企业会计档案管理中存在的问题

【摘 要】目前,会计档案是重要的经济档案,是国家档案的重要组成部分,也就是说,财务会计档案是记录和反应经济业务的专业材料,是重要的历史材料和证据,会计档案管理的质量直接影响着企业的经济运作情况的同时,亦能为管理者对该企业的经济发展预测提供可靠的依据.因此,加强企业财务会计档案管理工作具有十分重要的意义,由于种种原因,会计档案在管理中存在着影响会计档案管理水平的诸多问题,需要梳理和研究.因此,本文阐述了关于企业会计档案管理中存在的问题及对策的观点进行分析,仅供参考.

【关 键 词】会计档案管理存在的问题对策

会计档案是会计信息系统的产物,也是各单位的重要档案之一,它包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性,会计档案管理工作作为会计基础规范的组成部分,其规范化程度决定了会计基础工作的水平,也完整地表现了企业经济活动和组织发展的过去,因此,会计档案管理是会计工作的一项重要内容,必须充分重视和加强会计档案的管理,进一步提高会计档案的管理水平,充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用.

1.企业会计档案管理中存在的问题：

1.1对会计档案管理工作的重要性认识不够,缺乏充分的认识,意识淡薄,导致会计工作与会计档案管理相脱节.许多单位只重会计业务,轻会计档案管理,没有专职的财务档案管理人员.会计人员上岗前,很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训,大多数是由会计人员兼管,缺乏档案管理工作经验,不懂得档案的基本操作规程,对财务档案的归档范围和标准不清楚,导致整理出来的会计档案达不到规范要求,更谈不上科学管理.

1.2有些企业对会计凭证的审核和监督不够.原始凭证的真伪、经济信息是否全面等决定着会计信息资料的正确性和准确性.但很多企业缺乏对凭证的客观认识,会计凭证装订后未粘贴,或已粘贴却未落实责任人,会计凭证封皮项目填写不全；个别企业的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置,造成档案管理缺乏有序性和合理性,甚至可能直接引起凭证被篡改等现象的发生.

1.3会计档案内容不合理,不真实,有些企业甚至没有真正的财务会计档案,所谓档案只是为了应付相关检查而设置,其内容多为编造抄袭而来,档案纸质的凭证、账簿、报表的归档管理亦不规范,电子档案的存储更是缺少必要介质的备份建档.有些企业虽然对立卷工作比较重视,但平时的管理则比较松懈,档案借阅丢失现象严重,归还后,不能及时归档,缺少必要的借阅登记管理及逐级审批报告等制度,大大降低了企业财务会计资料的保密性和安全性,甚至可能直接或间接造成企业的经济损失.

1.4会计档案资料收集不全.有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档,却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作,严重影响了会计档案的齐全性和完整性.

1.5纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步.有的单位将会计信息存人磁性介质后,对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理,造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快,许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存,从而造成会计电算化档案无法调阅.

2.完善会计档案管理工作的对策：

2.1统一思想,加强领导,提高认识.各单位要加强对会计档案管理工作的领导,严格执行统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”办法.对纳入会计核算中心集中核算的企业,应根据财务管理自主权不变,资产所有权不变,资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则,明确会计档案管理的主体为各企业而非会计核算中心

2.2应加强会计档案的调阅管理工作.调阅时,要严格相关手续.本单位人员调阅,需经责任人及相关负责人同意并签字；外单位人员借阅,要具备相关的调阅手续,同时经本单位相关人等批准后,方可调阅.在调阅过程中,只能调阅与调阅内容有关的资料,原则上档案原件不得解除,不得拆散,外单位调阅,如遇抄录复制等特殊要求,需经单位负责人批准并登记手续后,方可.

2.3建立健全会计档案管理的规章制度.要使会计档案规范化,必须将档案管理工作纳入日常工作的总体,制定档案工作管理目标,明确责任,并建立健全一套档案管理制度,如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等,规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循.

2.4规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作

第一,订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,粘封装订线,并在粘封处加盖会计人员印章.封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全.装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容.第二,综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求相关手续,将会计档案移交综合档案室保管.未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,要明确专人负责保管工作.要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施.第三,各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行.会计档案保管期满,需要销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册.机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁.

2.5落实会计档案管理责任人.提高会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练和专业程度,定期举办会计人员的知识培训,将会计档案整理的工作从基础学起,使会计人员熟练掌握会计档案管理的基础知识和操作技能,从源头做好会计档案的整理规范工作.

2.6同步计算机相关系统和档案管理文件的升级.在近几年财务会计档案查询中,常常出现打不开档案管理系统的事件.这种情况的出现,通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致.只需将系统恢复到旧的版本即可解决,但该问题的出现严重影响工作效率,所以,在进行管理系统升级时,需要同步升级旧的资料文件.

结束语：

总之,为进一步规范财务会计档案管理,财务部和国家档案局共同发布了《会计档案管理办法》,并随后进行了修订,从法律的角度上强调了会计档案管理的重要性,因此,只有严格按照各项法律法规的要求,并结合本单位实际情况,不断研究新问题,提高会计人员责任心和使命感,会计档案工作才会取得不断的进步.