住房公积金贷款档案的管理

住房公积金贷款是一种个人信用贷款,同时更是政策性贷款,它面对的是参加住房公积金制度,具有完全民事能力的自然人.相对于商业性贷款,它具有贷款利率低、贷款期限长、门槛低的优势,为广大职工购写自住住房提供了融资渠道,减少购房融资成本,改善居住环境,最大限度地提高了广大职工购房的支付能力,满足了广大职工的购房愿望.

2002年以来,国务院修订了《住房公积金管理条例》,住房公积金制度趋于完善,在住房公积金缴存额度大幅增加的同时,住房公积金贷款业务得到了快速发展,并且已经达到相当规模,住房公积金贷款风险随之显现,为降低和防范住房公积金贷款风险,贷款档案管理规范化势在必行.

一、贷款档案材料的组成

目前住房公积金贷款档案包括两部分资料,即每笔贷款前期(从个人申请贷款到调查审核到发放贷款)的过程和贷款后期管理(诸如催收贷款、合同变更、提前还款以及改变担保方式等)所形成的各种资料.

住房公积金贷款所形成的主要资料包括:借款人及配偶的基本信息(、户口本、结婚证或单身证明)、住房公积金缴存证明、住房公积金贷款申请表、借款人及配偶的信用证明、个人住房贷款谈话备忘录、放款通知书、担保协议、共同还款承诺书、商品房写卖合同或房屋转让合同、已付款凭证、住房公积金管理中心与借款人签订的借款(抵押)合同(以下简称借款(抵押)合同)及相关合同等,至此形成的一系列资料我们称之为“原始资料”,划拨贷款后进行的贷款后期管理所产生的资料(如贷款催收记录、提前还款证明、贷款还清证明、法律诉讼、贷款核销)等,我们称之为“发生资料”,每一笔贷款业务活动全部完成后,就由前面所述的“原始资料”和“发生资料”构成了一套完整的、有自身特点的合同文件材料,形成一宗住房公积金贷款档案.

二、贷款档案管理

住房公积金贷款档案是贷款发放后留存的主要要件,是贷后管理工作的重要组成部分,是查考利用的基础,是贷后催收、法律诉讼的主要依据.因此,要切实做好贷款资料的收集、立卷、归档和保管工作,使住房公积金贷款档案管理工作规范化、制度化.

1.贷款资料的归档范围

根据住房公积金贷款期限长(最长30年)的特点,需要归档的贷款资料贯穿于整个贷款的始末,因此,贷款档案管理是动态的.需要归档的贷款资料由两个阶段的资料组成:第一阶段是申请贷款时的原始资料到贷款发放,第二阶段是贷款发放后至贷款清偿.因此,确定住房公积金贷款档案归档范围如下:

第一阶段归档资料:贷款申请书、住房公积金缴存证明,借款人及配偶的、户口本、结婚证或单身证明,商品房购房合同或转让合同,自建、翻建、大修自住住房的批准文件,借款人及配偶的信用证明,住房贷款客户谈话备忘录,已付款凭证,贷款审核表,贷款受理、贷款审核复议表,借款(抵押)合同,贷款委托合同,房屋他项权利证书,共同还款承诺书,共同还款人夫妻双方的基本信息(、户口本、结婚证或单身证明、信用证明、住房公积金缴存证明),担保合同,担保人夫妻双方的基本信息(、户口本、结婚证或单身证明、信用证明、公积金缴存证明),贷款发放通知书,贷款发放凭证.

第二阶段归档资料:住房公积金贷款贷后首次跟踪核查表,归还贷款凭证,提前还款申请书,贷款结清凭证,贷款年度对账单,住房公积金借款补充合同,逾期贷款催收通知书,贷款催收记录,贷款催收函件,借款展期申请审批书,借款展期协议,民事起诉状,民事调解书或判决书,抵押物拍卖有关资料,与合同有关的文字资料、函电和图表.

2.贷款资料的移交、归档

信贷员按照贷款资料归档范围的要集贷款资料,并在次月10日前移交至贷款档案管理员,保证贷款档案资料的齐全与完整,贷款档案管理员要及时进行整理归档.贷款资料中《借款(抵押)合同》是重要的合同文本,一经签订,即具有法律效力,它是住房公积金管理中心(以下简称管理中心)收回贷款的法律依据.管理中心必须重视对《借款(抵押)合同》的管理,各种贷款资料要按照发生贷款的时间顺序及时移交,双方在《借款(抵押)合同》移交接收登记簿上签收交接手续,信贷员在合同履行中收到的与《借款(抵押)合同》有关的资料,比照上述程序.房屋他项权利证书等重要应在取得后即移交归档.

3.贷款后期变更资料或发生资料的移交、归档

当借款人及配偶信息或贷款情况发生变更时,要及时将变更资料整理齐全并移交至贷款档案管理员,由贷款档案管理员对变更资料进行整理和编号,并及时归档,在卷内目录中注明变更资料的名称及所在页码,装入借款人的贷款档案中.

4.建立健全贷款档案管理制度

贷款档案实行借阅制度.贷款档案管理部门应按照有关保密规定,严格掌握借阅范围.凡因工作需要借阅贷款档案的,均需填写贷款档案借阅单,并逐级审批.贷款档案借阅时应在档案室进行,并需要档案管理员在场陪同,贷款档案借阅完毕后,档案管理员要对档案进行核对检查,无误后及时归档.贷款档案不得借出,房屋他项权利证书不得借阅、借出.贷款档案实行定期检查制度.要定期对贷款档案进行检查,贷款档案不得损毁、涂改、拆页、遗失,应确保贷款档案的完整与齐全,保证贷款档案的有效利用.

总之,随着住房公积金事业的快速发展,住房公积金贷款的不断深入,贷款规模不断加大,公积金贷款面临日益加大对贷款风险,贷款档案管理工作越发显得重要,更是不可或缺的.这就要求住房公积金管理中心必须加强贷款档案管理,提高防范意识,加强风险控制,降低贷款风险,实行科学完善的贷款档案管理,保证贷款资金的良性循环,维护缴存人的合法权益,实现住房公积金贷款档案管理的规范化.