科学定位完善细则

国家档案局对在全国开展档案事业发展综合评估工作十分重视,也非常慎重.在《档案事业发展综合评估办法》（以下简称《评估办法》）和附件《档案事业发展综合评估指标体系及评分细则》（以下简称《评分细则》）等文件的起草和修改过程中,多次召开局务会进行研究,先后派人到安徽、广东、浙江、湖北、湖南等省开展调研,并在不同范围内征求意见.在几次修改和完善的基础上,国家档案局于2006年7月12日将《评估办法》和《评分细则》的征求意见稿印发各地,广泛地听取意见.其后,国家档案局于2006年9月、10月,分别在浙江、甘肃召开了评估试点工作现场会,组织全体评委进行模拟评估,并进一步讨论了《评估办法》,提出修改意见和建议.

各地收到文件后认真组织了座谈和讨论,对开展评估工作给予了充分肯定,同时提出了许多修改意见和建议,综述如下：

一、对评估工作目的、意义的认识

各地认为,开展全国档案事业发展综合评估工作对推进档案工作很有意义,其作用主要体现在以下几方面：

第一是评价和引导作用.评估工作可全面检查全国档案事业发展“十五”计划的执行情况,客观评价档案工作,使各地找到差距和努力的目标.既能掌握全面情况,又能为今后制订档案工作方针、政策提供可靠的依据和科学的思路.开展全国档案事业发展综合评估工作与《档案事业发展“十一五”规划》的重点和要求一致,既评估“十五”完成情况,又推动档案事业发展“十一五”规划的实施,建立规范化的管理评估内容及评分细则,可以起到全面引导、推动档案事业深入健康发展的作用.

第二是强化管理作用.依据现行档案法律法规和相关制度,制定具有可操作性的科学、量化评价指标体系,并据此开展对各地档案事业发展 水平的综合评估,通过各项量化指标的客观评价,使各地对自身档案事业发展现状以及在全国所处的位置、不足之处和存在的问题一个清楚的认识,进而不断改善档案事业发展的社会环境和工作条件,加强各项业务基础建设,促使各项管理工作到位,从而起到强化档案管理工作的作用.

第三是建立长效管理机制.把档案事业发展综合评估作为档案事业宏观管理的长效机制,通过建立评估工作程序和指标,对全国各省、自治区、直辖市和计划单列市开展综合评估,不仅评出先进,树立典型,同时起到交流经验,建立竞争与学习机制,推动全国档案事业深入、健康发展的作用.

第四是扩大影响.通过评估工作,可使各级党委、政府对档案工作的重视更加具体化,有利于档案工作中重大问题的解决,进一步改善档案工作的外部环境,对今后档案工作的开展创造更好的条件.有利于各级档案部门进一步加强宏观管理,促进基础建设和拓展社会怎么写作功能,从而对促进档案工作走上良性循环之路打下良好基础.

各地认为,评估是以统一的标准来衡量评估对象,评估结果将更具权威性和影响力,对这项活动的开展表示赞成和欢迎.各地表示,国家档案局对各省评估后,各地会根据此文件精神出台对地市县档案工作综合评估办法,一级抓一级,推动全国档案事业不断健康深入发展.

二、各地提出的主要修改意见和建议

各级档案部门认为《评估办法》及《评分细则》总体框架合理,综合评估指标体系涵盖了发展规划、行政执法、经费保障、基础设施、监督指导、保管利用、信息化建设、科技与创新、怎么写作功能、队伍建设等重要内容,项目细,分值合理,主要考查点、评估方式比较科学明晰,有依据性指标,具有可操作性,体现了与时俱进的时代要求和当前档案工作水平,对今后档案事业的发展方向具有指导意义.

关于评估工作机制：各地认为,综合评估是对一个地区档案事业发展水平的整体评估.由于评估工作具有导向、激励和推动作用,是一个促发展、再提高的过程,建议将档案事业发展综合评估作为档案事业宏观管理的长效机制和常规性手段,不应是一次性的,在每个五年规划阶段都可开展,体系和办法可及时调整,目的是不断推动工作.

关于分值设定：一些省的同志认为,国家综合档案馆是档案事业的主体,一个地区的国家综合档案馆发展状况,最能反映这个地区档案事业发展的水平,分值应加大.同时提出评分指标应减少弹性,增强操作性,能定量的指标尽量量化取分.要求必须做到的工作作为基础分,如法治建设、社会化怎么写作、信息化建设等.此外再设置加分项,加分必须是工作量或工作难度比较大的,或属于首创性工作,是对全国有影响的工作并有一定推广意义的工作,加分计入总分.

关于评估范围：不少同志提出,评估对象虽然是省级档案局、馆,但评估工作涉及到整个档案事业,对于市、县档案工作同样具有积极的推动作用.单纯靠文字材料评查有限,抽查个别的点可以验证全省档案事业宏观管理的情况,建议将有关项目的评估延伸到市、县,并加大分值比重,通过评估省级档案局这个“点”,促进、带动全省以至全国这个“面”,以推动全国档案事业发展.评估小组在实地抽查时,可采用省级档案局推荐一个市、县,评估小组再随机抽查一个市、县的方式,这样既便于发现典型,又可使评估结果客观、公正.

关于地区差异：一些地区提出,由于经济发展程度的不同,档案工作在地区间有一定的差异,在档案馆的硬件条件等指标上,建议充分考虑经济发展差距,统筹考虑发达地区、欠发达地区档案工作,分值设定有所区别.同时采取硬件条件与工作水平相结合评估的思路, 评估着眼于地区性基础和动态的发展趋势,在确定分数时,属于条件性内容分数不要占得太多,这样有利于档案宏观管理,有利于档案馆建设.

关于评估工作组织形式：大家认为,作为一个系统工程,评估的办法、组织、程序的设计很重要,建议自查要作为重要评估工作程序,因是对现状的动态评估,如果采取排序的方法,评估工作时间跨度不要太大.如果2-3年搞完,最后才排序对先评单位会不公平.为保证评估的公平、公正性,评估工作安排时间应紧凑,建议集中评估,大家便于横向比较,可以找到自己位置、自身优势及差距.对于评估工作安排,一部分同志认为采取自愿申报的方式比较好,一部分同志认为评估是行政监督的一种形式,以指令式为宜.同时建议国家档案局加强对评估中发现问题的检查督办,促进整改措施的落实,使其产生更大效应.

关于评估结果的处理：建议以鼓励为主,不一定设等级.评估结果应有一定的排列顺序,公布单位排序,可不公布具体分数.表彰面不宜太宽,建议表彰总分前10名的单位,也可按东、中、西部地区分别表彰,使大家既有追赶目标,也容易心服口服.建议设若干单项奖,一些地区受客观条件制约,硬件条件不够排不上名次,但经过主观努力在某方面做得非常突出,应该给与单项奖表彰.评估表彰结果应有配套奖励措施,并应抄报各地党委、政府.

三、采纳的主要意见及修改情况

我们将各地和各位评委的意见进行了详细的汇总和认真的研究,经过梳理和讨论,采纳了许多可行性建议,对有关文件作了进一步修改,主要有以下方面.

1、关于评估工作实效：进一步明确评估工作目的,确定指导思想,使档案事业发展综合评估与档案事业发展五年规划相配套,每5年开展一次,以更好地发挥评估工作对引导和推动档案事业健康发展的作用.

2、关于评估工作范围：明确评估工作对象为各省、自治区、直辖市、计划单列市档案局馆,同时将某些评估内容适当扩展、延伸到整个地区.评估时,被评单位除需提供本局馆和辖区各级档案局馆的相关文字材料外,同时以适当抽查所辖的市、县档案局馆的形式,验证档案工作宏观管理情况.

3、关于评估工作安排：档案事业发展综合评估工作已列入《档案事业发展“十一五”规划》,是一项必须进行而非自愿申报的工作.国家档案局统一制定并公布评估工作安排,经与被评估单位协商,确定具体评估时间.为体现公平、公正原则,采取分片集中评估方法,按照东部、计划单列市、中部、西部的顺序,在2008年以前完成对36个省、自治区、直辖市、计划单列市档案局馆的评估工作.

4、关于评估工作组织及评估工作程序：组织若干评估小组,每组5-7名评委参加,由国家档案局领导任评估小组组长.评估分为听取汇报、核查依据性材料、实地查看、测评打分4个步骤.评估对象提供辖区单位名单,评估组现场适当抽查.评估小组核查和测评打分时间应充裕.各位评委分别打分,按计算出的平均值取分.评估小组可直接向被评估对象及当地分管档案工作的领导反馈评估结果和整改工作的意见、建议.国家档案局将分两个年度发文通报评估情况.

5、关于评估结果处理：综合考虑硬件条件和工作水平,采取分东、中、西部（前3名）和计划单列市（前2名）分别排序表彰（共11名）的办法,同时对未列入排名的单位,选择某方面成绩突出,或在全国有典型示范、引导作用的设置单项奖予以表彰,单项表彰名额6-8名,排名奖和单项奖合计表彰面在50%左右.评估工作结束后,发文通报评估结果,适当颁发奖金.

6、关于分值设定：设定基础分满分为100分,主要反映重要的基础工作和怎么写作基层的中心工作.减少定性指标,增加量化指标,能定量的直接按量化的百分比考核取分,使评估指标更便于操作.对档案馆网布局、村级建档、民营企业建档等不易核查的条款,不再作量化评估,只作一般性要求.对于有一定难度,有导向作用和首创性的工作,设置10个加分项,如全国首创性工作、获国家科技进步奖、境外办展览、本地科技成果在省外得到推广应用、法定节检测日为公众提供档案利用怎么写作等,每项指标各计1分,其得分记入总分.

（作者单位：国家档案局100032）