如何加强财务档案保管

摘 要：在单位的档案中,财务档案占据着重要的地位,它真实地记录并反应了单位发生的经济业务.因此,加强财务档案管理具有重要的意义,可以有效地促进企业经济效益地提高.财务档案管理属于一门学问,需要财务人员认真地学习并探索.本文就从财务档案的内容、当前财务档案管理存在的问题以及加强财务档案管理的措施对该问题进行了分析和阐述.

关 键 词：财务档案管理问题

一、前言

财务档案管理是财务工作的重点,因为它真实记录并反映了企业单位发生的经济业务.财务档案管理工作具有重要的意义,可以有效地提高企业经济效益,但是在实际工作中很容易被人们忽视,从而就大大地影响了财务管理的质量.因此,认识到财务档案保管工作的重要性,并且加强财务档案保管是很有必要的.

二、财务档案的内容

一般而言,财务档案是指会计凭证（如原始凭证、记账凭证等）、会计账簿（如明细账、总账、日记账等)和财务报告（如月度财务报表、年度财务报表）等,真实地反映并记录了企业发生的经济业务,同时也为单位加强经营管理提供了重要参考依据.

三、当前财务档案管理存在的问题

近年来,财务档案管理工作取得了显著发展,但是也频频出现问题.据财政部调查,在1998年的抽样调查中,百分之八十的财务档案披露的信息存在问题.财务档案信息缺乏真实性,不但会降低会计信息使用的质量,而且对社会秩序也带来了不良影响.当前财务管理存在的问题主要有：

1.财务档案保管不规范

在实际管理工作中,很多单位未严格按照档案管理的要求,把档案存放在单位的综合档案室保管,而是由财务人员自己保管；有些单位至今未建立综合档案室,更没有专门档案管理人员；甚至有些单位将财务档案随意放置.

2.会计档案立卷不规范

有些单位随意存放会计凭证、会计档案、财务报表等相关的财务资料；有些单位没有封粘装订好的财务凭证,未将详细的信息填制在会计凭证装订的封皮上；甚至有些单位不整理财务档案,对财务档案的查找和存放都带来了不便.

四、加强财务档案管理的措施

从当前财务管理工作存在的问题,同时联系档案管理工作的性质,笔者认为可以从以下几个方面来加强对单位财务档案管理,从而可以真正发挥档案管理在单位中的作用.

很多领导者都认为财务工作在单位中扮演着重要的角色,在实际工作中,就应该从单位和员工的根本利益出发,严格按照会计准则的标准聘用财务人员.选用高素质和高业务能力的财会人员,就会严格遵守法律法规,在实际工作中就会真实地反映出发生的经济业务,从而确保了财务档案的准确性.郑州永明制药有限公司就是一个很好的例子.该公司董事长王明亮在1994年到1998年四年期间,先后向金融机构累计借款2000多万元,而且这些借款都未归还.在1999年,郑州市中级人民法院查封了该公司的财务.为了躲避法院追查,王明亮暗中指使相关人员把发生经济业务的会计凭证、会计账簿等会计资料私自移出并隐藏起来.在2001年,王明亮因诈骗被捕,同时因隐藏会计凭证等相关会计资料行为违反了我国的《刑法》,承担相应的刑事责任.

总而言之,要想确保财务档案信息的真实性和可靠性,提高领导者法律法规的意识是很有必要的.要让领导者认识到财务档案质量的重要性,在领导者正式上岗前加强培训,而且培训的内容应该包括会计准则、会计法规等,从而让领导者树立起相关的法律法规意识.在单位的财务管理工作中,坚决不任人唯亲,坚决不舞弊,而且财务工作人员的变换都要报经上级部门的批准.若领导者更换时,重新按照相关的制度实行,这样就可以从根本上确保财务档案的真实性和准确性.

一个单位的财务工作人员仅仅具备较强的业务工作能力是不够的,还需要具备强烈的责任感和法律法规意识,在实际工作中严格遵守会计准则及相关的会计制度,从而将发生的经济业务真实且准确地反映在财务档案中.而且在工作中,不以领导者的爱好为标准,严格遵守《会计法》及国家制定的相关会计法规,加强对原始凭证的审核,始终坚持客观和公正的工作态度,辨别发生的经济业务是否真实、是否合法,从而确保记录的会计信息具有真实性和可靠性.敢于对不合法的原始凭证拒绝受理,并及时向单位负责人报告.同时要按照法律要求在银行设立企业专用账户,不设立“小金库”,以审核过的会计凭证来登陆会计账簿.除此以外,财务会计报告要严格遵守按照审核过的会计信息编制,真正地实现财务档案的真实性.

3、财务档案管理人员要培养自己的责任感

在对财务档案进行管理的过程中,要严格整理、装订、编制,然后将档案移交给单位档案管理机构进行统一保管,这时档案管理人员也要严格按照会计准则要求,认真接收财务档案,审查各种不同的档案资料,将档案放置在规定的位置保管,不仅做好档案的保管工作,还应该根据实际情况提供使用和销毁.因此,财务人员具备强烈的责任感、高度的怎么写作意识和无私奉献的精神是很重要的.除此以外,单位领导者还要定期对档案管理人员加强培训,不断提高业务工作能力,从而更好地完成新时期的会计档案管理工作.

五、结语

财务档案管理工作在单位管理工作中,占据着重要的地位和作用,财务档案保管工作能否做好,会直接影响到单位的财务管理质量.因此,为了提高单位的效益,做好档案保管工作是很有必要的.