润滑油公司物资采购管理优化

[摘 要]：物资采购管理是产销一体化企业运营管理的起点和重要环节,物资采购环节是否严格规范会直接关系着企业的综合效益.本文深入分析了润滑油公司的采购模式和流程,在剖析目前公司物资采购管理中面临的问题的基础上,从精细化管理、优化采购环节、加强信息化建设和与培育优质供应商四个方面提出物资采购的优化方案.

[关 键 词]：物资采购管理集中采购优化方案

润滑油公司是集生产、研发、销售、怎么写作于一体的专业化公司.产―销―研一体化的公司性质,决定了物资类别的多样性.采购需求涵盖了科研设备、促销宣传品、生产原料、包装物、设备等等,小到一个试管、大到整厂的调和系统,物资种类复杂,数量较少的现状,要求采购方式、采购程序和采购管理也要随之变化,不能“一锅端、一刀切”.

1.润滑油公司采购管理概况

1.1润滑油公司采购组织结构

润滑油公司采用二级管理体制.公司工程管理与采办部为总部机关的职能管理部门,对公司物资采购与电子商务业务进行归口管理,并负责公司统一集中采购物资的采购实施和采购管理,各二级单位（包括各润滑油厂、销售分公司、研发中心物资）采购部门主要负责落实组织落实公司物资采购管理规定、工作任务和本单位采购物资管理（包括、合同、信息等）,组织实施物资采购和供应【1】.

1.2润滑油公司采购模式

公司执行两级集中采购.为了既保证了集中的规模优势,又保证了下属企业的灵活性,公司最终确定“集中不集权”,“统分结合”,“分级管理”的集中采购思路,并开始为全面推进II类物资的集中采购,通过两级集中采购结果的沿用大大简化了采购流程,节省了采购时间,提高了采购效率.使过去计划组织采购,周期长、效率低、需求零散、致使“先用后报“的现象大大改善.

2.润滑油公司物资采购管理存在的主要问题

2.1管理制度执行不到位

为加强物资采购和招投标管理,润滑油公司先后出台了《润滑油公司物资采购管理办法》等一系列管理规定.尽管采取了培训、会议及现场讲解等多种方式对集团公司、润滑油公司的相关物资采购管理、招投标管理制度进行宣贯,但制度执行不彻底的问题仍然存在,对细节性的规定执行仍存在偏差.另外对集团公司招标文件标准模板的使用还未得到普及.

2.2招标采购人员专业性不强

在参加二级单位组织的招标会中,时常会出现采购招标现场混乱、记录资料和数据丢失、现场出现突发问题无法及时妥善解决等问题,导致采购招标无法顺利完成,进而影响公司正常的生产经营.出现这种情况主要是由于二级单位招标采购人员会前准备不充分或缺乏招标相关实务知识和经验.

2.3采购流程信息化不彻底

随着能源一号网及电子商务平台的建立及采购功能进一步完善,2011年公司开始尝试物资采购的网上电子平台采购,但是物资设备的线上招标和线上询源还未实现,采购数据大多靠采购人员手工录入,准确性和科学性无从保证,这样的半电子化采购流程,难以实现数据、采购信息的共享,还会会造成采购业务过程中大量的重复劳动,加重采购人员的工作负担.

2.4缺少科学的供应商考评体系

对供应商的评价,往往只看重谈判、比价和压价,而忽视其他如质量、交货时间、售后怎么写作和配合度等指标,缺少科学的供应商考评体系,未建立起完善的基于评价结果的激励机制和淘汰机制,导致公司缺乏对供应商全面的认识和评价,使得一些优良供应商无法与公司建立战略合作伙伴关系,出现“劣币驱逐良币”的现象.

2.5物料库存管理和控制环节薄弱

生产所需的II类和III类物资采购回来后,由二级单位各自负责所需物料的库存,即公司还没有实现统一库存管理和安全库存管理,存货信息无法共享,物料分类无法保证,导致物料库存成本居高不下,也导致紧急采购增多.

3.润滑油公司物资采购的优化对策

3.1优化采购环节

第一,优化采购流程的前提就是对采购物资实行细分.在认真执行集团公司集中采购、分类采购规定的基础上,认真分析润滑油公司的物资构成,形成了针对不用二级单位的物资细分.

第二,建立调价机制.以包装物、添加剂为例,只建立框架协议只能保障生产的持续供应,有益于产品包装物质量和产品质量的稳定,但距离降本增效的目标尚有很大的距离.只有实时跟踪原材料市场信息,分析趋势,合理调整采购,才能有效对采购成本进行控制.为此公司应据市场形势和采购供应量,建立协议的调整机制,及时提出包装物采购调整方案并得以实施,从而大大降低采购成本.

3.2加强信息化建设

第一,完善电子采购实现物资设备的线上招标和线上询源功能.成立工作小组,积极组织业务培训、公式编制、评标模板编制、评标场地安排等相关平台上线准备工作,尽早通过电子商务平台进行线上招标采购.进一步提高公司招标采购工作效率,固化工作流程,共享采购信息,规范招标评标行为,为实现该公司招标采购的集约化、规范化、精益化提供有效手段.

第二,引入ERP（企业资源计划）.通过ERP的实施,建立“归口管理、集中采购、统一储备、统一结算”的物资供应管理体制,该体系将公司的物资供应体系简化为四个一：一个工厂,一个库存,一个,一本帐【2】.把过去各个二级单位自行使用的信息集中到一个平台上去,实现企业各二级单位和各部门间的资源共享,减少采购人员的工作量,提高其工作效率和准确度.

3.3培育优质供应商

第一,与供应商建立战略合作伙伴关系.在商场中优秀供应商既是合作伙伴也是企业的资源和财富,为此公司应制定科学的供应商考评制度,实现对技术水平、产品质量到商务运行的全过程、全环节的考核评价体系,并在考评基础上优胜劣汰.此外,通过组织会议和参观活动,加强沟通交流,学习彼此先进的生产技术和管理经验,提高供应商整体素质,从而达到互惠互利,合作共赢的局面.

第二,积极寻找优质供应商.针对供应商数量不足的问题,一方面需要各二级单位共同寻找供应商,并对主要设备特别是灌装线生厂商要进行实地考察,如考察合格应逐步引入.另一方面,对已有的供应商进行宣传教育,加强对边远地区的怎么写作.同时像克拉玛依地区的工作人员应平时留意是否有较好的供应商,加强供应商的培育.