基于电子商务的物资管理

摘 要：利用电子商务技术进行物资采购和管理,采购信息准确、全面,方便决策,有利于降低成本,提高采购效率,增加效益.本文就电子商务物资管理流程和相关制度作详细介绍,以加深人们对电子商务运营模式下物资采购和管理的认识.

关 键 词：电子商务物资管理

步入21世纪,伴随着计算机网络技术和信息技术的迅猛发展,电子商务越来越多地被应用在企业的物资采购中.那么,什么是电子商务?通俗来讲,电子商务就是利用互联网技术进行的商品、怎么写作及金融交易以及生产、交换、消费、投资等一系列经济活动.企业要想真正进行电子商务化的物流管理,应该具有诸如网上商务（BtoB）、客户管理（CRM）、企业内部管理（ERP）、供应商管理（SCM）等管理平台的现代化企业.利用电子商务技术进行物资管理比传统的物资采购管理有何优势?简单来说就是简化的物资采购和统计的部分繁琐步骤.传统的物资采购模式中,企业与供应商的沟通渠道不畅,物资采购效率和采购质量大打折扣.在电子商务运营模式下开展物资采购工作,不仅能减少成本投入,提高采购效率,最大限度地扩充利润空间,而且能确保采购信息完整、准确,为决策提供客观依据.电子商务物资采购是基于互联网技术逐步兴起的新型物资采购模式,它将物资信息汇集到物资管理人员面前,信息搜集速度快,内容丰富,材料种类、等信息齐全.使物资采购者在最初阶段不用自己寻找物资采购地,只要在互联网上输入要采购的物资,那么不同地区,不同商家所销售的物资信息就全部呈现在物资采购人员的面前,物资采购人员可以利用互联网进行询价、议价和定价.避免交易中出现过多的中间环节,最大限度的降低采购成本,同时提高采购效率及物资质量,规范采购流程,减少随意性.

要想实现电子商务模式下的物资管理,并不是简简单单的.企业必须拥有一套健全的物资管理平台来实施物资采购管理工作,然后通过互联网进行物流、信息流、资金流的交换.根据采购环节和物资配送流程来分析,企业从寻找供应商开始,一直到洽谈、订货、在线收付款、开具、电子报关、电子纳税、物流配送、库存盘点、统计核算等过程全部通过互联网完成.而且,政府机构、金融机构、认证机构和配送中心等部门、机构均参与电子商务运营过程.采购的物资材料也要利用物资管理平台的网络技术手段进行分配,健全的物资管理平台还应具有物资信息动态,大量物资进入库房之后,随着工程的进展和材料不断消耗,各种物资存储量每天都在发生着巨大的变化,再加上各种物资型号、规格、数量的不同,只靠人工登记出库入库的增减,将使工作环节非常复杂,且工作量大,还容易因外部原因造成漏记、错记等.现利用物资管理系统进行综合管理分析,在每次物资发生变化时,只需输入某类物资的增减变化和去向.那么该类物资所有剩余量和使用动态会自动生成,使物资变化一目了然,这就方便了物资管理人员根据显示的库存量决定是否再进购.

运用电子商务技术采购物资有利于优化物资采购流程,使采购流程标准化.物资采购员的采购行为和采购环节都是电脑软件规范化的,只要按照设定好的标准化软件流程进行操作,采购过程的随意性将降低,使采购流程和账目信息更加严谨化和透明化.在电子商务运营模式下进行物资采购,整个采购流程全部由计算机自动完成,全程规范、透明,防止出现采购黑洞,方便企业管理者对物资的采购和发放进行监督.

1采购环节

1.1采购申请和审批流程采购环节最初需要进行编制需求（采购）计划和提出采购申请.采购部门主要参照采购计划进行物资采购,以维持正常的生产经营活动.若编制的采购计划偏离实际需求造成物资短缺或过量,甚至无法跟上生产进度,就会影响企业的正常生产秩序.为避免这些问题出现,可从三方面着手加强管控：第一,生产、经营、项目建设等部门,应参照实际需求编制采购计划.第二,基于年度生产经营计划和企业发展目标,结合现有库存量,通过物资管理平台合理布设采购计划,避免过量采购或物资短缺.第三,采购计划应纳入采购预算管理,经相关负责人审批后,作为企业刚性指令严格执行.

电子商务环境下的物资采购和管理具有它的优势所在,但是真正实施起来也是困难重重,所以怎样运用电子商务进行物资管理工作是很重要的,盲目的使用不仅不能方便物资的管理工作,还有可能因为管理混乱引起物资供应和管理问题,造成工程因材料供应不及时而发生问题,酿成大错.所以,加强网络物资信息收集、网络询价议价、采购运输、到场配发等环节,是企业和物资采购人员应当加强的.若企业缺少一套相对完善的物资请购制度和审批流程,就无法合理控制采购量,可能会破坏企业的生产经营秩序.采购申请指的是企业生产经营部门基于物质需求和采购计划提出采购申请.主要管控措施为：首先,确立物资请购制度,依据购写物资或接受劳务的类型,授予相应归属部门请购权,厘清各关系部门的权责范围,明确请购流程；其次,请购人员和部门必须根据成本预算和市场行情提出采购申请,依照规定请购手续；再次,负责审批请购单的管理部门必须按成本预算严格审查请购单,检查采购申请是否与采购计划和生产经营需求相符,采购内容是否健全,物资量是否超预算等,如采购申请超预算或与上述要求不符,可不予审批.

1.2选择合适的供应商采购方的生存和发展与供应商的实力、行业信誉和产品质量息息相关.为了选择合适的供应商,并且与其保持长期的战略合作伙伴关系,企业要坚持完善供应商准入制度和相应的评估制度,在政策方面适当给予优秀供应商一定的优惠,确保供货源稳定可靠,促进企业经营生产活动可持续发展.

1.3控制采购第一,完善采购定价机制,通过协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等途径,对所采物资进行合理定价.第二,采购部门必须深入剖析大宗物资的成本构成,通过市场调研,时时关注其波动情况,并根据其市场波动规律分析其供求关系和市场行情,构建采购数据库.

1.4建立采购合同内部审查制度一是审查采购合同的内容.检查合同内容是否严密、完整,是否符合法律规定.如当事人的姓名、住所；合同价款或报酬；双方约定的地点、期限、履行方式；违约责任和争议解决方式等.二是审查采购合同产生的过程.合同产生过程的审查实际是对合同产生的必要性、效益性进行审查.如审查采购方式是否符合企业实际；审查采购计划、物资定价和资金分配过程；审查供应商选用及开标过程.三是审查采购合同的履行情况.重点审查验收环节和结算环节的工作流程,也就是审查采购标的物的数量和质量是否与采购合同中的具体要求相符,是否根据规定预留了质量保证金等.

2验收环节

健全采购验收制度,规范验收流程,是该环节的主要工作内容.首先,采购、验收两大部门必须相互分离.其次,规范验收流程.指派专人或指定验收部门对照请购单和合同条款逐一核查物资规格、品种、质量和数量,审核通过后编制计量报告、验收报告及验收证明,并接收手续.再次,及时上报存在问题的物资,深入调查问题根源并妥善处置.最后,健全退货管理制度,明确告知退货的条件和手续,规定货物出库、退货款回收等相关内容.

3付款环节

在付款环节,如果付款方式不当,不严格审查付款流程,致使付款金额超预算,企业不仅将因此蒙受经济损失,信誉度也会降低.为避免此类问题发生,可从三方面着手加强管控：一是健全预付账款及定金的授权审批制度；二是严格审批流程,采购预算、合同、审批程序、验收手续、等手续通过审核后才允许付款；三是定期与供货商审计核对应付款项和票据,如有账款金额与实际不符,应立即核查纠偏.

4结束语

当前,日趋激烈的市场竞争为企业带来发展机遇的同时,也需要企业承担更大的经营风险.企业在生产经营过程中,首先要想方设法降低成本投入,规避采购风险,才能进一步扩大利润空间.而企业的市场竞争能力和利润收益主要取决于采购部门是否能有效运作.鉴于此,企业要坚持强化物资采购的风险控制和管理力度,运用网络技术构建现代化信息网络,深入市场调研,准确把握市场行情；要完善采购管理制度,提高采购部门的从业素质和业务水平；同时要选择合适的供应商,确保物资质优价廉,在实践中摸索出一套适合自己的有效控制企业采购风险的新模式.