强化房管档案信息化建设,提高房管档案保管与利用的效率

【摘 要】文章首先介绍房管档案信息化建设的意义,对房管档案信息化建设的几点建议,从而提高房管档案保管与利用的效率.

【关 键 词 】房产档案；信息化；档案保管

引言

房产管理档案（以下简称房管档案）,是各级房产行政管理部门在管理过程中,经过收集、管理、鉴定,按照一定的程序和手续形成的反映房产状况的有保存价值的文字材料、图纸、照片、影片、录像带、录音带、磁介质磁盘等各种载体的材料.房管档案信息化建设,是指以计算机技术为基础,结合网络等各种高新科技,将房管实体档案转化为计算机数据,并通过计算机系统对档案数据进行信息化管理的过程.房管档案信息化不仅能够规范、简化房管行业档案管理的过程和手段,提高房管档案保管与利用的效率,而且能为政府机构间共享数据、方便公众查询、深化档案编研利用提供有效的技术支撑.

一、房管档案信息化建设的意义

1.有利于实现房管档案规范管理

近年来,本市房管系统虽在档案管理制度建设方面有了一定的进展,但有些相关制度还未建立起来,标准化管理还未实现.另外,系统内的一些部门和单位存在操作不规范的问题,诸如档号不规范、案卷标题不规范、案卷缺少卷内目录、组卷混乱等.实现档案管理信息化,从源头上规范管理制度,利用扫描等手段,将实体档案转化为数字形式,录入档案信息系统,并自动生成档号、目录等数据,能提高归档及时性和准确性,避免操作误差、恶意篡改,实现规范管理.据有关部门统计,本市房管档案绝大部分的实体档案由各区县房管部门自行保管,且保管方式不一,储存条件不同.实现档案信息化管理能彻底改变传统的保管方式,实现数字化存储、分类管理、统一保管,并通过系统安全性建设提高房管档案保管的安全等级.

2.有利于提高房管档案管理效率

传统的房管档案管理方法是依靠人工采集并加工,周期长、消耗大、纸质存储占据空间大,难以满足现代管理的需要.利用计算机技术,将传统实体档案转化为计算机数据形式,建立档案信息数据库,进行信息化管理,则可以极大地促进房管档案管理模式改变,从源头上实现房管档案信息收集、整理、保存、查询、利用管理的现代化,提高档案的管理效率,为本市房产经济和社会发展提供怎么写作.

3.有利于实现房管档案信息共享

目前,本市房管档案信息化水平较低,部分区县房管档案数字化率不高,没有建立一套完整的信息系统.部分已建立信息系统的区县,档案信息网络只是覆盖在档案管理部门内部,并没有扩大到整个房管系统中,全市缺乏统一的信息化平台,造成全市房管档案信息无法实现共享.将房管实体档案转化成计算机数据信息,建立全市统一的房管档案数据库,利用网络技术,形成一个既能保证数据安全,又能严格区分权限操作的档案信息库,则能有效整合资源,为相关政府部门、社会公众有效利用房管档案资源提供便利.

二、对房管档案信息化建设的几点建议

房管档案信息化建设可以从以下几方面入手：

1.夯实实体档案管理

夯实实体档案管理,就是要加强档案的收集、整理和保管工作,从制度建设、整理方法、库房建设等方面入手,逐步实现房管档案管理的规范化、系统化、科学化.房管档案以权属登记档案为主体,此外还包括住房保障、物业管理、房屋拆迁、住宅配套、房屋修缮等活动中形成的有关文件.其中公房档案、物业档案、拆迁档案等,是和百姓切身利益紧密相关的.但由于这些档案来源分散、渠道多元,存在收集不齐全等现象,不利于房管档案的规范管理和科学利用.因此,要从源头抓起,加强档案收集工作,为房管档案信息化建设打下扎实基础.加强实体档案管理,一是要健全组织领导,推行责任管理,将档案工作纳人目标管理,完善内部监督制约机制,并将档案归档工作纳人年度考核范围内；二是狠抓归档管理,认真把好档案的归档关,严格房管档案收集、分类、整理、立卷、保管等规范操作,做到收集齐全、整理规范、编号科学、保管安全.

2.建立信息化管理机制

房管档案信息化建设要做到规范化、标准化,必须要从实际出发建立规范的信息管理机制.既要按照国家推荐信息化管理的标准,又要根据房管系统业务特点和自身需求来制定相关管理标准体系,并在实践中不断进行完善.在信息化建设前,要根据档案法律法规和《电子文档归档与管理规范》等有关文件,结合房管档案实际情况,制定电子档案管理标准的实施细则；在信息化方案设计时,要从文件产生、流转、,档案移交、接收、整理、录人、查询、统计等各个环节全面考虑,使信息化建设方案既符合国家的标准,又有利于实际的操作.此外,还应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定,对档案数据库管理的软件、硬件的文件格式、数据指标等进行统一规范.

3.分步实施信息化建设

在实施房管档案信息化建设时,不应一拥而上、一步到位,而应根据现有条件,有计划、分步骤地实施.第一阶段应做好房管档案信息化的需求分析,在现有基础上,继续推进房管档案数字化试点工作,规范数字化的流程和相关标准,初步建立房管档案基础数据库；第二阶段应逐步完善房管档案信息系统,初步建成全市统一的网络构架和目录数据库,在统一数据库的基础上推进实体档案的统一管理；第三阶段应进一步完善全市统一的网络构架,逐步完善文本数据库,并对平台进行统一管理和利用,完善各信息系统的本地储存和网络备份,利用中间怎么写作器完成全市房管系统各机构的数据交换与互通；第四阶段应开发建设一个全市统一的房管系统档案信息平台,按照权限实行分级管理,利用网络技术.进行房管档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用.

4.重视系统安全管理

房管档案信息化管理实现了工作方式的现代化,进一步规范了工作流程,提高了工作效率,促进了档案信息资源的共享与互通,但同时也对网络的安全管理提出了更高的要求,这包括信息系统硬件、软件、数据和网络等各方面的安全.因此,要订立详尽的责任制度、安全保密制度,完善权限分级体系,做好怎么写作器的配置,制定机房的防火防雷等安全措施.同时,要设置网络防火墙,对传输的数据加密,定期进行数据备份,防止数据信息损失,并做好病毒防治等工作.只有保证系统的安全顺利运行,房管档案管理现代化的目标才能得以实现,否则一切都无从谈起.

5.提高档案人员素质

房管档案涉及到个人隐私、商业秘密和国家机密,需要档案管理人员具有正确的政治方向和良好的职业道德；房管档案信息化建设,需要档案管理人员具有相应的档案管理和信息技术等方面的知识.因此,要进一步加强房管系统档案管理人员的教育培训,通过岗位培训、继续教育、专题讲座、交流考察等方式不断提升房管系统档案管理人员在档案管理、房产业务、计算机操作、网络应用等方面的技能.此外,房管系统档案人员队伍应加大新鲜血液的注人,吸纳既懂房管行业档案管理工作又熟练掌握信息技术的复合型人才,以适应房管档案信息化建设的需要.