信息与决策的两难

信息是决策的基础.搜集、整理企业方方面面的信息,并提出有针对性的建议是决策支持系统,即参谋部门的职责.中国企业经营管理中面临的很多问题,如果追根溯源,多多少少都与信息的搜集、处理方式有关.

笔者前两年曾给外地某家公司做项目.项目完成后过了几个月到公司回访,豁然发现所有职能部门的电脑都换成了液晶屏,这可是一笔不小的开支.私下了解,起因是有个客户到企业来,顺口说了句：怎么这么大的企业现在还用如此笨重的显示器,液晶屏多美观呀.说者无心,听者有意,办公室主任坐不住了,这可是关系到公司形象的大事,赶忙请示,要求将办公室的两台电脑换成液晶屏.请示到了老总哪里,想想有道理,钱也不多,就签字批准了.

这一换不要紧,其他部门的人也突然间发现自己办公桌上的显示器难看得无法忍受,占的地方之大已经严重影响工作,于是纷纷提出办公条件有必要改善的要求.技术部门的工程师说,凭什么每天处理几份文件的办公室电脑可以更新,我们搞CAD的就不行；各部门经理和主管副总们也感到问题比较严重.好在公司不缺钱,在很短时间内各部门的要求大都得到了满足,有些部门还趁机将电脑及辅助设备进行了整体更新.

真正为难的是财务经理,两台液晶显示器对财务状况的影响不大,但短时间内所有部门都换就不一样了.然而,如果说办公室换的时候有钱,到技术部换的时候就没钱了,恐怕不仅得罪技术部经理,弄不好主管技术的副总也会有意见.反正总经理办公会定了的事情,超支了财务部门也没有责任,何苦得罪人呢?

在企业总资源有限的情况下,某个职能部门争取到的资源越多,就越有利于完成本部门的指标任务.部门经理甚至主管副总首先是站在各自部门的立场上考虑问题的.而财务部门有些例外,因为财务管理的职能要求其必须基于公司的总体利益安排资金.但是,财务部门既无能力也无权力进行资源的配置,财务经理怎么知道办公室和技术部更新电脑的要求哪个更合理、更迫切、更能为公司带来效益呢?这样一来,站在整个企业立场上考虑问题并对资源配置合理性负责的就剩下了一把手.现在我们能理解为什么皇帝总称自己是“孤家寡人”了.

从信息和决策关系的角度我们可以进行以下分析.

首先,企业要有资金使用的计划安排.财务部门年初都会制定本年度用于办公设备更新的预算,其额度是根据年度财务目标和资金状况决定的.但在许多企业,这些额度通常是财务部门根据某个百分比增长率进行测算的结果,尽管总体资金计划在程序上也经过了批准,而除了财务经理,大多数职能部门的经理和老总们并没有认真审议每个预算项目.因为大量资金额度在审议时仍然是企业总资源的一部分,这时的预算仅仅是资金计划,与每个部门的具体利益并没有建立起直接的联系.

第二,由于资金使用计划并没有落实到每个部门,企业资源的分配仍然遵循请示、批准的程序,但这种资金分配方式实际上是典型的“非共时性”决策.也就是说,当一个资金使用请求提出后,决策者并不知道其他与这一请求相竞争的更好的资金投向是什么?当办公室主任以公司形象为由要求更换显示器时,老总问财务经理,咱们有钱吗?这时当然是有钱的,但这钱是不是有更有价值的投向,财务经理不知道,决策者也不知道.因此,当技术部提出更为迫切和合理的资金使用请求后,钱当然也是必须要花的.结果不仅仅是资金使用计划形同虚设,更严重的后果是,老总们的宝贵时间都浪费在这种临时性决策中,而各部门经理也不得不将大量精力用于对内争取“公共”资源,这实在是一种不必要的“内耗”.

第三,这种根据随机的“非共时性”信息进行决策的模式,给财务经理带来了巨大的压力,也是造成财务部门与其他部门关系紧张的重要根源.作为职能部门的财务无权评价其他部门资金使用的合理性,却要实实在在地拿出真金白银应付各种老总签了字的支出.到了年底,弄不好超支和资金困难的板子还要打在自己身上,实在是冤枉.

然而,“非共时性”尚不足以概括企业决策中面临的所有信息问题,这个话题容我们下回再讲.

（作者供职于中国社会科学院财贸所）