现代企业中的声像档案工作

摘　要：信息网络技术的飞速发展,数码产品的大幅降价,给声像资料的形成、传输、保存、利用带来了极大的便利.特别是现代化辅助管理手段的应用和新的档案管理理论的引入,不仅仅提高了管理工作的效率,还从信息化上形成了档案管理的标准和水平.本文基于企业档案管理体制与模式探讨,在分析社会转型和数字化大背景下的企业档案管理体制与模式的特征基础上,提出了企业档案管理体制与模式的初步构想.

关 键 词：企业档案　声像档案　管理体制

声像档案以其生动、形象、直观的突出特点,越来越受到利用者的青睐.当今,信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征,档案的信息含量已成为评估档案质量的主要参数,而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术,新的载体形式将会不断涌现,况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已.所以采用档案信息内用属性划分档案的外延,将不会使档案种类混杂,分类关系不清,这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理.

1.完善企业声像档案管理网络

作为企业档案的重要组成部分,声像档案的管理工作必须纳入企业级部门岗位责任制、纳入企业工作计划和管理网络.数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变.首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变电子档案.档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化.做好声像档案的收管用,对企业声像档案实行统一领导、统一制度、统一管理.很多企业成立了档案科学发展评价工作领导小组,将责任落实到各相关部门、单位,并发文明确责任,确保了声像档案管理工作的正常开展.

2.领导重视,完善声像档案软硬件设施

领导重视是做好声像档案的关健.很多企业主要领导、分管领导、安全工作分管领导高度重视声像档案的管理工作,召开会议、听取声像档案管理工作汇报,为声像档案管理配备人员、库房、专用装具、库房防护设施等.实施了包括墙面、地面处理,补充档案装具等的声像档案库房改造方案,改善了声像档案保管条件.声像档案存放在专门的声像档案库房,库房中配备了去湿机、加湿器、空调等空气调节设备,安装库房专用灯具,在库房和走廊加装了在线应急灯.更换带锁的防磁音像柜,用于存放计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带等磁性载体档案,达到防磁、防尘、防潮、防火、防盗效果,保证了音像记录和电子文件的齐全完整,库房管理达到“十防”要求.配备了倒带机,对库存录像带定期倒带.配备了刻录机,保证库存光盘至少一式二份,一套封存保管,一套供查阅使用,还有企业制作了第三套异地保存.照片册、底片册、底片袋均采用中性偏碱性纸质材料制作,保证照片、底片存放安全.

企业安排专人负责声像档案的收集、整理和管理工作.声像档案管理人员认真学习、执行相关要求,很多企业还制订了严格的《声像档案管理人员岗位职责》、《声像档案管理规定》、《声像档案借阅制度》、《库房管理制度》等规章制度进一步规范声像档案的管理.

3.主动出击,拓宽声像档案收集渠道

声像档案形成渠道多,收集难.如何把反映企业重大事件的声像档案及时收集归档,是声像档案管理的关键.采用三管齐下、主动出击的方式,确保收集齐全完整.

一是正常归档事后接收,适合常规活动.声像档案管理人员可以通过纸质文件、企业信息网络等途径发布声像档案存档通知,明确归档时间、归档范围和归档内容、归档要求,不定期联系催收.二是搜集事件信息,零距离跟踪接收,适合临时重大事件.声像档案管理人员应随时关注企业信息动态、会议通知、会议纪要、报刊及其他信息,掌握本单位重大活动、重要会议及设计科研经营成果获奖情况,及时与单位档案员及相关责任人联系,在第一时间督促收集档案资料,形成时间短,能够最大程度地保证了资料的齐全完整.三是广泛征集.定期开展档案征集工作,明确征集范围、征集内容、整理要求,对档案人员的收集、整理工作进行业务指导.始终与部门档案工作分管领导、档案员保持密切联系,取得部门对征集工作的重视和支持.声像档案征集人员密切关注企业的大事要事,把征集与日常接收结合起来,可以经常与技术管理部门、生产管理部门、党群工作部门、企业办公室等部门保持联系,适时进行业务指导,介绍档案征集的范围、要求,平时经常督促进展.

4.精雕细刻,做好声像档案日常管理工作

声像档案载体易损,受损后难以修复.在日常管理中,把住入口关.对归档的声像材料载体和信息认真逐项检查.软磁盘和光盘归档时在计算机上检测运行,保证归档电子文件的可读性,确保文件的完整性和内容的准确性.保存时软磁盘放入专用软盘盒中,既保护磁盘又便于查找.声像档案管理人员认真行使告知义务,告知借阅人磁性载体档案查阅、利用时注意事项.归还的声像材料经检查内容及载体无损后方可入库,入库前进行除尘处理.入库年限较长的声像资料定期播放、倒带.

5.突出利用,开发声像档案信息资源

让档案信息走出库房,为企业发展怎么写作是档案工作的根本宗旨.企业制作企业形象展示和宣传画册,可精选库藏照片档案提供利用,图文并茂地展现企业的技术、文化和成就.充分体现档案的利用价值.

6.信息化建设,为声像档案管理工作注入新的活力

实物档案的数字化为声像档案增添了新的内涵.例如一些企业启动库藏奖状、证书的电子化工作,配置了高分辨率扫描仪,生成图像清晰,色彩逼真,打印效果可与原版媲美,收到了很好的效果.奖状、证书电子化是企业声像实物档案管理的进步,扩充了声像档案范围,实现了实物档案信息资源的数字化、管理的规范化,对企业的档案信息化建设起到有力的推动作用.

建立完善档案管理信息化系统,动态公布声像档案工作信息,发布归档通知,宣传声像档案管理方法,将提高了声像档案工作透明度和知名度,为了解和利用声像档案工作开辟窗口.

声像档案以其生动、直观越来越受到档案利用者的欢迎.积极探索声像档案管理的形成、归档、管理利用的新途径、新方法,为企业提供优质高效的怎么写作,是声像档案管理人员面临的重要课题.