和谐人际关系在秘书日常工作中的作用小议

摘 要：随着社会的不断发展,秘书作为办公室的基层管理者,在上级、平级、下属三者间起到纽带和桥梁的作用,是单位发展中不可缺少的元素.当今时代,越来越多的人重视人际关系,认为人际关系在日常工作中起的作用越来越重要,秘书职位的枢纽位置要求其必须注重人际关系,并构建出和谐的人际关系.和谐的人际关系有利于秘书工作的顺利开展,提高工作效率、增长秘书的能力、和谐的人际关系是秘书工作环境中的重要元素.

关 键 词：秘书；和谐人际关系；原则；方法和技巧

中图分类号：F241文献标志码：A文章编号：1673-291X（2013）35-0126-02

一、和谐人际关系在秘书日常工作中的重要性

(一)和谐人际关系的含义

“和谐”由儒家思想而来,包含“和”、“合”两个意思.孟子说：“天时不如地利,地利不如人和.”可见儒家思想中“和”的重要地位.和谐是对立事物之间在一定的条件下,具体、动态、相对、辩证的统一,相反相成、相互合作、互利互惠、互促互补、共同发展的关系,这是辩证唯物主义和谐观的基本观点.社会学中将人际关系定义为人们在生产或生活活动过程中所建立的一种社会关系.心理学上将人际关系定义为人与人在交往中建立的直接的心理上的联系.那么,什么是和谐人际关系呢,我们结合以上观点总结出和谐人际关系是指人与人在交往中建立的一种平等互信、融洽和睦、文明友善、团结互助的关系.

(二)和谐的人际关系有利于秘书提高工作效率

秘书处于整个工作的枢纽位置,是沟通上级、平级、下级甚至个人关系的桥梁.在工作中,秘书应主动与同事沟通、联络感情,同周围群体保持良好的人际关系.所以,秘书应在工作和生活上能够真诚对待他人、相信他人,与他人融洽相处,和他人协调一致,并得到他人的支持和认可,与他人建立起和谐的人际关系,让自己融入到集体这个大家庭中.比如,工作中常遇到秘书有急事通知某一部门人员,但是自己不能联系到对方,给对方打是停机状态,办公室又没人接,这时,可以动用其他同事的私人关系,在较快的时间内联系到这位人员并及时通知相关事宜.和谐的人际关系使得周围的人乐于帮助秘书,了解秘书工作的职责内容,按秘书的要求,主动配合秘书,不偷懒、不推脱地完成工作.和谐的人际关系可以使秘书在通知事情、安排事物方面可以绕过好多程序,直奔主题,直击要害,以至于节省时间,提高办事效率.

(三)和谐的人际关系有利于秘书建立良好的工作环境

和谐的人际关系促进人与人之间的和谐相处,增加人与人的交流,增进人与人的感情.秘书和同事和谐相处不仅有利于工作的有效开展、顺利进行,还有利于建立良好的工作环境.和谐的人际关系中,秘书可以自如地与他人接触,谈谈工作事宜,议议工作方案,交流自己的工作经验,甚至聊聊当今时尚等等,与同事们微笑交谈,将不愉快的琐事忘掉.这样日积月累的交往增进了秘书和同事的真诚与信任,使秘书与同事的关系从相识、相知到相信,使他们不仅成为工作上的同事,甚至成为生活上的朋友；不仅在工作上互相帮助、互相激励,甚至在生活上互相爱护、互相关心.和谐的人际关系增进大家的工作动力,使大家都能在良好的工作环境中工作、学习.

二、秘书在构建和谐人际关系中产生的问题

(一)和谐的人际关系意味着人与人的关系越近越好

和谐的人际关系是指人与人建立和谐、融洽、友好的关系,有很大一部分秘书认为处理人与人的关系要越近越好,没事儿多找对方聊天,多关心关心对方,将对方的事情比自己的事情看得还重要.其实和谐的关系并不是走的越近就越好,关系走的近也不意味着就建立了和谐的人际关系.有的秘书为了更多了解同事的信息,不断地与同事接触,与其一起吃饭、一起办公以至在休息时间一起逛街聊天,甚至有的秘书不断向别人打听对方的隐私.实际上这样过于亲密反而会引起对方的厌烦感,增加了彼此沟通的障碍.

(二)秘书在与人沟通时的顾虑多

一些秘书在与他人接触时不能很好地把所要表达的事情表达清楚,在工作中会陷入这样的困惑.在做事情上也是,很多时候明明自己有想法努力做好某些事,但是由于认为大家会在背后议论自己,猜测自己做事的意图,很怕自己的做法会得罪别人,从而将内心的活动火苗浇灭.这些都是秘书工作中存在的问题,是心理问题,是不自信、过度依赖的表现.事实上,秘书是可以坦坦荡荡地说话和办事的,不需要有太多考虑,不要过分地抵触对方、不信任对方,也不要过多地怀疑自己的团队.因此无论是工作中还是生活中都应该坦率、大方,以积极的心态说话做事,便可达到意想不到的效果.

(三)秘书在工作中建立帮派关系

秘书工作是上传下达、协调同事关系,在整个办公部门处于枢纽位置.但是,有很多秘书与同事建立了帮派关系.平常和帮派人一起谈论是非,一起阻挠其他同事工作,嫉妒心强,见不得其他同事的好.在上级布置工作时这个小团队会极力表现自己,抢功劳,这样在无形中拉开了与同事的距离,久而久之会与同事产生敌意.最后会有越来越多的人远离自己,朋友圈会越来越小,造成无人理睬的状态.在工作中要有集体观念,既然生活工作在一个集体中,就应该把集体中的每一人当成自己的亲人,互相帮助,与每个人都能建立良好的人际关系.只和一部分人好并不能代表自己有建立良好人际关系的能力,而应在自己的影响下,将大家融入集体中来,使同事们友好相处、关系和睦.

三、如何解决秘书构建和谐人际关系产生的问题

(一)避免误会,建构合理情感

秘书在于他人交往中,误会是非常常见的.为了避免误会,在向别人实施帮助之前要确定对方是否真的需要帮助,如果不是真正需要帮助,一定不要帮助对方.如果其示意不需要帮助,即使帮助他了,他内心也会产生反感,会觉得没有受到尊重.所以秘书不是不能帮助同事,而是要在经过其允许之后,或者得知其真的需要帮助后再伸出援手.（二）树立自信,坦率处理与他人关系

秘书在为人处事上要有足够的自信,要相信自己,不要总是抱有怀疑的心态.很多事情是自己想的过于极端,别人与自己亲近不代表一定是有什么目的.在与他人交流时可以充分表达出自己的看法,与同事相处要坦然,做到心中有数,问心无愧.不要让别人的看法左右自己,影响自己在处理事情上的公平判断.

(三)与他人共赢,发挥集体力量

秘书在建立和谐人际关系时,若仅与单位中几名同事搞好关系是不对的,不能在单位中形成小集体排斥其他人.团结小集体里的人,排斥大集体里的人,会增加集体成员的记恨心理,弄得同事和同事之间关系越来越僵,一发不可收拾.集体是一个大家庭,要以大家庭的利益为重,共同抵制外界不利因素.应该与同事互相帮助、友善相处,建立共赢机制,团结集体中每个人的力量,吸收每个人的观点和创意,让集体迸发出更加强大的力量.

四、秘书处理人际关系应该遵循的原则

(一)平等原则

人与人的交流中,平等是建立良好人际关系的前提.平等,即尊重他人的权利、地位、自尊心、感情等.秘书处在部门的枢纽位置,是上级与下级工作事宜的沟通桥梁.在待人接物上,秘书应以平等的心态处理事情,树立平等观念,不论是接受上级布置的任务还是给下级布置任务,都应以平等的心态对待.

(二)诚信原则

诚信是人际交往中最基本的要求,诚信就是要做到与人真诚、相互信任,真诚地与人交流、真诚地付出.拿出真诚的心与人交往,真诚的面对同事,让周围的人感受到自己的诚意,体会到自己的真诚.

(三)宽容原则

秘书在与他人的接触中会遇到性格不同的人,应拿出一颗宽容的心,以宽容的心态面对他们、谅解他们.让经历的事情磨砺自己,增强个人修养.同时,试图开导对方,以正确的思路引导对方,豁达面对交往中出现的不愉快的事情,不要让坏心情影响到自己工作,更不要带着坏情绪面对他人.

(四)礼貌原则

礼貌是赚得印象分的最佳途径.言谈举止代表了一个人的礼貌修养、个人素质.秘书应以礼要求自己,以礼对待他人.与上级领导、平级、下属接触时都要有礼貌、面带微笑.俗话说得好,“礼多人不怪”.以礼待人,也会换来别人的以礼相待.

五、秘书构建和谐人际关系的方法和技巧

(一)学会倾听

在秘书的工作中会处理很多来访事情,秘书应耐心地听别人讲话,尊重讲话人的态度,尊重他人的情感流露,让对方感觉到自己是他的忠实听众.秘书在倾听的同时也应该适当给予意见和建议,给他们一些思路和信心,让他们尽快从不愉快中走出来.良好的交流有利于建立良好的人际关系.

(二)换位思考

换位思考即与人际交往的对象交换位置,站在对方的立场上看问题.在与他人办事和交谈中,应将自己与他人互换位置,让自己扮演他人的角色,站在他人的角度看问题,想象自己身临其境的状态.换位思考的过程中可以亲身了解到对方的感受、体会对方的心情,用他人的观点再次审视问题,从而想到更全面的办法处理事情.

(三)融入集体

身在办公室这个大家庭中,秘书是集体的核心人物,能够和周围的人广泛联系.秘书应利用自己的位置优势将自己充满能量的热情传递给身边的每一位,调动大家的积极性,让工作人员在活跃的氛围中与自己、与他人融洽相处.让大家感受到集体的温暖,让集体的力量带动每位成员的心灵,在集体的感化与融合下,将成员们的心联结在一起,从而建立良好和谐的人际关系.

(四)维护团结

秘书处在工作中的枢纽位置是举足轻重的.秘书可以利用自己的位置优势,将集体成员团结起来,将集体中的每位成员的心凝聚在一起,互相合作、互相支持,打造和谐共赢的局面,共同为集体的发展而努力.团结可以缩短集体成员的距离,拉近成员的关系,从而营造和谐的人际关系.