EXCEL电子表格在期刊管理中的运用

摘 要：文章从期刊管理程序的特点和Excel功能的匹配程度上,介绍了在期刊管理过程中运用Excel电子表格的可行性、实际工作中的具体操作以及实践中的一些经验总结,以期与同行们共享.

关 键 词：期刊；管理；Excel电子表格

期刊是传递情报信息、交流学术思想的重要文献形式,它作为一种连续出版物,具有出版周期短、形式灵活、信息量大、读者广泛、报道及时、内容新颖、传播速度快、学科覆盖面广等特点,是高校图书馆的重要信息资源,受到高校教学及科研人员的广泛重视.期刊管理方法是否妥当,直接影响期刊的利用率.然而,就目前的现实状况来看,相当多的高校图书馆的期刊管理工作和实际需要还相差甚远,从期刊征订、登记到现刊、过刊的管理等环节都存在有问题.要想使期刊管理的全过程尽可能的顺溜、完善,就必须用科学的方法和科学的操作.

由于本馆资源整合的需要,笔者有幸参加了期刊的采编工作,在实际工作中,探索出一种简捷的方法即应用通用软件EXCEL电子表格进行期刊管理,供还未能使用专门图书管理系统软件的图书馆、资料室参考.

1期刊管理中运用EXCEL的可行性

1.1期刊的连续性

众所周知,期刊作为文献资源的重要组成部分,具有时效性较强、信息更新快、信息量大、连续性较强等特点.这个特点也就决定了期刊管理工作的各个环节亦需具有系统性、继承性和连续性.随着期刊形式和内容的变化以及读者阅读需求的变化,也要求高校期刊管理的流程在原来成熟规范的基础上进一步发展和完善,使之能更好的提高管理效率和更好的怎么写作于读者.

1.2EXCEL的功能

MicrosoftExcel是办公自动化中非常重要的一款软件,很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理.它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析,其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算,Excel是微软公司的办公软件Microsoftoffice的组件之一,是由Microsoft为Windows和AppleMacintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件.直观的界面、出色的计算功能和图表工具,使Excel成为最流行的微机数据处理软件[1].

1.3期刊管理和EXCEL特点的相融性

期刊是一种连续出版物,出版周期短,且每种期刊都有其系统性、完整性,而整个期刊管理过程又包括期刊、现刊管理、过刊管理三个工作环节,这三个环节必须协调统一、前后一致、环环紧扣.轻松好用的管理软件EXCEL表格的诸多功能非常符合、满足这种需要.

2操作实践

2.1期刊预订

期刊征订是和管理的开端,作为第一个环节,它对期刊整体工作起着打好基础的关键作用,关乎着整个期刊信息资源的质量.做为高校图书馆,应根据图书馆的实际情况和师生的需求,从多家出版社或书刊发行公司进行选购,其工作复杂,容易弄混.但用EXCEL软件就较为清楚、简单.首先打开一本EXCEL工作薄,给这本工作簿命名,比如“XXX大学期刊征订（招标公司）”.因为一个大学一年的所有期刊不可能只在一家公司征订,那么你就按需要添加工作表,sheet1,sheet2,等n,每页工作表格可以设为相应的名称,如“旷怡、海天、中科”等等,你点击每一页,它都是一份相当独立的工作表,你可以将上轴的A、B、C、等各栏按需要设定为一些重要项目,比如所订刊的邮发代号、ISSN号、刊名、等,如下图1.然后就可以将出版商提供的书目有选择地进行复制、粘贴到这张表格中,从而形成该校在某家出版商的期刊征订单.

图1期刊表

利用EXCEL的求和等计算功能,可以很轻松、快捷、准确地计算出在某公司所订期刊的总份数、总等.因EXCEL表格同样可以复制、粘贴,还可以进行各种编辑,所以,你可以将图一复制多份分发给不同的部门,如收到、装订部门等,按需所用.期刊征订完了,那就要进行下一步的记到、收发工作.

2.2现刊登到

记到是对期刊到馆情况的记录.这只要把采购部提供的目录复制一份,作为底本.为了使登记表简明清晰,可以把登记时不用的项目隐藏起来,如期刊分类号、、馆藏地等.再按管理需要增加一些项目,其中期号是期刊登记表必须的,一般按月刊设置为十二期,如果刊期是半月刊、旬刊、周刊等,则按需要插入若干行,也可在单元格中插入斜杠,依此类推.如下图2,在图1的基础上添加了一些项目,以供登到.

图2期刊登到表

在现刊记到过程中,利用Excel的查找功能,可输入任何一个信息进行检索,查询,将到馆期刊输入到工作表相应的月份内,且每期必须单独记到,区分出具体哪一期,防止记混.全部输人后,进行保存,此批记到工作完成.还可以利用Excel的“字体颜色”以不同颜色突出显示文本等功能,对缺刊、少刊、合刊以及迟到的刊期进行标注,以备年终核查、催缺使用.

2.3缺刊催询

期刊工作中另一经常发生的问题,就是缺期少份,这就需要及时催补.刚接触期刊管理工作时,本人被要求查找全年的缺刊,方法就是：每份期刊,你都要打开其编目数据,从编目数据的“所有卷册”项目里,根据该刊的刊期预定和已到期刊的对比,查出其缺刊的具体情况,然后还要拿这些缺刊去找出版社,费时费力,还不一定准确.用电子表格进行到刊登录后,期刊是否到馆一目了然,能随时发现期刊缺期少份.从上表可以很明显地看出缺刊、少刊、合刊以及迟到的刊物,更能看出缺刊的供应方是哪家出版社或招标商,方便管理员打印催询通知给采编部.

2.4过刊管理

期刊装订成册便于管理和利用.现刊阅览室的期刊流通阅览一段时间后就成为过刊.为保证期刊文献的连续性和完整性,提高利用价值,需要将过刊装订成册,编目到书库借阅.应用电子表格管理过刊,只需将上述期刊登记表做适当的调整,删除不必要的项目,增加合订本项目,如：装订期数、装订册数、装订本数、装订序号、单位等项目,形成期刊合订表.由工作人员将下架的过刊,按厚薄、刊期的顺序等实际情况,有规律地捆扎好,再将捆扎待装的数据一一填写到合定表中,便可打印出装订清单.待一批期刊装订好了后,再由编目部将其MARC数据做相应的修改,最后将这些装订成册的期刊到书库,供读者借阅.在全面的清理整顿,分类编目,按类排架基础上,将过刊书目信息输入到Excel表格的后备添加项里.3总结及建议

3.1简单直观、容易理解

用电子表格进行的期刊管理与传统的期刊管理过程、内容完全一样,无需重新学习.不同之处仅仅是管理形式、方式有了改进,电脑输入打印代替了手工书写,电脑查询代替了翻找卡片,电脑统计代替了繁杂的计算,电子表格上可以随时、随处、随需修改.所以其工作过程非常容易理解,期刊管理人员容易掌握、应用.

3.2一次性输入,多次使用

电子表格能使整个期刊管理过程,包括、登录、装订、等一系列管理工作在同一表格上完成,通过复制、增加或减少行列等功能,按需要反复使用工作表[2].当需要新年度期刊时,因为新年度的期刊一般与原有的期刊出人不大,所以只需复制原有的目录,利用Excel的删行、增行功能,将停订的期刊删去,将新增期刊的相关信息填入到相应的单元格内,即可完成新一年的期刊目录.同样,此目录可供其它部门（如签到、装订等）做适当的处理后使用.

3.3功能多多、操作方便

期刊的变化较大,常出现合刊、停刊、增刊、更名等现象,Excel提供了给单元格增加批注的功能,便于对期刊的分编、装订、补缺等管理工作.当把鼠标移动到单元格之上时,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“插人批注”命令,系统会弹出一个批注框,在其中按需要输入文字,对这个单元格内容进行补充说明[3].这些信息可供整个期刊管理人员使用,使期刊管理更具一致性、系统性,在整体质量和效果上更加完善.

3.4自动统计,数据准确

EXCEL软件集表格和word文档的双重特质,具有强大的编辑和统计分析功能,它的自动排序、填空、查找、求和、分类汇总等功能都是其它一些软件所无法比拟的.在整个期刊管理过程中,可以按实际需要进行操作,还可以随时进行各种数据统计、总和、以及对各种数据的分析,为以后的期刊征订及管理工作提供实质性的依据.

4结束语

图书馆期刊部门不应使期刊管理在低层次、低水平上徘徊.要在搞好具体业务的同时,加强对期刊工作的规律进行研究,大胆采用新技术、新观点,创新期刊管理,探求期刊工作的最佳方式和手段,建立较完整的期刊工作理论体系与工作规范,不断调整、完善期刊管理工作的方法,促进期刊工作向广度和深度转化,提高期刊资源利用率,使高校图书馆期刊管理更科学化.笔者认为,EXCEL在期刊管理中的应用给期刊管理工作者带来很多好处,不管是从理论还是实际性操作,都是切实可行、行之有效的.