如何做好农村水利工程建设档案

农村水利工程档案是指农村水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录.加强农村水利工程建设档案的管理,可有效促进农村水利工程的建设质量,提高已建或在建农村水利工程的管理效率和力度.本文就农村水利工程档案管理的特点、作用、存在问题、管理方法进行探讨.

目前,我国农村正在新建很多小型农村水利工程和高标准农田水利工程建设.这些农村水利既有农田灌溉、水产养殖等兴利功能,又防洪减灾、促进农业增产增收,确保国家粮食生产得以长效的安全发展.农村水利事业蓬勃发展的同时形成了大量档案,如何加强水利工程档案管理是一个值得关注的问题.

一、农村水利工程档案的特点和作用

（一）高标准农田水利建设项目需要数年才能完成,而一般的小型泵站、镇村组河道疏浚等工程,从施工建设到投入使用通常只要几个月.由此水利工程档案受到建设项目工程规模大小、工程施工周期长短的制约,导致相应工程档案的形成周期差异较大.

(二)水利工程档案是水利工程建设与管理工作的重要组成部分,是开展水利规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等各项工作的重要依据.

（三）水利工程档案的形成与收集归档涉及多家参建单位,需各参建单位通力合作.水利工程档案资料包括各种技术文件资料和竣工图纸及政府的各种报批文件档案资料,是水利工程竣工验收的条件之一.水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据,应将其纳入工程质量管理程序.

三、农村水利工程档案管理存在的问题

(一)档案管理人员不稳定

农村水利工程建设中,各参建单位档案人员往往身兼多职,其他业务繁忙,缺乏档案专业知识,而且频繁换岗.许多单位由于人员配置及人力资源管理等原因,没有配备专业的档案管理人员,由其他部门的人员进行该项工作,事实上,该类人员并不具备相关的专业知识及技能,或者对于资料并不熟悉,降低了档案整理的效率及质量.

(二)档案与建设不同步

有些参建单位重工程建设、轻资料整理.特别是农村小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视；加之施工人员组成复杂,工程刚竣工就解散人员,造成档案材料收集不全.参建单位资料管理没有与工程建设同步进行,普遍都是在工程结束后才整理资料,所以,整理档案完整性、系统性和准确性有所欠缺,甚至影响工程竣工验收.

(三)、档案资料收集不齐全

有些水利工程建设项目建设周期长、参建单位多,形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,没有相应的档案管理制度约束,稍有疏忽,就可能造成档案资料收集不齐全现象.

(四)档案资料不真实

少数施工企业对工程项目档案资料的记录和收集缺乏责任心,只重施工,不重档案,形成的档案不是在具体工作中随时随地的记录,而是过后随意编造,欲求蒙混过关.

(五)档案管理不规范

水利工程档案内容丰富,形成主体复杂,编制人员素质参差不同,因此档案的编制质量也高低有别.有的只满足了竣工验收的资料整理要求,没有达到水利工程文件材料立卷归档管理办法的要求；有的按个人理解进行资料整理,不符合水利工程档案的管理要求.

四、对策和建议

(一)、建立健全档案管理制度

各参建单位要明确分管档案工作的领导,制定和完善工程档案管理规章制度,建立档案管理领导责任制和岗位责任制,健全文件材料的收集、整理、保管、利用、保密、鉴定、销毁等制度,强化责任管理.严肃对档案管理工作中的违法违规行为的责任追究,按《档案法》第五章“法律责任”条款的规定来约束责任行为.

(二)档案与项目建设同步管理

把档案管理要求纳入到项目招标、设计、施工、监理、竣工、试生产及生产的各个环节中去,落实在项目实施的全过程,真正实现档案工作与项目建设工程同布置、同安排、同检查的“三同时”要求,切实把工程档案的编制任务落实到具体的岗位和有关人员,并且采取与经济利益挂钩的措施,做到奖惩分明,以保证档案的妥善保管和有效利用.水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段.

(三)、提高全员档案意识、全程参与建档

各参建单位搞好协作,解决档案工作中的具体问题,使部门和单位之间、项目建设从业单位之间、项目建设各阶段之间、档案工作各环节之间协调运作,提高工程档案工作的质量和效率.

(四)、预防收集不全的措施

1.工程周期短、形成档案材料快的工程采取追踪收集法.档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况,及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料.这种方法收集速度快、档案资料齐全,质量也比较高,但花费的人力、物力较大.

2.建设周期长的工程采取分阶段收集法.某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程,档案人员密切与参建单位联系,及时掌握工程进展情况,并加强催收,尽力避免档案原始材料的散失,这样能保证工程档案的连续性、完整性.

3.适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位采取强制性收集法,水利工程报建后,施工单位先交资料押金,待施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回押金,这对一些内部较复杂的施工单位有一定的约束力,确保档案资料不流失.

(五)、强化档案监督管理

有关部门和单位要按照相关法规和技术规范要求,层层落实档案管理工作,项目建设过程全面推行自检、互检、交接检三检制和档案验收移交制,政府职能部门应强化对项目全过程档案管理工作的监督.制定相应的监督机制,如建立专门的监督小组,对档案管理工作进行检查,或者不定期核查档案等,保障制度的落实到位,使之能够真正发挥出应有的作用.

(六)、对项目档案的验收做到规范、严格把关

加强竣工后移交前档案资料整理的检查和督导工作、资料移交监督工作.工程竣工验收完成后,施工单位与建设单位要及时做好竣工资料的移交工作,并协助建设单位进行城建档案馆备案工作.这是保证项目档案质量的重要环节,按照工程建设项目整体验收的组织原则,认真做好档案验收工作.档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的工程,应分阶段验收,查漏补缺,发现问题,及时纠错改误.搞好竣工资料整编工作,是加强水利工程建设质量管理,做好施工质量检验与评定的基础性工作.

(七)、实现档案管理手段现代化

档案管理现代化是实现档案管理现代化的基本标志,它包括以下几方面： 保管条件的现代化,载体材料的现代化,翻拍、复印、装订手段的现代化,档案工作手段现代化,咨询业务智能化等方面.要实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递,满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求.

五、结语

农村水利工程建设档案全面反映了工程建设的详细情况,对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护以及对拟建的同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用,为农村水利事业发展提供了极其宝贵的资料.因此,要科学系统地管理好水利工程档案,做好农村水利工程档案的开发利用,更好地怎么写作于经济社会发展大局.

（作者单位：226352江苏省南通市通州区四安镇人民政府、 南通市通州区四安镇水利站）