提高农业基本建设项目档案管理水平的

【摘 要】农业经济在我国经济中占有重要地位,而农业基本建设项目档案管理在农业的发展过程中具有重要意义.因此如何提高农业基本建设项目档案管理水平显得尤为重要,本文将对农业基本建设项目档案管理的特点及重要性进行阐述,还将对目前存在于农业基本建设项目档案管理中的一些问题进行探讨并提出解决措施.

【关 键 词 】农业；档案管理；提升水平；解决措施

0.引言

随着我国对农业科研工作的重视,对农业基础建设项目投资力度不断加大,农业基础建设项目对于能否成功进行农业科研实验具有重要意义.因此在农业基础建设项目建设过程中的管理工作也要求越来越高,作为农业基础建设项目管理工作中重要一环的档案管理工作,是伴随农业基本建设项目的实施而产生的,是工程建设客观的、真实的反映,对于农业基础建设项目的质量起到监督记录的作用,是提高农业基础建设项目质量的有效措施.基于此,本文将根据作者自己的切身体会和实际经验,对目前存在于农业基础建设项目档案管理工作中的一些问题进行讨论,并提出一些应对的对策,希望能为我国农业的档案管理事业做出一点贡献.

1.农业基本建设项目档案

首先,我们要对农业基本建设项目有一定的概念了解,所谓的农业基本建设项目,就是指那些为保证农业扩建再生产而进行投资的建设,主要是为了改善农业生产条件,提高农业生产效率.而农业基本建设项目档案是指在农业基础建设项目实施过程中的各种有价值的资料,例如：项目图纸、重要文字资料、图表等资料.

2.农业基本建设项目档案的主要特点

农业基本建设项目档案是对农业基本建设项目实施过程的全记录,对于以后的农业基本建设项目的建立具有借鉴意义,农业基本建设项目档案具有以下几个主要特点：

2.1档案具有长期保存的特点

根据查阅我国建设部的颁布的规定,我国的农业基本建设项目档案的保存期有三种：短期、长期、永久保存.一般要求长期保管项目档案的保存期要比项目实际的使用寿命要高,因此档案资料具有很高的保存价值.

2.2档案具有内容全面的特点

档案资料通常都是记录一个项目从施工开始到结束的所有资料,内容全面,每个环节都紧密相连,不可分割.

2.3档案内容专业多样性的特点

在农业基本建设项目的建设过程中,通常内容涉及很多专业领域,正是由于这些专业的有机结合才促使了农业基本建设项目的建成,而档案全面记录了这些专业内容,例如：建设项目设计、供电系统、供水系统等内容.因此项目档案具有涉及专业多样性的特点.

3.农业基本建设项目档案在工程建设中的重要作用

3.1建设项目档案具有互异性

农业基本建设项目档案作为项目建设过程中的记录,是一种宝贵的信息资料,每个基本建设项目的不同,因此每个项目的档案内容也就不同,也就使得每个档案内容都具有唯一性,收集整理、保存好这些珍贵的基础建设项目档案也就成为管理人的职责.

3.2农业基本建设项目档案的主要作用

农业基本建设项目档案是整个项目建设过程的真实记录,从档案的内容可以清晰直接的看到整个项目建设过程的全部面貌.建设项目档案包括前期勘察,施工过程,到最后施工结束过程中所有的数据,图表,以及文字等资料.这对以后对建设项目的管理改造以及以后任何事故发生的责任认定提供了理论依据.随着国家对农业发展的大力支持,农业基本建设项目也越来越多,只有提升管理人员对档案管理的重视,才能真正的管理好农业基本建设档案.

4.目前存在于建设项目档案管理工作中的主要问题

4.1工程建设人员缺少档案管理意识

根据实际经验,造成目前建设项目档案资料不完整、分类混乱、数据误差极大的现状的根本原因还是由于人对档案管理工作的意识薄弱,对档案管理工作的不重视,很多建设主体知识片面的追求建设项目的速度与质量,而忽视了档案管理工作的重要性,不按照建设项目档案管理工作的要求进行资料收集,造成了建设项目资料的不完整,分类混乱的现状,也为以后的再扩建和安全事故认定埋下隐患.

4.2档案资料的收集整理缺乏科学的制度

我国档案管理事业目前的实际情况是,由于在整个农业基本建设项目建设的过程中,参与工作单位众多,参与施工人员混杂.经常出现施工人员对建设资料的不重视,而随意涂改,甚至丢弃,这对档案收集工作造成巨大的困难,导致资料收集的不齐全.除此之外,还有一些资料内容信息缺失严重,施工人员不按照要求施工的情况经常出现,缺少施工日期或者施工负责人的签字等等,这都导致收集的资料内容不完整.在施工过程中还经常出现一个阶段施工完成就迅速进行下一施工阶段,而档案资料的收集常常需要很长周期,所以经常出现一个阶段档案收集未完成的情况,这就需要资料的后补,但后补资料的准确性很难保证,经常导致资料与实际情况差距很大.还有一些档案管理人员缺少专业素养,对收集到的资料不能及时归纳分类,导致施工资料的混乱.因此,即使收集到了资料也不能在后期被正常使用,使得资料价值丢失.

4.3档案管理硬件设备的不足

现代社会档案资料不仅需要纸质版资料,更需要电子版的资料,因为相比纸质版资料,电子版具有更多的优点.例如：保存期更长,查阅更方便等优点.因此加强对电子档案管理是十分重要的,但是现在出现电子版与纸质版不能同时录入的情况,所以说明农业基本建设项目的建设方在电子档案建设方面投入是明显不足的.

5.如何提高建设项目档案管理工的水平

5.1提升档案管理人员的个人专业技术水平

提高档案管理工作的水平主要还是要提高管理人员的素养,因为随着电子信息化时代的到来,档案管理工作也进入了信息化时代,因此对管理人员的技术要求也变得更高,从最初的纸质档案收集分类,到现在使用电子档案的记录.这就要求档案管理人员要不断进行学习,善于将理论知识与实际相结合,真正适应电子档案信息化的要求.

5.2增强建设主体的档案管理意识

档案管理工作的混乱,正是因为建设主体本身档案管理意识不强,造成很多施工过程中的资料的丢失,因此加强建设主体的档案管理意识是必要的,主要途径可以通过对档案管理规定的宣传,以及科学的档案管理制度的建立,使得整个建设主体都意识到档案管理的重要性,使得施工人员加强对施工资料的保护,将资料保护与工程质量放在同等地位上.

5.3保证项目建设过程与档案资料管理工作保持同步进行

在目前建设项目过程中,档案管理工作经常滞后于建设过程,这就造成了档案资料的不完整.因此必须要保证建设过程与档案管理工作同步进行,这就要求档案监管部门对档案资料的收集管理必须到位.可以要求施工单位每完成一个阶段,必须上交所有资料,经档案管理人员核查,确保资料完整后才可进行下一阶段的建设,否则立即停止建设.只有这种强力的制度约束才能保证资料的质量,以及保证档案管理工作是项目建设同步进行.

6.总结

综上所述,可以看出目前农业基本建设项目档案管理工作在建设项目中起到重要作用,这些档案对以后基础项目的建设具有很强的借鉴意义.但档案建设目前还处于一个不科学,不规范的状态,因此需要我们制定一套科学完善的管理制度,提高档案管理人员的专业素养,引起建设单位的高度重视.只有通过各方努力才能提高我国农业基本建设项目档案管理水平,也希望通过本文的一些探讨,能够对提高我国农业基本建设项目档案管理水平有些促进作用,对我国农业的发展建设做出一份贡献. [科]

【参考文献】

[1]卓瑞治.浅析基本建设项目档案质量的前端控制管理[J].办公室业务,2012,06：56-58.