大科学装置中的档案管理

上海光源国家重大科学工程(下文简称：上海光源”)是我国迄今为止投资和规模最大的大科学装置,“上海光源”的竣工被列为我国2009年十大科技新闻之一.它包括了国际先进的第三代同步辐射装置、实验线站、特殊的主体大楼和辅助设施的土木工程结构等.一个大科学装置的建成,从档案的角度来看几乎涵盖各门类的档案,相当一个单位的全宗.

上海第三代同步辐射装置结构复杂,设备和零部件种类繁多,且大部分是研制产品属非标结构,在各系统中部件名称重复,结构又不一样,所以要做好档案合理归类,便于检索,又要和各系统的财务概算相匹配,显出很多困惑的问题；上海光源设计和建造过程中涉及很多参与人和参建单位,如何从这么多人中将材料收集齐全,又是一个大问题；有限的档案人员如何跟踪设备的设计、研制、厂家加工、进口以及参与项目召开的各种工程例会、调研会、评审会、测试验收等大小会议,并收齐这些资料又是一大难题.通过上海光源的工作我们找到了解决的办法和措施,最终使上海光源档案达到了完整、准确和系统的要求.从而为以后设备维护、升级改造和扩建提供了可靠的重要依据.

一、建档的依据和规范

档案的建立和管理必须按国家的规定和规范进行.上海光源的档案就是按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、中国科学院的《公共事务管理标准》、《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》、《中国科学院基本建设项目档案建档范围》和《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》进行建档的.

二、档案的分类

1　准确分类是做好工程归档系统性和准确性的重要前提

有了准确的档案分类,才能在档案组卷后方便对号入座,有明晰的检索入口,便于以后用户检索和利用；有了完善的分类才能体现装置的规模和层次,以及设备间的关联.大科学装置的分类准确与否,在某种程度上像植物学分类一样的重要.若分类不妥,也将导致档案缺乏系统性和逻辑性.

2　认真学习,为准确分类做好准备

(1)学习书本知识、参加讲座和某些报告会,获得大科学装置和基础设施的相关知识,

(2)深入到科研和设计人员中向他们学习有关知识,了解各设备和部件的大致功能,了解上海光源各环节以及工艺设备的招投标、采购、加工过程,了解建筑施工、建筑安装、公用设施的专业知识,

(3)深入现场具体察看装置中各种实物,施工、安装中的过程,建立对他们的感性认识,否则不知其“方圆”,只能停留于概念分类；

(4)走访具有大科学装置单位,学习他们的分类情况,吸取他们的经验,使自己少走弯路.

3　实现人人参与,规范归档

上海光源工程涵盖了机械设施、工艺设备和安装,建筑施工、建筑安装等.因此要把这错综复杂的系统、具有千万个部件的庞大工程做到归档,繁而不乱,材料不漏、不缺,必须首先做好归档分类和及时归档.上海光源的档案分类,根据电子的产生、加速、储存和发光的物理过程,同时又结合工程概算的批复,在反复征求了各方面专家、各允总体(总体)及系统负责人(项目负责人)的意见后,最终形成了大科学工程的具体分类.

三、与工程建设同步归档,及时做好预立卷

1　及时下达档案归档的指导性文件

上海应用物理所“上海光源”工程项目的建档,参照有关文件规定,结合本工程自身的特点,编写了上海光源档案归档范围及保管期限(包括公用设施各系统)、上海光源建安工程归档要求及范围、上海光源工程声像档案归档范围及要求和上海光源档案归档流程等文件.工作人员及时把这些文件和分类细则进行网上公布,并通知有关个人.另外,自上而下利用各级会议及时布置归档任务.

2　建立管理网络

各部门设立档案管理员,建立管理网络.为避免材料的混乱还将各设备需归档的预立卷盒送到各设备的责任人手里,并在盒内放人归档的范围及上网查找的路径,要求按归档范围形成预立卷.

3　做好归档宣传和跟踪工作

按照工程CPM(critical Path Method)计划,在各有关会议上强调档案工作的重要性,检查档案管理员收集资料所完成的预立卷情况,并每次都以会议纪要形式予以确认.专责档案人员经常下课题组帮助解决在收集和归档中出现的问题.

4　特别注意做好建安和公用设施的归档

这两部分工作的执行单位属非本所人员,所以在档案管理上更要注意.档案室人员不定期地,或者按工程的CPM计划完成节点要求到工地与施工单位(总包及分包)、监理单位进行及时沟通,及时将中国科学院和国家的归档规范转达给他们.同时,对建筑安装和施工的进展情况进行跟踪,让他们也能做到完成一个节点(阶段)后,对形成的材料及时收集整理,保证工程进展与建档同步,做好预立卷的工作.

四、如何保证档案的完整性

尽管有了准确的分类,及时建立了预立卷,但还未解决每卷材料是否包含了装置和工程建设中所必须包含的材料.科研和工程设计人员往往识别不出哪些是有用的材料,哪些是不需要的材料,所以容易造成遗漏或累赘.这就需要档案专职人员和业务专家一起仔细把关.

1　重视各系统、设备、建安(建筑安装)和施工等的总结

要求各系统、设备、建安和施工完成后的总结报告中填写技术总结,让档案人员了解相关技术要点.例如,对建安施工结束后,根据国家要求,设计、监理、施工以及业主单位必须进行总结.我们档案人员仔细阅读,总结,若设计单位和施工单位的总结没有把工程的难点和特点写入总结之中,这样就不符合档案资料接收条件,要求退回重写.我们依据工程单位的总结再去对照他们是否收集齐了必须的材料.另外,在归档中往往忽视工艺设备材料总结的收集.实际上工艺设备的总结在归档材料中占相当的比重,它对今后主体设备的维护、改造升级起着很重要作用.因此,虽已经系统负责人、分总体负责人、总师签字审核确认,还是退回修改.同时针对这种情况,按照总设计师要求,及时补充了对技术总结归档的具体要求,包括项目说明、主要技术指标、安装调试过程以及参加的主要工作人员等,并设计统一的表格,方便今后的查询.

2　熟悉过程,收集好每个环节的材料

上海光源有自主设计和加工的设备,也有进口的设备.他们各自的过程不同,而每个过程又涉及不同的人员,且往往相互间的关联又不大.所以,档案管理人员就必须要了解全过程,防止出现空隙和死角,达到收集齐全部材料.

3　跟踪好设计图纸的变动

一台设备从设计图纸到变成最后实际应用的产品,往往经过不断的修改,这必须要体现在图纸上,否则今后时间一长或人员调动就很难知道该设备是如何变 成这样的.这将对今后维护、改造等带来困难,若出现问题也无法追究责任人.

因此档案团队成员主动到现场,要求施工单位对竣工图与技术变更单、设计变更单(核定单)做到双向对应,并要求技术变更单、设计变更单(核定单)做成汇总表.并且要求在施工单位提交这些材料前,必须先由施工监理把关,检查确定无误后,档案室再抽查(20％),确定无误后才接收,最后在档案例会记录中予以明确表述.

五、档案工作计算机管理,大大提高了建档效率

上海物理研究所是中科院率先使用计算机管理档案的单位之一.在大科学工程的归档中也同样实施了计算机管理,最终形成全引目录,实现了档案查找跨库检索、模糊检索、综合检索.同时在数据导人中,采用数据批量导^,的方式,大大减轻了档案工作人员数据录入的工作量(整个工程的档案形成数,已接近上海物理研究所建所50年的全部档案).最近,为进一步提高工程档案利用效率,正在做好先进的产品数据管理系统(PDM)连接的准备,建立档案数字化管理环境.

六、必须建立起专职档案人员在档案管理上的权威性

1　档案工作首先要得到领导的支持

上海光源工程的档案管理得到了工程总经理、工程办、系统负责人等的大力支持,他们成为档案管理人员的坚强后盾.另外,经常争取专业机构,包括国家档案局、中科院以及上海市档案局和城建档案馆的指导,使我们搞好档案管理人员工作更有信心,使所建立的一些归档管理条例更具权威性.同时,让科研和设计人员进一步认识到档案的重要性.

2　档案人员必须了解整个工程大致情况

科研和技术人员往往较多的熟悉各自负责部分的工作,但对其他部分了解较少,所以对档案的总体分类不够清楚.这样,有时出现个别人员不理解他的档案为什么要放在某一类中等的问题.大家知道档案的分类不是唯一的,这时档案专职人员就要有充分理曲解释其原因,让其理解并配合.

3　让人人知道工程验收通过与否与档案密切相关

如档案通不过验收,将影响整个工程的验收.而其中某个人的档案归档不好就影响整个档案验收,这样,他要负一定责任.有了这样的认识后,所以在工程归档后期,能做到科研和设计人员主动向档案人员询问其归档要求,改变成由原先的要我做好,变成我要做好的局面.