高校自助会计理

自助会计是指借助于现代网络信息系统,实现当事人自行处理会计业务、获取财务管理信息的会计技术或会计手段.虽然目前还没有见到理论界关于自助会计概念的相关文献,但国内一些大学例如浙江大学、河南师范大学等所使用的财务软件所具备的预约报账功能,基本上兼有自助会计的雏形.自助会计并非独立的会计系统,而是对未来新型的会计系统软件所具备的日常报销操作大众化的特殊功能的描述,是以人为本的管理思想在会计工作中的具体体现,是会计操作技术的创新.自助会计适用于会计业务量大的单位,大、中型企业虽然会计业务量大,但由于大量会计业务集中在购、销、存及成本、利润核算上,非会计人员难以处理,因此自助会计最适合报销业务量大的高校.河南师范大学财务软件的预约报账功能开通了将近一年的时间,使用效果明显,受到了广大职工的一致好评.

一、实现自助会计的环境条件

（一）具有良好的办公自动化基础自助会计需要在办公自动化局域网上操作,因此要求单位自动化办公系统先进、畅通、系统信息存储容量大、网络终端多、网路安全度高且能够实现办公自动化系统与财务软件的对接.没有良好的信息办公自动化条件,自助会计就难以实现.目前大都数高校实现了校园网络办公自动化,基本具备实现自助会计的硬件环境基础.

（二）制度健全,管理规范 由于自助会计涉及到一系列的管理问题,如果单位的制度不健全、管理不规范,就可能会出现漏洞,危及资金安全.因此,自助会计必须在管理规范、内部控制制度健全、严密、有效的单位实现.

（三）责任划分明确实行自助会计后,资金管理权利将进一步下放,因此需要划分责任中心,明确各部门财务“一支笔”对资金使用效果的责任.学校要以责任中心为单位进行绩效考核,并将考核结果将作为奖罚、褒贬的依据,借以强化责任中心的责任,确保财务管理执行力.例如,学校不仅对各院、部、处等责任中心有明确的职能、责任划分,还要有严格的经费预算指标控制办法,有行之有效的绩效考核手段,来确保管好、用好资金.

二、高校自助会计的意义

（一）提高办事效率十多年来,高校办学规模不断扩大,支出规模加速膨胀,伴随而来的是财务工作压力增大,财务工作明显滞后,财务矛盾突出.自助会计能够使报销人员在财务操作软件的指导下按照规定整理原始凭证并将相关信息直接输入财务系统,既能节省专业会计人员业务处理的时间,又能减少报销人员排队等候的时间,成倍的提高工作效率.

（二）强化责任意识 自助会计实现后,一部分会计工作将下放给报销的教职工,直接把广大教职工融进学校财务工作中来.教职工在自己动手操作报销业务的过程中将充分体验到当家作主的感受,进一步强化主人翁责任感,增加理财意识,了解财务工作、理解支持财务人员,关心学校发展.

（三）促进会计职能转变 自助会计实现后,专业财务人员的工作量将减轻,可以将时间和精力转向预算、筹资、项目管理、会计分析、绩效评价等财务管理工作上来.财务管理是学校管理的重要组成部分,由于受困于繁琐的报账业务,高校的财务管理还没有受到应有的重视,亟待加强和提高.财务工作是高校一切工作的基础保障,如果高校财务管理水平低下,必将影响和制约学校整体管理水平的提高和发展.因此,自助会计将为高校会计工作职能的转变释放出大量的时间资源、人力资源,促进会计工作职能转变.

三、高校自助会计设计思想

（一）会计操作智能化、标准化 会计操作需要专门的技术,自助会计的实现必须首先解决非会计人员的操作技术问题.因此需要在财务软件设计时,按照智能化、标准化的目标设计操作程序,使程序按要求能够自动产生会计记账凭证.例如,李丽老师报销旅差费,只要输入出差地点、乘车时间、车船费、住宿费、经费部门码等相关信息,程序就会自动计算出应报销金额、补助金额、合计报销金额等,之后点击相关菜单,计算机就能根据相关信息自动生成会计记账凭证.智能化、标准化是自助会计操作的基础.例如,对于出差住宿费报销标准、出差补助报销标准等只要在财务软件系统中初始化,计算机就能够按照标准自动计算,不仅节省人工计算的时间、减少人工计算的差错,更重要的是减少了当事人必须掌握出差报销规定的要求.

（二）逐级放开,合理授权 自助会计涉及到会计管理集权和分权的问题.在保障会计资料及学校资金安全的前提下,应有计划、分层次的将会计操作管理的权限放开.例如,每个职工都只能根据自己工号进入财务系统操作；将单笔报销资金限制在一定数量范围内；将自助会计报销业务最初限定在差旅费、日常办公费、业务招待费等范围内,待条件成熟后,逐步扩大范围等.

（三）先易后难,分阶段推进 高校自助会计应根据学校的管理水平、校园网络信息平台现状、财务软件功能等条件适时的促进自助的实现及推进自助会计的进程.自助会计建设应按照初级、中级、高级三个阶段设计推进.（1）初级阶段的自助会计.自助会计初级阶段基本上是心理适应期及技术准备阶段.传统的会计报账到自助会计报账是一个重大的会计变革,涉及到会计规章制度、岗位职责划分、工作流程、会计档案管理保管等方面,会计人员不适应,其他人员更不适应,因此需要一定的心理适应时期.此外,会计软件的开发也需要探索、提高和完善的过程,不可能一蹴而就.因此,自助会计初期阶段基本上是心理适应及技术准备阶段.自助会计初级阶段的特点是适应于简单的会计报账业务,网上操作与纸质凭证报送并存.例如,徐静老师报销业务费,需要以下操作步骤：第一步,她可以在任何校园局域网内的任何一台计算机上登录财务系统,按照规范的格式输入报销内容,计算机将自动生成报销清单及会计凭证,然后将信息发送到会计临时数据库.第二步,将报销清单打印出来,附上原始票据,按照审批权限签批手续.第三步,将审批后的清单及原始报送财务处交专业财务人员审核.第四步,财务人员审核通过后,将临时数据库的会计凭证转换为正式会计凭证,向银行发出支付申请.自助会计初级阶段的最大优点就是减少教职工在会计柜台前的报账等候时间,提高会计工作效率.（2）中级阶段的自助会计.中级阶段的自助会计是实质意义的自助会计.通过初级阶段的心理适应和技术准备,如果各种条件已经具备,就可以推进到自助会计中级阶段.在自助会计中级阶段,签批手续在网上完成,如果会计凭证分部门保管,则签批完毕后,可以直接生成会计记账凭证,部门主管可以直接向银行签发支付令；如果会计凭证统一在财务处保管,则由财务人员在收到报销清单及原始凭证后向银行签发支付令.对于操作简单、便于管理控制的学院办公费等业务事项,非会计人员可以直接操作全过程,会计纸质档案可以直接在各院系保管；对于复杂的或者需要重点控制的业务事项仍需要由专业会计人员处理,会计纸质档案统一在财务处保管.（3）高级阶段的自助会计.高级阶段的自助会计与中级阶段的区别在于会计信息的传送及档案保管方式.高级自助会计阶段,财务软件开发技术成熟,软件功能完备,财务控制严密,可以将纸质原始凭证扫描后转化成电子文档；业务的签批、凭证的传送、档案保管基本上以电子文档形式,基本实现无纸化报账.高级自助会计阶段是理想的会计阶段,但需要以完备的管理制度及电子储备成本的不断降低为前提.自助会计并非取消会计结构及会计人员,而是通过技术创新将繁琐的但非重点控制的会计事项的会计操作及会计控制的权利下放,在保障资金安全、提高资金效率的前提下,提高财务工作效率,为财务工作向以财务管理为主转变释放出时间资源和人力资源.

［本文系河南省教育厅委托研究项目（2010-wt-002）阶段性研究成果］

参考文献：

［1］赵炳莲：《高校基建与事业财务报表合并探讨》,《财会通讯•,综合》（上）2009年第7期.

（编辑余俊娟）