如何做好新形势下的高校文秘工作

摘 要：公文是具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具.对于高校来说,公文则是在学校教学,校园建设和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,发布规章制度,施行管理措施,请示和答复问题,指导部署和洽谈工作,反映和报告情况,总结和交流经验的重要工具.

关 键 词 ：高校文秘工作；创新方法探讨

办公室作为一个单位的工作中心,是一个单位的窗口,办公室工作的好坏直接影响着单位的办事效率和对外形象,而文秘人员又是办公室的重要组成人员.文秘人员要积极探索和引入现代公文管理中的新思路、新手段,不断提高公文处理水平,为学校各项工作的有效落实发挥了较好的作用.笔者从事办公室公文处理工作多年,结合自己在公文处理工作中出现的一些问题,就当前学校文秘工作谈几点粗浅的看法和建议.

一、当前文秘工作中存在的问题

客观地说,随着我们文秘工作队伍素质整体的提高,文秘工作有了很大的发展,但也存在一些不容忽视的问题,值得重视、思考.

（1）办公室事务过于繁杂,影响文秘工作.一般一个单位的办公室多为综合性办公室,它集合了政务、文秘、财务、机关怎么写作的职责,办公室文秘几乎变成了勤杂室.办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中,公文审核变成公文签字,信息报送不及时,调查研究流于形式,下情上级不了解,上下渠道不够畅通,难以起到参谋助手作用.

（2）是办公室文秘人员少,工作负担重、质量低.近年来,单位文秘人员短缺已成为一个不争的事实,人员短缺已影响了工作的正常开展.目前,大多单位主要从事文秘工作的人员只有一人,承担了一些重要事务、重要材料以及工作调研、信息报送任务及公文处理工作.文秘人员的辛苦只有干过的人才会明白,加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭,如果再有点家庭拖累,那更是苦不堪言.

（3）信息调研工作滞后,参谋作用发挥不好.客观上由于办公室事务多,没有时间,但更多的是文秘人员主观上对信息调研工作难以重视,没有认识到调查研究的重要性,业务不精通,基层调研少,基本情况了解不多,加之个人素质能力,导致单位的信息调研工作跟不上新形势下工作的需求,不能很好地为领导决策提供参考依据.

二、做好新形势下文秘工作的途径

面对当前单位文秘工作的现状,要求我们必须不断反思,让文秘工作适应新形势下工作的需求.

1.划“规矩”,推进公文处理制度化

俗话说,没有规矩,不成方圆.精简、高效、规范的公文有利于学校科学决策和办事效率的提升.做好公文处理工作,不仅是办公室系统一项重要的日常工作,更是学校维持正常生产经营秩序的关键枢纽和重要保障.而公文处理工作又有自己特定的运行程序和格式规范,如何保证公文处理工作沿着正确轨道优质、高效运行,必须要有一整套管理制度和办法来支撑.划定“规矩”,特别是对高校来说,办公室是由学校管理层级、行文风格、岗位流程都存在一些差异,公文处理的难度、复杂度较大.对此,我们一是以集团公司相关规定为蓝本,结合高校公文处理工作中一些好的经验和做法,建立健全了高校公文处理办法,对公文种类、格式、行文规则、、立卷、归档和销毁等方面作出了明确规定和要求.二是结合公文处理网络化实际,为保障公文处理的快速、高效和安全,专门制定下发了《办公自动化系统应用管理办法》.三是为做好文件的保密安全和工作落实,制定《计算机网络安全保密制度》,对文件的取、存、阅、办、归等环节的保密安全进行了详细规定,如用于电子公文传输的计算机及其相关设备,严禁与国际互联网联接；文件的传阅必须通过办公室,严禁横向传递；传阅文件每天下班前必须统一收回管理等.这一系列制度和要求的颁布,使得每一名从事公文处理工作的人员都能有章可循、有法可依,为提高公文质量和办文效率提供了制度保障.

2.锐意进取,加强学习,不断提高文秘人员综合素质

作为文秘工作者,是领导与干部、领导与各部门之间联系的桥梁,一言一行,都直接或间接地影响到单位的形象.这种工作的特殊性,要求每一个文秘工作者必须不断学习,提高自己的综合素养.

（1）不断提高自己的政治素质.办公室工作是一个政治性、全局性、政策性很强的工作,工作人员任何时候都必须忠诚坚定,把政治素质作为自己的第一素质.这就要求我们要不断提高政治鉴别力和政治敏锐性、坚定性,学会从政治的角度,辨证的分析问题和解决问题.

（2）全面提高自身的综合业务素质.“政以才治、业以才兴”.办公室工作千头万绪,涉及面广,标准高,要求严,这就需要办公室人员必须具备广博的综合知识和社会常识.要做到这一点,没有捷径可走,必须勤学苦练,博采众家之长,既要向书本学、向实践学,又要向领导学、同事学,使自己成为“杂家”,成为复合型人才,要做到提笔能写,开口能讲,有事能办,尤其要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点.

（3）加强文秘人员教育培训工作.办公室文秘人员由于工作性质的关系,相对税收业务部门来说培训机会较少,文秘人员知识更新慢,现有的知识水平很难满足工作的需要.为此,要加强文秘人员的培训工作,不仅要培训办公室文秘人员,还要培训各股室办公人员,培训要有针对性,提倡“菜单式”的培训模式.

3.推进公文处理规范化,把好“办文七个关”

公文处理不仅仅是对文字、格式校核的把关,更重要的是上级政策、规定及领导意图的准确体现,必须要以高度负责的态度严格把关,在实际工作中,需要严格遵循“准确把握、严谨规范、优质高效”的原则,把好“办文七关”.

（1）把好行文关.“把事情从一开始就做对、做好”.在拟定文稿时,首先审核发文依据,是否确需行文,行文规则是否规范.为避免部分基层单位越过办公室直接报送领导个人“写条子”、“倒流文”、“账外文”等现象,专门出台了《公文签报制度》,明确办公室是公文处理的归口管理部门,并与备单位绩效考核相挂钩,杜绝了越权发文、滥发文件等现象. （2）把好文种关.重点检查文种选用是否符合规定,不仅规范了发文机关与受文者的工作关系,也明确了各层级发文机关的职责、权利范围,纠正了部分单位“请示、报告、函”模糊不清等问题.

（3）把好文字关.重点检查结构是否合理、字句是否贴切,语言是否简练、标点是否正确、引文是否规范等.专门在办公室门户网站上设置了公文写作知识专栏,对公文层次、名称、单位等做出了专门说明.

（4）把好内容关.重点检查内容是否符合上级的有关精神要求,是否完整、准确体现发文的意图,所提措施是否切实可行.选用材料是否准确真实等,在实际工作中,对可能模糊的概念和数据等,一律要求相关部门提供文字说明.

（5）把好协调关.对相关公文事先做好沟通、协调,避免公文“互相打架”或公文未发就遇到障碍“落实工作先天不足”等现象的发生.

（6）把好报批关.按照高校管理规定和各部门职责划分,依据各部门和单位的工作规则,明确规定各种文件的报批程序和权限.

（7）把好格式关.坚持从细节入手,对行文的字体、行间距、页面设置、标题、装订线等都做出明确要求.教职工普遍反映“只要是办公室出来的东西,效果就是不一样”.

4.提高办事效率、提升办文质量

办公室工作看似无大事,实则千头万绪、细致繁琐.要求时效性、细致度比较高.这就要求办公室文秘必须树立效率意识,提高快速反应能力,对领导交办的事项要第一时间即交即办,切勿等、靠、盼,达到积极主动、又好又快的做好本职工作.

（1）提高公文的质量和效率.公文处理是学校的一项基础性工作,是系统内部方针政策、指示要求等传达的途径之一,综合反映学校的工作水平,必须严格程序,规范及时行事.作为文秘人员,要熟知公文处理的规程、正确使用文种,严格审核把关,要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫,克服公文文字粗糙、格式不规范等问题,确实提高公文处理质量.

（2）强化文字撰写的能力.文字起草是办公室文秘最基本也是最重要的工作之一.公务文书的撰写,要表达上级的意志,体现上级的想法,要站在领导的高度和全局的层面上审视问题,切不可以个人的想法为准.

（3）理清思路,有条不紊的做好本职工作.办公室工作杂而乱,常常是手忙脚乱.但越在这时我们越不能乱,我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排,才能做到忙而不乱、紧张有序.同时,要善于思考,不断摸索工作规律,防止埋于事务堆中,而无时间抓信息工作和调研工作.尤其是在遇到工作任务多的情况下,一定要冷静思考、科学处理,一件一件排出时间表落实.

（4）严以律己,树立良好的公众形象.办公室工作接触面广,其性质较为复杂.不得飞扬浮躁、骄傲自大,要低调做人,低调干事,要严格遵守工作纪律,在工作中谦虚谨慎,一丝不苟,要正确认识和对待组织、自己和他人,自觉抵制腐朽思想的侵蚀,以实际行为来感染和带动其他同事,这样才能真正协调好科室的关系,有利于各项工作的开展.