Word2003软件常用技巧

摘 要：在“样式和格式”任务窗格中,单击“全选”按钮,则可选中文档中所有与选定内容或插入点所在文本的格式相同的文本.选中所有标题后,你就可以一次重新定义所有标题的格式,或者使用“复制”、“粘贴”命令提取文章的标题了.

关 键 词：word；办公；技巧

Word软件是我们日常学习工作中最常用的office办公软件之一,在使用过程中,因经常遇到一些小问题而耽误工作进度或带来不便.现将本人在使用过程中经常遇到的一些常见问题加以归纳,希望能对后来的使用者有所帮助.

1特殊符号输入

如果你想在文档中插入一个特殊的符号,除了用“插入图片”,还有一些更为简便的方法,例如输入一个数字“8”,将其字体设置为Wingdings,即出现一个鼠标的符号.为什么会有这种方法呢?这主要是因为在字体列表中有几种字体,如：Wingdings、Wingdings2、Wingdings3等,它们是定义特殊符号的,你可以试着用不同的字体,就会得到意想不到的结果.需要注意的是,不同的字体定义了不同的符号,这些符号的内容非常丰富.知道了这个方法,以后你就可以输入一些奇特的符号了.

2字符快速输入

一般情况下我们输入字符,要打开相应的菜单进行选择,或者用输入法中的软键盘来进行输入,这样效率都比较低.实际上在Word中就提供了一个快速输入特殊字符的方法,单击“工具→自动更正选项”命令,打开自动更正窗口,在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”选项,在“替换”框中输入用来作为替换时要输入的单词,如“换”；在“替换为”框中输入要替换的特殊字符,如“▲”,单击“确定”按钮,以后在Word中要想输入五角星这个特殊符号时,只需输入“换”字,Word就会自动显示出“▲”号.

3大小写数字转换

可能我们都有这样的体会,当文档中有多个大写数字或大写金额要输入时,拼写汉字一个个地输入非常麻烦.其实,在Word中可以很容易地实现大小写之间的转换,只要点击菜单“插入→数字”,在“数字”文本框中输入需要的数字,再在“数字类型”下拉列表框中选择需要的方式就可以了；另外一种方法是：直接输入阿拉伯数字（如123456）,选中它们后,使用“插入→数字”命令,在弹出的“数字”对话框中,选中“数字类型”下面的“壹、贰等”项后确定,则阿拉伯数字转换成大写数字.反之亦然,也可以把大写数字变成小写数字.

4日期指定位置

一般情况下,我们在起草文件时,日期习惯性的都写在文件的右下角.在输入日期后我们再手动把它调整到文档的右边,比较慢.利用下面的方法,只须你单击一键,就能让日期自动定位到文档右边.具体的操作是：单击“工具→自动更正选项”命令,选择“键入时自动套用格式”标签,在“键入时自动应用”项目下选择“内置标题样式”,然后按“确定”按钮.现在输入日期后按Enter键日期就会自动移到文档右边指定的位置.

5插入大写日期

大写的时间落款往往是经常用到的,尤其是进入21世纪后,大写的零使用率很高,往往让用户大伤脑筋,有一些朋友是利用中文输入法中的软键盘来实现的,实际上Word2002已经能彻底解决该问题,我们只要简单的单击“插入→日期和时间”命令,从中选择“二〇一二年十二月十一日”就可以了,至于日期和时间你可以自行调整.

6标题格式

如果你编辑了一篇长文档,共有100章,而且对所有的文章标题你都使用了“标题1”样式.现在你想选中文档中所有的100章标题,如果我们想对文档中采用相同格式的文本（例如“标题”）统一进行格式修改,可以采用下面的方法：

6.1单击“格式→样式和格式”命令,打开“样式和格式”任务窗格；

6.2在文档中,单击想要修改的任一个标题.此时,“样式和格式”任务窗格中的”所选文字的格式”下将显示该格式的描述；

6.3在“样式和格式”任务窗格中,单击“全选”按钮,则可选中文档中所有与选定内容或插入点所在文本的格式相同的文本.选中所有标题后,你就可以一次重新定义所有标题的格式,或者使用“复制”、“粘贴”命令提取文章的标题了.

7拼音标注

在输入中文时可能需要在文字上面标注拼音,最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入,然后通过调整字体的大小和行距等来排版.但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面.要解决这个问题也不难,按如下步骤操作即可：先选择需标注拼音的文字,然后单击“格式→中文版式→拼音指南”命令,出现拼音指南对话框,系统已经自动为文字加上了拼音,拼音后面的数字是声调,你可以在“拼音文字”栏中进行修改,单击“组合”和“单字”按钮可以让文字组成词组或分成单个的字,最后单击“确定”按钮完成拼音的标注.

8输入汉字偏旁

常规方法输入汉字容易,若想输入汉字偏旁却不太容易.下面我们就来看如何输入,单击“插入→符号”命令,在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡,在“字体”下拉列表中选择“普通文本”,在“子集”框中选择“CJK统一汉字”,然后就可以在下面的列表中选择你所需要的偏旁,选中之后,单击“插入”按钮就可以把它插入到当前文档中.

9选择性粘贴

从Excel向Word粘贴过数据的人都知道,如果你选中了含有数据的Excel单元格,复制到Word文档中以后,文档中显示的数据全部带有虚框.如果你只想粘贴单元格中的数据,可以使用如下方法：首先在Excel中复制选中的单元格,然后切换到Word中,单击“编辑→选择性粘贴”,在打开的对话框中选中“无格式文本”,单击“确定”按钮,粘贴至Word文档的文本即按模板默认的字体、字号等显示,倾斜、虚框等从Excel带来的格式全部消失.如果你只想粘贴Excel表格中的文本,也可以采用上述方法去除表格线.

10一些功能快捷键

a）按下“Ctrl+C+C”键（即在按住Ctrl键的同时连按两下字母C）,可以快捷打开“剪贴板”任务窗格.

b）上下颠倒的“?”号：按“Shift+Alt+Ctrl+?”组合键即可输入.

c）在Word中按F4键可以紧跟着重复输入已输入过的内容.

d）按下“Shift+Alt+D”键,即可快速输入随系统时间改变而改变的即时日期（时间）.

e）利用“Alt+Ctrl+Num+-（数字小键盘上的连接号）”组合键可以用来输入破折号,而且在英文状态下输入的破折号中间没有间断,就像一条直线；在中文输入法状态下,可以输入间断的破折号.

f）按下F8功能键,激活“扩展”状态.此时可以实现以下操作：按PageDown或PageUp键,即可向下或向上选定文本；第二次按F8键选定光标所在词；第三次按F8键选定光标所在句子；第四次按F8键,选定光标所在段；第五次按F8键,选定整个文档.

g）当我们需要反复修改一篇文章时,总希望每次打开文档光标就能够自动定位到上次编辑的位置.你可以试试下面的方法,打开文档,按“Shift+F5”快捷键,输入光标就会迅速跳到上次结束编辑工作的位置了.

h）在Word中当输完一些内容后,按下“Alt+Enter”键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍,并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴.其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命（下转126页）

（上接125页）令,与此技巧相同的还有“Ctrl+Y”快捷键,利用它们都可以达到快速重复输入相同内容的目的.

i）要想快速增大或减小Word中的字,首先选中文字,如果要加大文字,按下“Ctrl+Shift+>”；如果要减小文字,按下“Ctrl+Shift+<”.

j）我们在编辑文档时,如果你在输入“一、使用方法”后,按下回车键,系统会自动将其变为项目编号的形式,并在下一行添加了“二、”字样,如果你不想使用项目编号,这个自动添加的编号就给你带来了很大的不便.其实你只要在按过回车键后,再顺手按一下“Ctrl+Z”,即换了一行,同时又将自动添加的项目编号给去掉了.