打牢基础的基础

从事档案工作的同行们都知道,在抓业务的时候,有基础工作和利用工作之分.在这里,基础工作主要是指档案的收集、整理、保管和保护,利用工作则是在上述工作的基础之上来开展的.因此,我们称档案的收集工作是基础的基础.这是多年来我们档案工作的一条内在运行规律.

然而,这些年来,许多单位过多地关注于档案的整理、分类上架、数字化加工、信息化技术手段等,大家年年忙于从档案的立卷整理到单份文件的保管,从战备柜更换为密集架,从手工操作转向计算机管理,从纸质档案扫描为数字式光盘,从本地库房复制备份到异地保管等大家热情高,干劲大,辛劳勤奋,改观面貌.而在这些工作成绩的背后,却隐藏着问题和偏差,即忽略了整理工作的对象问题,忽略了馆藏品种是否丰富,馆藏结构是否合理,馆藏史料是否珍贵,馆藏信息是否有用,利用者是否满意.

档案工作赖以生存的理由是档案的有用性,即它对今后工作的凭证性和参考性.而有用的档案不是天上自己掉下来的,需要我们用历史、科学和发展的眼光从每个单位、每天每月、每项工作中所形成的文件记录中筛选保留下对今后有利用价值的史料,这就是档案收集工作的核心意义所在,也是基础之基础工作的重要性和难度性所在.

由档案的收集去谈收集是大家普遍的话题,但总是绕来绕去,不得要领.然而,换个角度,甚至是从逆向思维的角度――从最后环节来反思最初环节,从结果拷问出发,即从档案利用的角度来研究档案的收集工作,也许才真正能达到本问题的本质和它自身的逻辑.

众所周知,档案利用率较低是档案馆、档案室长期以来出现的普遍现象.多年来,大家从不同角度来寻找原因和工作的突破口,不断强调和加大档案信息开发和利用的力度,也取得了不小的成绩.然而,根本的问题并没有改变.究其深层次原因,其实就是基础打得不牢所致,是基础的基础工作出了问题.这就涉及一系列的“什么”和“为什么”.

――档案是什么

――为什么存档案

――存什么档案

――档案给什么人用

――他们需要什么档案

――为什么用的人少

――为什么很多档案没人用等

不认真地、不圆满地回答出以上档案工作的基本问题,档案工作就只能是表面忙碌、辛苦、繁荣、自我满足,而不能真正做到有创新、有发展、有贡献、有意义、有地位.

满足利用的需求是档案工作所有环节的出发点和落脚点,当然更是档案收集工作的原始动力和终极目标.这就需要在档案收集工作中始终贯彻“以需求为导向”的基本原则,打牢这一基础的基础,否则就将成为无源之水和无本之木.皮之不存,毛将焉附基础不牢,大厦安固整理工作和利用工作自然就无从谈起.

国家档案局近日下发的“第9号令”《各级各类档案馆收集档案范围的规定》,对档案收集工作做了十分及时、十分明确和十分严格的规定.它用“令”这一最高行政类公文的形式,用法规的手段突出地强调了档案收集工作的地位和收集范围这一具体的工作内容,无疑为打牢基础的基础工作提供了法律保障,从国家档案局“第8号令”《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》到这次的“第9号令”的下发,可以看出,这些年来,国家档案局全面落实科学发展观,始终坚持“以人为本”的理念,努力建设覆盖人民群众的档案资源体系.希望这种战略的部署和政策的衔接能够取得实质性的效果.

全国有近4000多个各级各类档案馆,无疑应严格执行此《规定》；而对无数的机关、企业事业单位的档案室、文件信息中心等档案部门来讲,“9号令”也具有十分重要的意义.档案部门应据此文件、以此理念、藉此契机,打牢档案收集这一基础工作的基础.具体地说,一方面,沉下心来,好好调研各方面的档案利用需求,好好摸清馆藏、室藏的家底,好好谋划如何建设品种齐全、结构合理、信息丰富、符合需求的档案资源体系；另一方面,行动起来,及时制定出加强档案收集工作的安排部署,及时制定出符合本馆、本单位利用需求的各类文件收集范围表,及时补充、优化和加强馆藏的薄弱环节,及时征集和抢救重点档案.只有打牢基础,档案工作的其他业务环节才能顺利开展,档案事业的蓬勃兴旺才能实现,为社会各个方面提供优质、高效的怎么写作才会持久.

(作者系国家档案局档案干部教育中心副主任)