其实你不会用Office

对办公室工作的人来说,使用微软的Office系列办公软件是很重要的工作技能,就连大学生找工作的简历上也肯定少不了一条“精通Office软件操作”.但是据我观察,绝大多数人的Office使用程度也就停留在能照猫画虎折腾个文档出来的水平,顶多是“能用”,远远谈不上“会用”.

写文档离不开Word,但很多人觉得自己会用空格对齐段首缩进,能更改字体大小,再插入一个表格就算精通了.其实这还差得远呢.大学生肯定现在都用Word制作自己的论文吧,但有几个人知道怎么让首页和目录不显示页码?编号列表是常用的格式,但你是不是还在手动输入1234?列出十几条之后发现需要在中间增删几行是不是想骂人?

这些年来我看到过无数Word文档,观察的结果是大多数人没有没有充分理解Word样式,而这是Word软件的核心价值之一.处理复杂的文件时,如果用户充分理解Word样式的概念,对不同文档部件、标题级别应用各自的样式,在整理和修订文档的时候会节省无数时间.统一应用样式不但能让你在一处修改字体就能改变所有“标题3”的外观,而且在整理目录的时候根本不用手动操作,只要使用一个插入目录操作就能让Word自动完成工作.

数据处理离不开Excel,但大多数人只能依靠别人现成的模板填入数字.如果需要自己做个新的统计表格,除了简单的数学计算和单元格引用,能进行复杂函数处理的人已经是少数了.而数据表这样与通常意义上不同的高级功能,恐怕除了专门玩数字的审计人员或者凤毛麟角的高级玩家才会用.

PowerPoint倒是有不少“高级玩家”.或许是因为视觉效果学习和应用起来比较直观,我们经常可以看到让人眼花缭乱的动画PPT.但是我总觉得PowerPoint被很多人用歪了,成了炫耀自己审美和展示自己舍得花力气做动画的工具,而演讲本身的核心内容反而成了陪衬.有人说过,越重要的演讲,PPT就越不重要——你见过奥巴马的PPT么?

Office三大件大多数人只是能用,还有更复杂和高级的功能可能有人都没听说过.我第一份工作的重要内容就是用Word编程,读取数据库内容并生成专利申请用的文档并输出,在DOS环境下.是的,Windows95上市之前的Office就提供了强大的内置VisualBasic编程能力.如果你愿意,甚至可以用Excel编一个简单的游戏出来,打开文档就能玩.

Office是一个强大的工具组合,但大多数用户并没有充分把它的强大功能发挥出来.这是微软自己的问题——复杂功能的易用性需要提高.但是和所有专业技能一样,用户不太可能凭直觉和经验就能成为使用它的高手,必要的学习和练习不可或缺,美这里没有什么捷径.

微软的Office专业版卖到几千人民币的高价让很多人觉得难以接受.但其实如果你能把它的功能用到一半,就会知道这几千块真的物有所值了——它帮助你提高效率节省下来的工作时间远不止几千块.另一方面看,如果你只是用它打印一页纸的通知或者算一下日常开销的流水账,市场上有不少免费的办公软件产品可以完成类似功能,简单易用,一分钱不用花.

另外,微软Office家族成员繁多,远不止上面提到的三大件.处理轻量级数据库的Acces、轻量级专业排版的Publisher以及记笔记的OneNote以及制图的Visio都是相应领域强大的工具.