如何利用计算机做好文档管理

摘 要：办公自动化是企事业单位在信息化建设基本阶段的典型需求,目的是为了规范企事业单位的日常工作流程和员工的日常行为.电子文档管理是管理事业中一项很重要的管理工作.它以知识管理为核心,以沟通、协调、控制为宗旨,将现代化办公管理思想和计算机、网络、通讯等信息工具高度集成.它的实施能够提高工作效率,加强工作的沟通与协作,实现电子文档的高效管理.企业中的信息是以文档的形式存储的,随着电子文档的日益增多,应用功能全面的文档管理信息系统是非常必要的.

关 键 词：电子；文档；管理

一、绪论

计算机技术的飞速发展,为人类的进步注入了新的活力.新的技术为人们带来的是更快捷、更可靠的怎么写作.越来越多的家庭、企业、机关、学校利用计算机来处理日常事务,管理信息系统（MIS）就是利用计算机为企业、学校,事业机关等的经营者、决策者收集、处理信息的一项重要工具,管理信息系统的发展源于管理现代化的推进和计算机技术的发展.

知识经济时代的今天,对文档管理工作人员提出了更新更高的要求.文档管理工作人员,必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变,由传统的管理理念向现代管理理念转变,同时在管理实践中应用,使文档管理工作赶上时代步伐,适应文档管理现代化和办公自动化的时代需要,为社会提供更好更有效的怎么写作,使文档管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益来.

在联想实训阶段,主要就是文档管理方面的工作,接触到并使用了比较先进的文档管理软件,但是也发现了一些管理上的缺陷,特别是在检索文档是否上传工作,由于文档命名的不规范给工作带来了很大的困难.所以说文档管理软件再先进,如果不重视或者不合理的应用,同样达不到预期的效果.本文主要介绍了文档管理的一些方式和方法,提高文档的管理效率和文档的利用.

二、文档管理的重要性

近年来,随着企业信息化的发展,企业中的电子文档也变得越来越多,各种影音图像等多媒体信息文档也大量出现.这些电子文档大部分都分散存储于个人的计算机中,缺乏合理科学的管理,文档的安全性差,检索困难,难以实现对文档的共享访问控制,降低了文档的使用率和价值.

随着计算机技术及网络技术的快速发展,以及企业内部各种业务系统的建立,企业内部的文档数量快速增长,为了提高工作效率,便于检索、查询、保密,很有必要通过专门的管理系统对文档实施有效的管理,越来越多的企业开始建立专业的电子文档管理系统对企业内部各种电子文档进行统一管理.电子文档管理是一个大型企业或组织保存和利用其最重要的累积资产.越来越多的政府部门和大型企业机关认识到这一需求的迫切性,并毫不犹豫地投资其中.事实上,这一投资在今后企业或组织的有序高效的运作中,会迅速地得到成倍的回报.所以越来越多的公司开始使用电子文档管理系统来提高自己的工作效率,简化工作流程.

三、文档管理的方式

在文档管理的过程中,需要把握住一些重要的原则和方法,这样可以让我们的文档真正达到我们预期的目的.

3.1文档模板的管理

面对各类纷繁复杂的文档,如果各式各样,每个人一个风格,不论从美观性和可读性上都会有影响,所以在文档管理中的过程中需要建议一套文档的模板.

在建立文档模板时,需要对一些格式进行要求,需要将一些基本的要素固化到文档模板中,确保文档需要的内容能够在文档中体现,例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等.

3.2文档目录的管理

为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档,需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系,主要包括文档的索引管理和文档的分类管理.

对于文档,需要建立一套索引机制,这里之所以特别提出索引机制,是因为在日常的文档使用中,会发现一些很多类似的文档,或者类似的内容说明,由于不同的撰写者会对一些基本的概念或者原则的说明会存在一些差异,这个时候就需要能够有一个索引来明确什么是最准确的,这一点在项目管理过程中特别重要,因为一个项目组往往会不时的发生一些变动,后来人面对多个说法时很难知道什么是对的,同时一些实际情况也会发生变动,一些说法也需要进行修正,而之前的一些文档也无法进行更正,所以这个时候也需要有一个索引来明确正确的说法,这一点问题也可以通过文档版本的管理加以改善.另外对于那些纷繁复杂的文档,有些只是事务性的,通过一个索引的方式,可以将一些重点的内容放在一个突出的位置,便于进行检索和阅览.

3.3文档的命名规范

各种文档,如果名称多样,或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便,需要建立一套有效的命名规范体系.

对于文档的名称,首先需要名称能够容易识别,有些使用者不是很注意文档的名称,经常直接用文件的默认名称,或者就是一个自己的姓名、项目的名称等,其他的使用者很难识别是什么类型的文档.

在文档的使用过程中,可以规定在文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键字,例如将要求将文档的类别放在文件名的头部,对于月度性的文档,规定头部必须放某年某月,等等.

对于一些分不同版本的文档,可以要求分不同的版本进行管理,文件名称中注明版本号,对于终稿等一些标志性的内容可以加一些特殊的标识,这样可以明确其重要性和权威性.

这些方式将有助于文档的文件名的整洁和清晰,使用者在查找时也较为方便.在进行文档的交互调整过程中,也可以增加一些日期或者修改者的标识来进行传递,主要的目的在于能够唯一识别一个文档,减少互相沟通的障碍.

3.4文档的变更管理

文档在使用过程中发生变更是很常见的现象,对于发生变更的文档,需要通过手段加以约束,最常用的方法就是版本的管理,对于形成的文档及时进行归档保存.文档发生变更时,需要能够做到两点：第一,文档有清晰的变更记录,主要是针对变化的部分,不能让每个使用者在文档发生变化后都需要把文件通篇读一遍；第二,文档的最终版本要能方便的阅览,如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本.

在文档发生变更时,需要能够通过必要的途径通知相关人,例如通过邮件通知或者公告通知的方式,避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档,在实际操作环境中,ISO9000管理使用的签字回收重要文档的方式很值得借鉴,当然对一些电子文档需要采用一些其他变通的方式来处理.

总结

文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结,文档管理工作在企业中是一个重要的内容.在文档管理的过程中既要注意严肃性,又要能兼顾灵活性,要本着在达到正常的规范性的基础上尽可能地方便使用者的使用和交流,提高使用效率.

主要参考文献

范巧燕,企业档案管理,经济管理出版社,2008年3月

金波；关于企业档案信息化建设的思考；上海大学学报（社会科学版）；2005年05期

张文承；贾宝萍；；以信息化建设为途径开发利用档案资源；兰台世界；2008年07期

熊海燕；；浅论当前高等院校档案信息化建设；人力资源管理；2010年06期