案的简称,指企事业单位、国家机构、社会组织以及个人在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中所形成的具有保存意义的、应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料,科技档案是科学技术储备的一种形式.

2科技档案的形成规律探究

科技档案的主体是科技文件归档的产物,科技档案的形成规律是科技档案学研究中最基本的规律,对于这一直存在着的不同的理解和论述.下面就科技档案形成的几个规律做一下初步的探究：

2.1科技档案形成的意识性

对于科技档案的形成,在以前的档案学的理论书籍和实际工作中经常会用到“自然形成规律”这一术语,现在,有些人还在沿用这个词汇.但是,科技档案的形成和人有着直接的关系,如果说科技档案是自然生成的,那么无论科技本身还是科技档案的整理、分类都离不开人本身的思想和实践活动.比如,科技人员本身如果不具备档案形成的意识,那么他所积累的材料就不符合入档的要求；档案管理人员如果不了解科技档案形成的具体环节和其重要作用,科技档案的形成就不会完整.所以科技档案形成应该是有意识性的.

在上世纪80年代以前,档案界认为档案材料的形成积累和筛选都是根据目前的任务决定的,对于档案工作思想的指导和参与作用没有引起足够的认识,只是简单地把档案的形成当作科技材料的收集过程,也就是所谓的“自然形成规律”.

以致后来国家档案管理部门意识到档案管理工作中人的重要性,对档案管理进行改进,在《科学技术档案工作条例》第十条中规定：“科技档案管理部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件资料的形成、积累、整理和归档工作”.这些规定和思想动摇了“自然形成”的理论基础,同时也表现了科技档案形成的有意识性.

当然,档案的“有意识形成论”不是人们可以任意形成有关档案材料.相反,它强化了科技档案材料的记录性和凭证性的特点可以真实有据的准确再现有关科技工作的某一个过程.但是,也不能因此而忽略了科技成果和科技档案的主副关系,档案是科技成果的记录是一种副产品,它的宗旨是科技档案要为科技成果怎么写作,它从属于科技成果.

科技档案的有意识性形成思想,充分体现了档案管理人员和科技人员的主观能动性,为保证科技档案的质量提供了根本的保障.由此,我们可以可以得出这样的结论：科技档案的形成是有意识的,但它又从属于科技活动和科技成果,受它们的制约,这是这也是科技档案形成的基本规律.

2.2科技档案的形成原理

科技档案离不开科技工作,它是为科技工作怎么写作的,所以在档案形成的过程中要注意科技文件的双重性质——即成果性和记录性,这也是它的最基本的属性.在现行工作中人们利用的是科技文件的的成果性,而科技档案工作则利用的就是它的记录性,这是档案材料的最基本的属性.

为了强化科技文件的记录性,使其满足现行工作和档案工作的要求,很有必要在科技工作中加入档案工作机制这一要素工作,也就是把形成科技档案当作科技工作的一项基本任务.比如,在鉴定验收科技成果和申报科技成果时,许多科技单位和档案部门进行合作验收,以保证科技工作的记录性,以便使科技档案更好的为现行工作怎么写作.

2.3科技档案的形成

对于科技档案的形成,档案学中一般认为,它是由科技文件材料转化来的,虽然没有错,但并不全面.因为,在档案里的“文件材料”已经不是当初的没有经过分类整理的“自然型”的材料而是在存档前应经按照档案管理部门要求在科技工作中应经强化的文件材料.由此可以看出,科技档案的形成在文件材料的形成时期就已经开始了,但是这仅仅是具备了录入科技档案的要求,还不是真正的科技档案.科技档案所具有的成套性和依据性的特点,赋予了科技档案历史再现的功能.档案本身的这种特性来自于形成档案文件的完整性和材料的准确性.

在科技原始文件加入档案工作机制后,使它合乎转化成档案的基本要求；在历史的长河中,由于人们的档案意识淡薄,结果给后人造成很多难解的谜团,比如“探索与发现”这档节目专门挖掘过去遗留下来的难解之谜,对于过去的遗留残疾进行挖掘、收集.形成符合入档条件的文件,但录入档案还需专家的鉴定,但遗憾的是它所具有的社会功能已经不完善了.只有在人类具有了档案意识以后,档案才会成为完整、准确、系统的成套性材料.这是它本身所具有的性能也是最完善的,能够体现他的历史再现的功能.科技档案同样如此,它的形成过程直接决定了档案的社会功能.

科技档案的形成和科技文件形成有着密切的联系,科技文件的形成是科技档案的基础.在现实生活中,如果缺乏档案意识就会有很多文件流失,从而造成档案的缺陷,它的历史再现性功能和社会功能也就大打折扣,造成的损失无法估量.档案形成的最后一个环节是“审查鉴定”,虽然它不能改变文件的内容、性质,但是它对于档案的完整性、准确性、系统性和规范性起到一锤定音的重要作用.

换句话说,“审查鉴定”其实就是给档案发了一个合格证.

通过整理以上所述,可以发现,科技资料的形成、积累、整理、还有最后的审查鉴定是科技档案形成的一个完整流程.忽略了任何一个环节就会使档案残缺不全,从而影响了档案的历史再现功能和社会功能,因此,掌握档案形成的过程对于档案管理来说是大有裨益的.

2.4科技档案的成套性

科技档案的成套性是档案具有历史重现性和良好社会功能保证,因此对于对于科学研究工作的实施过程必须有一个严格的规定：

（1）第一阶段：严密的计划,充分的准备

凡事预则立,不预则废.科技工作在进行以前需要周密的计划和工作方案,其中包括查阅有关的科技档案等.其次,做好充足的准备工作,包括资料参考、文件任务书、方案和方案论证等.

（2）第二阶段：研究实施阶段