高职院校质量工程信息化管理

摘 要：高职院校质量信息化管理是一项新的工程,开启此项工程需要新的研究与探索,立足质量工程建设现状,基于数字化校园发展,创建有利于高职院校质量工程信息化管理平台.

关 键 词：高职院校；质量工程；信息化管理

一、高职院校质量工程信息化管理研究的重要性

1.高职院校质量工程建设与信息化管理是当前高职院校研究的重点,两者的发展都引起了各高职院校的重视.但是高职院校的质量工程建设与信息化管理正处于起步阶段,机制、体制方面都不健全,而随着高职质量工程建设的发展,需要借助信息化技术提高管理水平和工作效率,更好地推广和运用成果,进一步扩大辐射和示范作用.同时质量工程信息化管理也会促进高职院校构建数字化校园,促使信息技术被广泛应用在项目研究上.关于高职院校质量工程信息管理的研究已经渐渐走进高校研究员的视野,成为教学管理人员思考和研究的重要课题.

2.目前,很多高职院校管理质量工程项目的管理方式比较落后.项目管理仍是采用纸质版申报、现场开评审会、保存纸质版档案的方式.这样的方式其实已经突显出一些弊端.首先,以质量工程项目评审为例.召开现场评审会,在聘请专家特别是校外专家这一环节,会出现请专家“难”的问题.因为各位专家的工作时间存在差异,而评审会多在工作日进行,所以能把专家们聚在一起成了一件令人头疼的事情.而召开现场评审会,因为时间短,专家们要进行高负荷的工作,在短时间内接收的信息量也有限,所以做出的评审结果有时候会出现偏差,不利于评审结果的公平、公正.而且,召开评审会也会增加额外的费用,例如招待费、交通费、住宿费等,造成财力、物力、人力的浪费.其次,项目立项后的管理工作,项目管理部门因为没有办法跟踪、监控项目的进展情况,只能通过中期检查、验收的环节来监督项目的进展.再次,关于项目档案的保存与历史查询.较多的学校依然是用文件盒装着申报、评审、立项以及中期检查、验收的所有纸质版文件这种原始、常规的管理方式.这样储存档案,其实有很多的风险与不便.如果档案一旦遇到一些不可抗拒因素,那么所有材料将会丢失或损坏,而且在查阅历史文件的时候存在诸多的不便,即便是把文件存放的很有规律,若在众多文件中查找也是费时、费力的事情.有时候管理档案的人不在办公地点,那么其他的人便很难快速地找到所需的资料.面对这些弊端,就应该采用新的管理方式.现在已经是信息化社会,采用信息化管理的方式可以便捷地进行项目管理.在评审环节,专家可以登陆网站进行评审,不论何时何地,只要有一台电脑、有网络,就可以进行评审.除此之外,项目管理部门还可以通过网络监控项目的进展情况,而项目组成员也可以上传各式各样的研究成果,不局限于文字和图片.对于项目档案的管理,只要建立一个数据库,登陆、,输入关 键 词,不论是谁都可以很轻松地找到自己想要的项目材料,这样也便于项目管理人员对项目历史的查询.质量工程信息化管理是大势所趋,是项目管理的一大进步,它可以进一步扩大研究成果的辐射和示范作用,使研究成果得到推广和运用.[1]

二、高职院校质量工程信息化管理存在的问题

1.人员配置不合理.很多学校信息管理人员就职于教育技术中心,而质量工程项目是设于教务处管理.信息管理人员没有参与到质量工程项目的建设中来,所以只能提供技术上的支持,很难开发出真正满足学院质量工程信息化管理的应用软件.而质量工程管理人员由于信息技术差,即便有清晰的建设思路也无法进行网路平台构建的实践.理论与实践的脱节,致使无法建立理想的、科学合理的信息化管理平台.针对这种情况,教学管理部门也尝试引进一些计算机与网络技术高层次的人才,但是却出现了“人难招,才难留”的尴尬局面.目前我国学习计算机的人是很多,可高级人才却紧缺,加上教学管理工作属于行政工作,比较繁琐,收入和待遇也相对较低,学习计算机的人又多为男性,高级的计算机操作人才很难被吸引到这样的管理岗位上来.而学院的信息管理人员也只是负责排查校园网络、多媒体设备以及故障维护,他们的主要精力放在信息网络管理上,无法对信息化管理开展深层次的应用和推广.[2]

2.质量工程管理部门因学院资金投入少,而放弃对信息化平台的开发.有些学院领导对信息化管理不够重视,有的存在为了“赶时髦”或者“面子工程”而被动进行信息化管理,没有真正投入人力、财力去做好学院的信息化管理,更不用说把信息化管理用在质量工程项目管理上.而有的学校确实花钱去购写了社会上通用的信息化管理软件,但是网络设备的不断更新和新的平台需要不停升级,让学院领导觉得这种投入无休无止,在资金上造成了一些压力,所以通常出现后劲不足,致使信息化建设虎头蛇尾,变成了学院的额外负担,并没有给学校带来预期的收益.

3.老师们思想上排斥质量工程信息化管理.在申报课题工作上,老师们习惯了交纸质版材料,让在平台上申报,他们表现出诸多不情愿.第一,教师对信息化技术的应用存在技术障碍.特别是年纪较大的教授,他们不习惯在网上进行工作,对在网络上填报材料有些排斥.而且有些操作需要计算机应用技术,有些教师因为不懂操作而对网络申报工作抱怨连连.第二,采用信息化管理的项目平台信息容量大,需要申报者填写的信息量大而且细致,数据的填报要求更科学有效,这为项目申报者的申报和审核工作带来了新的挑战.他们觉得这样做是加大了工作量,表示有些内容是“多余的”.第三,质量工程项目管理信息化平台存在一些不稳定性,老师们觉得有风险.有时候可能网络原因或者其他的原因,填报数据丢失或者平台打不开等情况,让申报者对网络管理产生不信任感.

三、提高质量工程信息化管理水平的途径

1.从“人”抓起.这个“人”包括项目管理人员和项目研究人员.首先,要想做好质量工程信息化管理,就要有一支既懂项目管理又精通计算机操作的信息化管理队伍.面对在高职院校存在的“招人难,留人难”的尴尬局面,其实可以采取自我培养人才的方法.对本学院的质量工程项目管理人员进行培训,采取“岗位需要什么,就学什么”的培训方式来解决内需.这样不仅能提高学院管理人员的业务素质,还能够调动他们工作的热情和提高工作效率,在岗位上更加得心应手,获得成就感,所以与其费钱、费力招人,不如投入时间和资金培养“自己人”.第二,对于项目研究人员也应该进行信息化培训,通过“培训再学习”的方式改变他们对质量工程信息化的偏见及盲目性.

2.建立“多元化”、“具有高职院校特色”的质量工程信息化管理平台.立足高职院校质量工程管理的特色,建立一个容量大、“多元化”的质量工程信息化管理平台.具体平台的主要功能模块为：

3.构建高职院校质量工程信息化管理的评价体系.高职院校应从信息平台基础设施、信息管理过程、信息平台应用的培训等方面进行评价,评价结果要定期、定时进行反馈、修正.从而进一步提高质量工程管理信息化效率.

（1）信息平台基础设施包括网络设施、怎么写作设施和基本设施三个方面.网络设施是保证信息传输畅通的保障,怎么写作设施是保证怎么写作质量的基础,而基本设施是建立信息平台的根基.

（2）信息管理过程评价包括对信息管理人员工作的效率、积极性、工作态度以及技术怎么写作等方面的评价.

（3）信息平台应用的培训是指对项目建设者、项目管理者进行定期培训,及时掌握信息技术用于质量工程项目的建设.

高职院校质量工程项目信息化是一项新的课题,推进质量工程信息化工作必须要做到：基于质量工程建设与数字化校园构建的要求,转变思想观念,学院领导重视,项目管理部门和建设部门积极配合,齐心协力把此项工作推向新的台阶.[3]