咨询企业成本预算管理常见问题

摘 要：咨询行业是个新兴的行业,其财务管理与传统的工业、商业有很大不同,成本核算相对比较简单,主要包括项目直接成本、部门间接成本及管理费用,成本预算的内容应包含宏观的总成本预算和微观的项目成本预算.本文对成本预算管理常见问题进行简单分析并提出了相应的解决办法及策略,希望能够和广大同行共同交流与进步.首先,成本预算管理的常见问题有：1、不能满足预算编制全员性、全程性和全面性的要求；2、成本预算准确性不高；3、预算执行要求不严格；4、预算执行差异分析不够,评价体系不全面；其次,结合咨询行业财务核算的特点针对这些问题提出了相应的解决方法及建议,具体是：1、建立和完善预算编制工作制度,实现预算编制全员性、全程性和全面性；2、加强预算准确性,对项目实行两级预算管理,即对各个项目部的成本支出,实行“目标+过程”的预算管理模式,所谓目标控制,是指根据业务种类的不同,制定出成本所占项目收费的比例；所谓过程控制,就是根据成本的性质制定的费用比率及支付办法,通过项目运行过程中的两级预算管理,加强成本控制；3、加强预算执行管理；4、加强预算差异管理,其中重点评析了单个项目成本的预算编制、实际执行差异分析等内容；5、加强预算考核管理.

关 键 词：咨询企业；成本预算；项目成本预算

近年,我国咨询业发展迅速,为了实现企业利润最大化,咨询企业对管理的要求越来越严格,基本的成本管理已经不能满足企业发展的需要,成本预算管理越来越受企业家们的重视.本文对咨询业企业实施成本预算管理的常见问题进行分析并提出解决方案.

一、咨询企业成本的特点及成本预算的主要内容

咨询行业是个新兴的行业,其财务管理与传统的工业、商业有很大不同,成本核算相对比较简单,主要包括项目直接成本、部门间接成本及管理费用.

项目直接成本是业务部门发生并能直接归集到具体项目中的各项成本支出,包括专家劳务费、差旅费、会议费、资料文印费、委托咨询费、现场费用、出国经费等.

部门间接成本是业务部门为组织和管理本部门业务、行政活动发生但不能直接归集到具体项目中去的成本支出,按照间接成本的经济用途,可分为人工费用支出、业务部门配备的资产设备的运行维护费和折旧费、业务开发费.

管理费用是企业组织业务管理和各项保障活动发生的各项成本支出.按其经济用途分为行政和业务管理费、后勤及物业管理费、折旧费、管理人员人工费；按其可控程度分为可控费用和不可控费用如折旧、税金.

咨询企业成本预算包含两层含义,即年度总成本预算和每个项目成本预算.宏观的年度总成本预算是按照企业发展规划、预计收入状况、近三年的毛利率,根据经验总结出的差异率而编制出的成本预算指标.微观的项目成本预算是项目实施之前按照预计支出的成本类别结合企业对各项成本支出的限制性规定而编制的成本预算.

二、咨询企业成本预算管理的常见问题

1.不能满足预算编制全员性、全程性和全面性的要求

编制成本预算应当保证全员性和全程性、全面性.全员性是指预算管理涉及公司各部门,需要全员参与、共同完成,任何环节出现问题都会影响整体效益；全程性是指预算管理活动从编制、执行控制、考核分析、绩效评价及奖惩均渗透到公司经营活动中的每个环节,表现为全过程的预算管理；全面性是指成本预算应该覆盖到成本的各个方面,不应遗漏.

成功的成本预算必须满足以上三个要求,但咨询企业在编制成本预算时,经常会重编制轻执行、个别部门闭门造车,然后要求其他部门执行,致使成本预算形同虚设.

2.成本预算准确性不高

预算指标的确定与分解过程实际上是企业战略目标的落实过程以及围绕战略目标进行的资源配置过程,成本预算作为全面预算的一个部分,必须遵循这一要求.

在实践中,突出的问题之一就是预算脱离战略,具体表现在：编制预算不是以企业确定的战略为起点,而是以往年的预算数或实际发生数为基础,加减调整.问题之二是虽然以战略为基础,但编制工作简单,没有认真分析历年的执行情况,找出差异的原因,调整当年的预算,导致预算的准确度不高,操作性不强.例如：2009年,某企业确定的经营战略是打造行业内的先锋,加大业务开发的力度、提高现有人员的综合素质、三年内把公司做大做强,基于这样的战略方针,预算方面应重新核定业务开发费、人员培训费、固定资产购置费、人员工资等各项指标、但是当年的预算没有重视公司的战略方针,只是在上一年基础上略作调整,导致实际支出与预算的差异比超过50％,其中,由于上一年没有人员培训费支出,预算中没有这一项,差异率达到100％.

3.预算执行要求不严格

成本预算编制只是基础,要想真正起到作用,必须在执行的过程中严格要求,否则只是纸上谈兵,毫无用处.

4.预算执行差异分析不够,评价体系不全面

无论成本预算编制的多么严谨,预算外支出都是无法避免的,因此预算不可能百分百准确,必然会产生差异.预算差异分析一般发生在预算执行过程中和预算完成后.对预算差异进行深入的、定量的分析,确定差异产生的原因,可以提高预算的准确性和全面性.对预算的执行情况进行考评,监督预算的执行、落实,建立起客观公正、科学合理的考核指标和奖惩制度,可以加强和完善企业的内部控制,也对员工的激励制度提供了科学可靠的基础.

实践中,咨询企业往往不重视差异分析,对差异的产生,知道原因即可,不做分析；评价体系也不够健全,第一,财务数据评价和非财务数据评价不相结合,第二,预算执行的结果与绩效考核、工资制度不挂钩,达不到成本预算的预期效果.

三、解决方法及建议

1.建立和完善预算编制工作制度,实现预算编制全员性、全程性和全面性

建立和完善预算编制工作制度,明确编制依据、编制过程、编制方法等内容,确保预算编制依据合理、程序适当、方法科学、避免预算指标过高或过低.根据发展战略和年度生产经营计划,综合考虑预算期内经济政策、市场环境等因素,按照上下结合、分级编制、逐级汇总的程序进行编制.

2.加强预算准确性,实行两级预算管理

针对咨询行业的特点,具体业务实施前,还应重点编制项目预算.项目预算由项目经理提出,经相关负责人批准后,报送企业有关部门,作为实施项目成本控制的依据.企业对各个项目部的成本支出,实行“目标+过程”的预算管理模式,通过项目运行过程中的两级预算管理,加强成本控制.

所谓目标控制,是指根据业务种类的不同,制定出成本所占项目收费的比例,例如：一般咨询评估项目合同额在30万元以下的按50％,30―80万元为45％,80―200万元为40％,200万元以上部分为35％(分段累进计算)；编制规划、招标写作技巧项目合同额在30万元以下的按55％,30―80万元为50％,80―200万元为45％,200万元以上部分为40％(分段累进计算)；设计类项目按照合同额的60％比例控制；项目管理、工程监理项目按照合同额的70％比例控制.所谓过程控制,就是根据成本的性质制定的费用比率及支付办法.例如：差旅费要按照预计到账收入的20％比例控制；委托咨询费预算应控制比例为到账收入的40％；资料文印费预算比例控制为到账金额的1％；业务开发费控制在到账金额的5％等等.

3.加强预算执行管理

企业应该加强对预算执行的管理,明确预算指标分解方式、预算执行审批权限和要求、预算执行情况报告等,落实预算执行责任制,确保预算刚性,严格预算执行.预算编制部门及管理部门应加强与各个预算执行部门的沟通,运用财务信息及其他相关资料监控预算执行情况,采用恰当方式及时向决策机构和各预算执行部门报告、反馈预算执行进度、执行差异及其对预算目标的影响.

4.加强预算差异管理

预算控制涉及到企业的组织结构、管理制度、激励机制等各个方面,但财务管理始终发挥着积极作用.财务在整个预算控制中的主要工作重点是分析预算与实绩的差异因素,不论是有利的还是不利的,均找出差异的主要环节,将信息及时反馈到有关部门,督促有关部门制定解决办法.通过分析出现差异的原因,找出管理中的强项和弱项,总结经验与教训,加强管理.具体工作是每月按照预算执行的各个环节,分别编制各环节预算与实绩的差异分析表；每个项目完成后,要编制预算与实绩的差异分析表.

(1)差异分析表中不仅包括会计数据,也可能要包括一些非财务数据.比如单个项目成本分析环节,不仅要体现单个项目实际发生成本与预算成本支出的比对,差异分析,还要有与历史已完成的类似项目成本支出的比较结果,以及与已完成类似项目所用人工、时间的比较,业主对报告的满意度等；专家费用控制不仅要反映费用总额,还要反映人数、人员结构、工作时间、工作地点等.目的是要能反映某个环节获得成功的关键因素以及数据.

(2)差异分析表中的项目设计要能区分可控因素与不可控因素.目的是要反映可控因素对差异造成的影响.造成预算与实绩的差异有许多因素,有些是可控因素,有些是不可控因素.比如项目经理不能影响项目收费金额,项目收费对项目经理来讲是不可控因素；但项目经理应根据与业主前期沟通的经验判断收入是否能够全部收回,同时根据项目的性质、规模预测出在成本中占主要份额的专家费、委托咨询费的多少,并体现在成本预算中,保证项目成本在预计收入的一定比例之内,这又是可控因素.因此,差异分析表应该着重分析可控因素对差异造成的影响,目的是要分清责任,提高员工工作的主动性.

5.加强预算考核管理

树立“考核与奖惩是预算工作生命线”的观念,确保预算管理落实到位.没有考核,预算工作无法执行,预算管理变得毫无意义.严格考核不仅是为了将预算指标值与预算的实际执行结果进行比较,肯定成绩,找出问题,分析原因,改进以后的工作,也是为了对员工实施公正的奖惩,调动员工的积极性,确保企业战略目标的最终实现.奖惩兑现是保障预算目标完成的重要环节,只有奖惩兑现才可保障预算的严肃性,确保管理过程各环节的衔接.

总之,企业为了求得生存、盈利和发展,必须大力推行成本预算管理.在健全的制度规范保证下,不但要重视成本预算的编制,更要重视成本预算的差异分析、执行和考核.只有这样,才能确保成本预算管理落到实处,对企业管理水平的提高和利润最大化起到积极的推动作用.