煤炭企业会计档案管理

中图分类号：F230文献标识：A文章编号：1009-4202（2013）02-000-02

摘 要目前我国煤炭企业正步入转型发展、资源整合的重大时期,加强会计档案管理工作对于煤炭企业财务管理信息化建设来讲具有十分重要的意义.本文结合信息化时代背景,对煤炭企业的会计档案管理工作做了一些有利的探讨,指出了目前煤炭企业会计档案管理工作存在的不足,提出了会计档案管理的思路和对策,以期推动煤炭企业会计档案管理水平进一步提高.

关 键 词煤炭企业会计档案管理

随着我国煤炭企业步入转型发展和资源整合的重大时期,煤炭企业会计档案管理迫切需要跟上企业发展的步伐.在过去矿务局的基础上改制后组建的国有企业通过近几年的跨越式大发展,走多元化一体化道路逐步形成了具有煤炭开采、煤化工、火力发电、房地产等多个产业的大型煤炭企业集团.由于受传统计划经济体制和旧的手工账下的会计档案管理办法的双重影响,煤炭企业会计档案管理逐步地与财务管理信息化的要求不相适应.会计信息化发展提高了会计核算、资产资金管理的准确性,进一步规范了操作流程,提升了财务人员的工作效率,降低了他们的劳动强度,使他们从繁重而繁琐的核算工作中解脱出来,更好地参与到企业的经营管理决策中来.加强会计档案管理工作既是当前企业财务管理信息化发展的客观需要,也是时怎么发表展的必然诉求.管好用好会计档案是企业每一个财务工作者的重要责任,也是会计工作向高水平方向发展的重要前提.

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重视度不够.不少企业重会计业务工作,忽视会计档案管理工作,未设置专职的会计档案管理员,在制度设计上缺少档案保管项目,监督管理缺乏.这种作法导致会计业务工作于档案保管工作差距日益拉大,不利于企业的管理水平的提升.会计档案的鉴定、销毁工作迟延拖沓,不少单位的会计凭证、会计账簿多年来只归档不鉴定,更不销毁,认为地将会计档案的鉴定销毁工作一拖再拖,导致新的凭证档案不能顺利归档,会计部门暂行保管的凭证超出一年的情况甚至成为普遍现象,这甚至影响到后续会计业务的开展,从而影响了财务管理工作的质量和效果.

2.会计档案制度缺乏具体操作规程,责任不明确.目前国家会计培训教材往往偏重于规范会计业务操作,属于会计档案管理内容,主要是规范了保存年限等内容,对于具体的装订等方面没有做具体要求.具体档案保管操作规范需要企业在本企业会计制度中自行规范.会计档案是会计信息的载体,对于档案要求不明确,会计人员执行主观性偏大造成会计档案达不到管理要求.对于合同类会计档案,财务部门往往错误认为合同属于煤矿企业管理科管理,自己就无须整理了,这样不仅导致了会计档案不全,还造成了财务付款缺乏依据,不能按照合同进度进行付款,甚至出现超付,给企业带来了一定的财务风险.

3.会计档案整理工作不够规范,未能实行分类别管理.往往在整理归档时侧重于会计凭证、会计账簿、会计报表资料的打印、装订归档,但是与会计业务相关的文件资料并没有进行整理,如财务决算批复、审计意见等资料未能及时附到凭证后面.部分煤矿财务由于出料单多装订到凭证后面较厚,出于省事而未作为凭证附件单独装订.对于资料的轻重缓急区分不够,遗漏重要会计文件的存档工作,给未来查阅带来了不必要的麻烦.会计档案在销毁时未能及时将土地使用权等涉及资产购置的凭证、未了结的债权债务的原始凭证及时抽出,导致对未来会计期间会计工作产生重大影响.

4.会计档案管理人员职业道德素质不高,责任心不强.从业人员由于缺乏档案管理经验,对档案的基本操作规程、财务档案的归档范围等标准不清楚.有的单位甚至存在财务人员利用会计档案管理的职权违反会计法规,私自伪造、篡改、变换原始凭证、记账凭证,为个人谋取私利.有的单位为完成虚检测收入指标,在没有实际经营业务的情况下违反国家税收征管和管理规定,为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚,玩企业的考核办法于股掌之间,欺骗上级监管部门.有的则为了完成项目部经营指标而人为调剂原煤与项目部利润.建检测账、建账外账、虚列成本设置“小金库”行为造成会计核算工作的很不规范,会计信息失真,进而影响了企业集团的战略决策.

5.财务档案管理重书面资料,轻视电子档案的保管.随着计算机普及和网络信息化的迅猛发展,企业逐步地考虑到将纸质文档以电子文本的形式保存下来,但是由于保存措施不当,未能进行防火、防水、防潮、防盗等工作导致数据丢失.由于没有及时借阅手续,导致不知所踪难以找回.由于网络传播的普遍性和及时性,不经意间透露的企业的某些会计档案信息有可能会被人利用,泄露企业的商业机密,给企业造成不必要的损失,加强电子数据安全性成为当务之急.

二、完善会计档案管理工作的对策

1.提高认识,切实加强对会计档案工作的领导.我国会计法律体系的基本法《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案,妥善保管.会计档案的保管期限和销毁办法,由国务院财政部门会同有关部门制定.”单位负责人负有依法本单位会计工作移交和保管会计档案资料的责任.单位负责人作为会计工作的主要责任人,要进一步提高对档案工作的认识,树立“对历史负责,为现实怎么写作,替未来着想”的理念,从维护企业真实面貌的高度,切实加强对本单位档案工作的组织领导,把档案工作列入议事日程,纳入本单位发展规划,及时解决会计档案管理工作中的实际困难和问题.本单位的财务机构负责人要把会计档案工作列入本部门年度岗位目标责任制考核,落实会计档案工作人员职责,有效地开展工作,为会计档案工作创造有利条件,确保会计档案完整有效.

2.加强会计从业人员的档案管理知识的考核培训,提高管理人员的知识技能和职业道德素养.作为会计档案整理的直接责任人,专职（或兼管）会计档案管理人员对会计档案规范化整理的认知和熟练度,直接决定了会计档案工作质量.会计档案工作是一项政策性、专业性很强的工作,会计档案管理人员除了具有较强的专业技能以外还要求具有一定的档案管理能力,培养知识技能全面的会计档案管理人员是做好新形势下财务管理工作的保证.要从政治上、工作上和生活上关心爱护会计档案工作人员,为他们排忧解难,选派会计人员参加档案部门举办的岗位培训和继续教育,充分调动和发挥好会计档案工作人员的积极性、主动性和创造性,不断提高企业财务部门会计档案管理水平.3.建立健全本单位会计档案工作机构,明确工作职责.为落实会计档案管理责任制,加强会计档案工作,做到管理到位、责任到人,各单位要建立健全会计档案室,明确财务机构负责人和专（兼）职会计档案员,会计档案管理员要保持相对稳定,若要更换则要做好交接手续.会计档案室主要履行以下职责：贯彻执行会计档案法律法规,建立健全会计档案工作规章制度；对本部门和相关业务部门会计文件材料的归档工作进行指导和监督；统一保管财务部门的各种会计档案,并按规定向本单位档案室移交；负责所保管会计档案的提供和利用；协助税务、财政机关查阅会计档案；完成领导安排的工作任务.建立健全会计档案收集整理、立卷归档、安全保密、开发利用、鉴定销毁、档案人员岗位责任制等制度,并严格执行.因管理不善或玩忽职守给档案造成严重损失的,依法追究有关负责人及直接责任人的责任.财务工作实行定期轮岗制度,会计档案管理人员也不例外,通过档案管理工作定期轮岗有利于提高财务档案管理工作水平.

4.会计档案管理内容按照会计档案管理办法,根据企业经营管理的实际情况以及事务特点,将会计档案分类进行管理以提高会计档案利用率.会计档案可以按照来源不同分为内部会计档案和外部会计档案.外部会计档案是按照会计档案管理规定要定期移送到档案管理部门的资料,如年度财务报告、会计凭证、会计账簿等,而内部会计档案是财务部门自行保存的会计档案,如预算管理类报告、工程管理类、税政管理类、资产资金管理类、合同管理类等等.在整理档案时要根据档案的连续性、系统性加以筛选保存,制定统一格式,实行标准化管理,便于查询利用.

5.建立健全会计档案安全机制,维护企业商业机密.安全是会计档案工作的头等大事,必须高度重视,警钟长鸣.信息技术的发展给我们的工作带来巨大的变化,电子文档在信息存储上相对于传统的纸质文档具有空间小而容量大的特点.这给传统的档案管理工作带来严峻的挑战,但并不意味着纸质档案不重要.我们要在保留一份纸质会计档案的同时,保留一份电子档案,实现双备份,双保险.在保存上对电子信息要定期刻制光盘加以保存.要定期检查档案保管情况,制定档案安全应急方案,确保档案绝对安全.在信息化时代,会计信息作为一种资源在企业经营管理工作中的地位越来越显得重要,企业应当加强信息资源的安全保障,避免被不法分子所利用.目前有的企业设置了财务信息专网,要设置权限限制非本企业财务人员登录访问,及时修改登录,防止财务信息泄露.对于财务部门以外人员要求提供财务报告、审计报告等会计信息要建立健全责任追究制度,未经财务部门负责人的批准不得对外提供企业的财务信息,否则要承担相应的经济法律责任,情节严重的还要加以辞退.

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6.深化ERP系统应用,实现记账凭证与原始凭证电子档案联查功能.会计核算软件中不能仅仅是账务处理系统,应当深化会计档案功能的应用,实现记账凭证与相关原始凭证和支持文件的联查功能.目前个别国产软件如用友的NC系统实现了该功能,即在编制凭证分录的同时,能够在对应的凭证分录上实现相关文件资料的上传和查阅功能,但不足的是对于上传附件的大小不能限定,造成了资源的极大浪费.因此应当在满足电子查阅功能的同时,最大限度提升系统空间的使用效率,加强凭证附件上传的监督管理工作,防止无效文件上传,并定期做好数据备份工作.

总之,会计档案工作应当要紧密联系会计信息化发展的时代要求,在遵守现有的档案管理法律法规的基础上积极采取有效措施,探索创新会计档案管理模式,促进煤炭企业财务管理工作更上一个新台阶.